Biuletyn Informacji Publicznej RPO

Zasady przetwarzania danych osobowych przez Rzecznika Praw Obywatelskich i jego Biuro

Data:

Dlaczego Rzecznik Praw Obywatelskich (RPO lub Rzecznik) przekazuje niniejszą informację?

Unia Europejska wprowadziła wspólne dla wszystkich krajów członkowskich regulacje dotyczące ochrony danych osobowych tak, byśmy wszędzie w Europie byli tak samo chronieni. Dane osobowe są bowiem niezwykle cennym dobrem we współczesnym świecie [1].

Przepisy, w szczególności RODO, nakładają na podmioty szereg obowiązków, między innymi trzeba informować, co dzieje się z przekazanymi danymi osobowymi oraz kto i dlaczego nimi zarządza - jest ich administratorem [2].

Dane kontaktowe administratora (RPO)

Rzecznik Praw Obywatelskich
z siedzibą przy Al. Solidarności 77 w Warszawie, https://bip.brpo.gov.pl
Infolinia +48 800 676 676, tel.: +48 22 55 17 700

Kiedy RPO przetwarza dane osobowe?

Rzecznik zbiera dane, by móc się zająć powierzonymi mu sprawami: 

  • do RPO może zwrócić się każdy, kto uważa, że jego lub innej osoby prawa lub wolności zostały naruszone przez działanie państwa, lub że jest nierówno traktowany z powodu tego, kim jest. Do Rzecznika można się zgłosić również z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej, z petycją, prośbą o wniesienie skargi nadzwyczajnej. Rzecznik wykonuje również funkcje organu wizytującego do spraw zapobiegania torturom i innemu okrutnemu, nieludzkiemu lub poniżającemu traktowaniu albo karaniu (Krajowy Mechanizm Prewencji Tortur) a także prowadzi niezależne badania w zakresie realizacji zasady równego traktowania. (klauzula informacyjna: wnioskodawcy);
  • poza tym Rzecznik może zbierać informacje od osób zgłaszających swój udział w procesie naboru (klauzula informacyjna: rekrutacja), współpracujących na podstawie umów o dzieło czy zlecenie (klauzulą informacyjna: świadczeniobiorcy), a także zainteresowanych praktyką lub stażem w Biurze RPO (klauzula informacyjna: praktykanci/stażyści);
  • Rzecznik dysponuje majątkiem publicznym i dlatego prowadzi postępowania o zakup, w tym w trybie określonym w ustawie prawo zamówień publicznych. Jeżeli wybierze wykonawcę, to wykorzystuje dane osobowe osób reprezentujących te podmioty, pracowników, którzy wykonują oraz nadzorują wykonywanie tych umów, jak również dane pracowników podwykonawców (klauzula informacyjna: zamówienia publiczne, wykonawcy, pracownicy wykonawcy);
  • Rzecznik organizuje samodzielnie, a także wspólnie z innymi podmiotami wydarzenia (także online) związane z szerzeniem wiedzy na temat Praw Człowieka i Obywatela oraz przeciwdziałania dyskryminacji z jakiejkolwiek przyczyny, tj. konferencje, debaty, wręczenia nagród (klauzula informacyjna: zaproszenia, publikacja wizerunku);
  • kontaktuje się z przedstawicielami mediów, a także prowadzi własne serwisy społecznościowe (klauzula informacyjna: media społecznościowe).

Czy podanie danych osobowych jest obowiązkiem?

Zwracając się do Rzecznika, co do zasady trzeba podać swoje dane. Wynika to z ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich (art. 10) [3]

Wniosek kierowany do Rzecznika jest wolny od opłat, nie wymaga zachowania szczególnej formy, lecz powinien zawierać oznaczenie wnioskodawcy oraz osoby, której wolności i praw sprawa dotyczy, a także określać przedmiot sprawy.

Poza danymi kontaktowymi Rzecznik może też otrzymywać inne dane osobowe. Jeżeli do załatwienia sprawy wymagane będą dodatkowe informacje, RPO może zwrócić się o nie do sądu, wojewody, zakładu karnego, szpitala, itp. To zależy od sprawy, jaką ma się zająć.

Ilość i wrażliwość danych zależy też od sposobu, w jaki się do Rzecznika zwrócimy. Jeśli sprawę złożymy mailem, Rzecznik będzie znał nasz adres poczty elektronicznej. Jeśli skorzystamy z elektronicznej platformy do załatwiania spraw urzędowych ePUAP, Rzecznik pozna też numer PESEL. Jeżeli zdecydujemy się na udział w wideokonferencji Rzecznik może pozyskać adres IP komputera, utrwalić wypowiedź lub zadane pytanie. Jeżeli sprawa zgłoszona zostanie osobiście w Biurze przy Al. Solidarności 77, RPO może zarejestrować wizerunek lub poprosić o sprawdzenie temperatury ciała (klauzula informacyjna: ruch osobowy).

Dlaczego RPO przetwarza dane osobowe?

Rzecznik wykorzystuje przekazane mu dane osobowe do załatwiania wszelkich wpływających do Niego spraw. 
Może je wykorzystywać (czyli przetwarzać), kiedy:

  • wynika to z przepisu prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO; art. 9 ust. 2 lit. g RODO), np. dotyczy to zadań powierzonych RPO na mocy ustawy o RPO a także innych ustaw [4];
  • jest to niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), np. umowy o dzieło, zlecenia czy o praktykę, staż;
  • jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej RPO (art. 6 ust. 1 lit. e RODO), np. prowadzenia kampanii informacyjnych, w tym w mediach społecznościowych, poszukiwania laureatów nagród za wkład w szerzenie praw i wolności człowieka i obywatela;
  • wynika z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez RPO (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), np. kontrola ruchu osobowego, przeciwdziałanie incydentom zagrażającym bezpieczeństwu, ustalenie, obrona lub ewentualne dochodzenie roszczeń; oraz
  • osoba wyraziła na to świadomą i dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z art. 7 RODO), np. na publikację wizerunku i/lub wypowiedzi, udział w debacie czy konferencji.

