Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• RPO otrzymuje skargi od obywateli, którzy mają trudności z uzyskaniem z archiwów dokumentacji osobowej i płacowej ze zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy
• Skarżący potrzebują ich, by uzyskać od ZUS wyższe świadczenia emerytalne. W przypadku nieprzedłożenia dokumentów ZUS bowiem przyjmuje za podstawę wymiaru składek kwotę minimalnego wynagrodzenia
• Wnioski o udostępnienie tych dokumentów są często rozpatrywane bardzo długo. Jedna ze skarżących osób w wyniku zaniedbań prywatnej firmy przechowującej archiwa na swoją dokumentację płacową czeka od ponad 2 lat
• Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwraca się w tej sprawie do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych Pawła Pietrzyka
• Jednocześnie prosi o stanowisko marszałka województwa pomorskiego Mieczysława Struka – jako organ nadzorujący podmioty gospodarcze prowadzące działalność przechowalniczą
• [AKTUALIZACJA] W odpowiedzi na pismo RPO Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych przedstawia stan prac nad konserwacją dokumentacji przez AP w Gdańsku i wskazuje kompetencje Archiwów Państwowych w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczych

Dokumenty płacowe zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy przechowywane są przez archiwa, a byli pracownicy tych zakładów są zobowiązani przedłożyć ich kopie dla ZUS w celu ustalenia podstawy wymiaru przysługującego im świadczenia emerytalnego. W przypadku braku tych dokumentów przyjmuje się, że ich składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu. Może to skutkować w wypłacaniu im znacznie niższych emerytur niż im w rzeczywistości przysługują.

RPO zwraca uwagę na problem dostępu do dokumentacji osobowo-płacowej w sytuacji, gdy firma przechowalnicza działała nierzetelnie. Rzecznik przywołuje przykład dokumentacji przechowywanej przez prywatną firmę w Gdańsku, w sprawie dostępu do której złożono łącznie 156 wniosków. Jedna z osób skarżących się do RPO bezskutecznie zwracała się do tej firmy o udostępnienie dokumentów już w marcu 2020 r.

Działania Archiwum Państwowego w Gdańsku

W listopadzie 2021 r. dokumentację przejęło Archiwum Państwowe w Gdańsku. Dyrekcja Archiwum niezwłocznie podjęła czynności zmierzające do udostępnienia jej obywatelom m.in. zapewniając warunki lokalowe do właściwego przechowywania dokumentów. Wskazuje jednak, że zanim to nastąpi, niezbędna jest jej konserwacja. Przechowująca ją uprzednio prywatna firma dopuściła się bowiem wielu zaniedbań, skutkiem czego dokumenty są nieuporządkowane i w złym stanie. W wyniku częstego przenoszenia i składowania w warunkach piwnicznych dokumentacja uległa wymieszaniu – co uniemożliwia wyszukiwanie indywidualnych dokumentów – oraz zawilgoceniu i zagrzybieniu – co stwarza zagrożenie dla zdrowia i życia.

Z uwagi na rozmiar dokumentacji czynności te mogą trwać kilkanaście i więcej miesięcy. Archiwum informuje, że w pierwszej kolejności pracami porządkowymi zostanie objęta dokumentacja zakładów pracy, o których dokumentacji najczęściej wnioskują klienci.

Rzecznik zwracał już w przeszłości uwagę na problemy związane z dostępem do dokumentacji osobowopłacowej niezbędnej do nabycia emerytury, postulując zniesienie zawartych w przepisach ograniczeń dowodowych. Jak wskazywał RPO, problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji.

Na problemy dotyczące niewłaściwego przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej wskazywała już w 2017 r. Najwyższa Izba Kontroli. NIK stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej z okresu przed 1999 r., a tym samym możliwości pełnej realizacji uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy.

NIK podkreśliła, że problem ten dotyczy „obywateli będących w starszym wieku i często borykających się ze związanymi z tym problemami zdrowotnymi, mających prawo oczekiwać, że Państwo zapewni prawidłową realizację przyznanych im uprawnień, a także zagwarantuje ich jednolite traktowanie, niezależnie od tego u jakich pracodawców świadczyli pracę”.

Brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ocenie RPO w ich konstytucyjne prawa i wolności. Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. W powołanej wyżej sprawie, obywatele zostali aktualnie pozbawieni tego prawa.

W związku z powyższym RPO wskazuje, że system przechowywania dokumentacji osobowopłacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, jest niezadawalający. Prowadzi on do nierównego traktowania osób ubezpieczonych, dzieląc ich na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana – co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji RP.

Odpowiedź Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

W odpowiedzi na pismo RPO naczelny dyrektor Archiwów Państwowych Paweł Pietrzyk wskazuje, że długi czas oczekiwania na udostępnienie dokumentacji przejętej przez Archiwum Państwowe w Gdańsku wynika z zaniedbań uprzednio ją przechowującej prywatnej firmy.

Archiwum jest w trakcie przywracania jej stanu pozwalającego na korzystanie z dokumentów – obecnie akta są porządkowane, a te dokumenty, które zostały już zidentyfikowane, są udostępniane wnioskującym obywatelom. Dyrektor wskazuje m.in., że dokumentacja osobowo-płacowa wspominanej w komunikacie powyżej osoby oczekującej na nią od marca 2020 r. została jej już częściowo udostępniona, natomiast kolejne należące do niej dokumenty są nadal odnajdywane w toku porządkowania zbioru.

Dyrektor podziela pogląd RPO, że ograniczenia dowodowe w postępowaniu przed ZUS mogą być niekorzystne dla obywateli. Wskazuje jednak, że organami właściwymi w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, włącznie z zagadnieniami dowodów zatrudnienia i zarobków, są przede wszystkim minister właściwy do spraw zabezpieczenia społecznego, minister właściwy do spraw pracy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej spoczywa na przedsiębiorcach. Zajmują się tym również prywatne firmy przechowalnicze, które świadczą usługi archiwizacyjne na rzecz innych podmiotów. Z kolei nadzór nad prywatnymi firmami przechowalniczymi sprawują nie Archiwa Państwowe, a odpowiedni marszałek województwa, który jest właściwym organem do rozpatrywania skarg na działalność takich przedsiębiorców.

Archiwa Państwowe wykonują zadania związane z zabezpieczaniem i przechowywaniem dokumentacji osobowo-płacowej w ograniczonym zakresie wskazanym w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dyrektor wskazuje jednak, że problem z niewłaściwie przechowywaną dokumentacją będzie stopniowo wygasał za sprawą zmian dokonanych Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Na jej podstawie okres przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej przez pracodawców został skrócony z 50 do 10 lat w stosunku do osób zatrudnionych od 2019 r. oraz, pod warunkiem dopełnienia odpowiednich formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, od 1999 r. Jednocześnie pracodawcy mają przekazywać informacje pozwalające na ustalenie wymiaru składki emerytalnej do ZUS bezpośrednio po zakończeniu stosunku pracy.

VII.6060.75.2021