Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• RPO otrzymuje skargi od obywateli, którzy mają trudności z uzyskaniem z archiwów dokumentacji osobowej i płacowej ze zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy
• Skarżący potrzebują ich, by uzyskać od ZUS wyższe świadczenia emerytalne. W przypadku nieprzedłożenia dokumentów ZUS bowiem przyjmuje za podstawę wymiaru składek kwotę minimalnego wynagrodzenia
• Wnioski o udostępnienie tych dokumentów są często rozpatrywane bardzo długo. Jedna ze skarżących osób na swoją dokumentację płacową czeka od ponad 2 lat
• Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwraca się w tej sprawie do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych Pawła Pietrzyka
• Jednocześnie prosi o stanowisko marszałka województwa pomorskiego Mieczysława Struka – jako organ nadzorujący podmioty gospodarcze prowadzące działalność przechowalniczą

Dokumenty płacowe zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy przechowywane są przez archiwa, a byli pracownicy tych zakładów są zobowiązani przedłożyć ich kopie dla ZUS w celu ustalenia podstawy wymiaru przysługującego im świadczenia emerytalnego. W przypadku braku tych dokumentów przyjmuje się, że ich składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu. Może to skutkować w wypłacaniu im znacznie niższych emerytur niż im w rzeczywistości przysługują.

 W swoim wystąpieniu Rzecznik przywołuje przykład dokumentacji, którą od prywatnej firmy przechowalniczej przejęło Archiwum Państwowe w Gdańsku. W sprawie dostępu do niej złożono łącznie 156 wniosków. Jedna z osób skarżących się do RPO o udostępnienie dokumentów zabiega już od ponad 2 lat.

 Dyrekcja Archiwum wskazuje, że przyczyną nieudostępniania dokumentacji jest potrzeba jej konserwacji. Przechowująca ją uprzednio prywatna firma przechowywała ją w sposób nierzetelny, skutkiem czego dokumenty są w złym stanie. Z uwagi na rozmiar dokumentacji czynności te mogą trwać kilkanaście i więcej miesięcy. Archiwum informuje, że w pierwszej kolejności pracami porządkowymi zostanie objęta dokumentacja zakładów pracy, o których dokumentacji najczęściej wnioskują klienci.

 Rzecznik zwracał już w przeszłości uwagę na problemy związane z dostępem do dokumentacji osobowopłacowej niezbędnej do nabycia emerytury, postulując zniesienie zawartych w przepisach ograniczeń dowodowych. Jak wskazywał RPO, problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji.

Na problemy dotyczące niewłaściwego przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej wskazywała już w 2017 r. Najwyższa Izba Kontroli. NIK stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej z okresu przed 1999 r., a tym samym możliwości pełnej realizacji uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy.

NIK podkreśliła, że problem ten dotyczy „obywateli będących w starszym wieku i często borykających się ze związanymi z tym problemami zdrowotnymi, mających prawo oczekiwać, że Państwo zapewni prawidłową realizację przyznanych im uprawnień, a także zagwarantuje ich jednolite traktowanie, niezależnie od tego u jakich pracodawców świadczyli pracę”.

 Brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ocenie RPO w ich konstytucyjne prawa i wolności. Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. W powołanej wyżej sprawie, obywatele zostali aktualnie pozbawieni tego prawa.

 W związku z powyższym RPO wskazuje, że system przechowywania dokumentacji osobowopłacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, jest niezadawalający. Prowadzi on do nierównego traktowania osób ubezpieczonych, dzieląc ich na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana – co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji RP.

VII.6060.75.2021