Decyzje nie są podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie automatycznego przypisywania lub przewidywania zachowań, preferencji, postaw, potrzeb, czy sposobu życia - nazywa się to profilowaniem.

Od kogo RPO otrzymuje dane osobowe?

Dane osobowe może zgłosić sam zainteresowany, ale mogą je też podać inne osoby, np. te, które za nas zgłaszają sprawę lub polecają nas do odznaczenia nagrodą lub uczestniczenia w działającej u boku RPO Komisji czy Radzie.

Dane muszą też podać te instytucje i podmioty, do których Rzecznik zwraca się wypełniając swoje zadania, np. sądy, ZUS, urząd miasta, policja, itp. Mogą też być to osoby upoważnione do reprezentowania wykonawcy lub niezbędne do wykonania zadania objętego umową lub jego nadzoru.

Dane mogą zostać pozyskane również z publicznie dostępnych stron internetowych oraz rejestrów, tj. KRS, CEiDG. 

Komu RPO przekazuje dane osobowe?

Tym, którzy mają mu udzielić informacji w załatwianej sprawie, np.: prokuratura, organy nadzoru, kontroli państwowej, zawodowej lub społecznej.

W ograniczonym zakresie RPO może udzielić dostępu do danych swoim pracownikom i współpracownikom a także firmom (podmiotom), które obsługują jego Biuro. Chodzi np. o systemy informatyczne, w tym pocztę mailową, ale też o obsługę pocztową, prowadzenie procesów naboru czy mediów społecznościowych (dostawcy platform).

Każdorazowo odbywa się to wyłącznie na podstawie umów i wg uprzednio ustalonych zasad.

Udostępnienia danych od RPO mogą żądać też podmioty, które uprawione są do tego na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów. 

Jak długo RPO przechowuje dane osobowe?

Dane przetwarzane będą przez okres niezbędny do realizacji każdego z celów, np.:

  • w przypadku, gdy podstawą przetwarzania jest obowiązek wynikający z przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) - przez czas określony w odpowiednich przepisach, np. sprawy wniesione na podstawie ustawy o RPO, co do zasady przechowywane będą przez 10 lat od jej zakończenia, chyba że wybrane zostaną do przechowywania wieczystego – obowiązek ten wynika z przepisów o archiwach [5];
  • w przypadku umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) do czasu realizacji zadania, w tym zapłaty wynagrodzenia oraz wypełnienia obowiązków, np. księgowych i rozliczeniowych;
  • w odniesieniu do pozostałych celów niezbędnych do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej RPO (art. 6 ust. 1 lit. e RODO) lub opartych na uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - przez okres ważności tych celów albo do czasu zgłoszenia sprzeciwu;
  • dane przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO w zw. z art. 7 RODO) będą przetwarzane przez okres ważności celów lub do czasu jej cofnięcia.

Jakie prawa przysługują osobie, której dane osobowe posiada RPO?

Na zasadach określonych w RODO, można zwrócić się o informacje na temat swoich danych osobowych, w tym o dostęp do nich, ich kopie, sprostowanie lub ograniczenie ich przetwarzania, a także usunięcie a nawet przeniesienie.

Każda osoba, która uzna, że jej dane osobowe RPO przetwarza z naruszeniem prawa może także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych  a nawet zwrócić się do sądu.

Kontakt

W Biurze RPO wyznaczony został:

  • Inspektor Ochrony Danych, p. Beata Dąbrowska-Daciów, z którą można skontaktować się pisemnie pod adresem Biura RPO lub elektronicznie pod adresem e-mail: inspektorochronydanych@brpo.gov.pl; oraz
  • Dział Dostępu do Danych, z którym skontaktować można się pisemnie pod adresem Biura RPO lub elektronicznie pod adresem e-mail: dzialdostepudodanych@brpo.gov.pl .

[1] - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L. z 2016 r. Nr 119, str.1 z późn. zm.), inaczej RODO

[2] - art. 13 i 14 RODO

[3] - ustawa z dnia 15 lipca 1987 r. o Rzeczniku Praw Obywatelskich (tj. Dz. U. z 2020 r. poz. 627),

[4] - ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 2176 z późn. zm.); ustawa z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 870), ustawa z dnia 8 grudnia 2017 r. o Sądzie Najwyższym (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1904).

[5] - ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 164 z późn. zm.).

Ważne linki:

Załączniki:

Autor informacji: Mariusz Masłowiecki - BIP
Data publikacji: 2021-09-14 13:24:43
Osoba udostępniająca: Mariusz Masłowiecki - BIP
Data: 2022-11-17 09:19:04
Opis: Dodanie klauzuli "Publikacja wizerunku"
Operator: Mariusz Masłowiecki - BIP
Data: 2022-09-29 09:23:39
Opis: Zmiana Inspektora Ochrony Danych
Operator: Mariusz Masłowiecki - BIP
Data: 2022-07-05 11:46:57
Opis: .
Operator: Mariusz Masłowiecki - BIP
Data: 2022-04-20 13:49:57
Operator: Mariusz Masłowiecki - BIP