Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Polscy obywatele za granicą nadal mają problemy z umówieniem się na wizytę w konsulatach po nowy paszport. Problem dotyczy głównie  konsulatów w Wielkiej Brytanii
• Chodzi o wadliwe funkcjonowanie systemu e-Konsulat oraz działalność pośredników, którzy za opłatą oferują miejsca na wizyty w konsulatach
• Utrudnia to obywatelom RP możliwość korzystania z pomocy konsularnej oraz realizację prawa do posiadania dokumentu paszportowego
• AKTUALIZACJA: Placówki dyplomatyczne dokładają wszelkich starań, aby obsługa interesantów odbywała się na najwyższym poziomie; każda zgłoszona uwaga jest okazją do weryfikacji przyjętych procedur i dokonania ewentualnych usprawnień w funkcjonowaniu urzędów konsularnych - informuje MSZ
• Ze względu jednak na bardzo dużą liczbę interesantów oraz ściśle określone zasoby kadrowe nie zawsze możliwe jest niezwłoczne uzyskanie wizyty w urzędzie czy natychmiastowe odebranie połączenia telefonicznego od interesanta
• AKTUALIZACJA2: Rzecznik ponownie występuje do MSZ z uwagi na znaczną liczbę wniosków wciąż wpływających od obywateli, którzy mimo wielokrotnych żmudnych prób nie mogą  zarejestrować się na wizytę u konsula w Wlk. Brytanii, a także w Argentynie

Rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek występuje do ministra spraw zagranicznych Zbigniewa Raua. Prosi go m.in. o wprowadzenie skutecznej metody rejestracji na wizytę w konsulacie. 

RPO od wielu miesięcy otrzymuje wnioski od obywateli RP przebywających poza Polską w sprawie niemożliwości umówienia się na wizytę w konsulatach, z uwagi na wadliwe funkcjonowanie systemu e-Konsulat. Dotyczy to w przeważającej liczbie konsulatów w Wielkiej Brytanii.

Wnioskodawcy wskazują, że po rozpoczęciu zapisów wolne miejsca znikają w kilka sekund, co powoduje, że w praktyce od wielu miesięcy nie mają możliwości umówienia się do konsulatu. Większość wnioskodawców wskazuje, że próbują umówić się na wizytę w konsulacie w celu wyrobienia nowego paszportu. W rezultacie Wnioskodawcy często przez wiele miesięcy pozbawieni są paszportu.  Znacznie utrudnia to codzienne funkcjonowanie, w tym wykonywanie pracy poza Polską oraz uniemożliwia wyjazd z państwa, w którym przebywają. 

Sytuacja ta powoduje nieuzasadnione pozbawienie przysługującego każdemu obywatelowi prawa do posiadania dokumentu paszportowego. Wynika ono z art. 5 ust. 1 ustawy z 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych.

Ponadto wnioskodawcy wskazują, że w portalach społecznościowych zamieszczane są ogłoszenia pośredników, którzy odpłatnie oraz po przekazaniu danych osobowych oferują miejsca na wizyty w konsulatach w konkretnych wybranych terminach. 

Komunikat opublikowany 17 maja 2022 r. w sieci wskazuje, że problem nieuczciwych pośredników został dostrzeżony przez Ambasadę RP w Wlk. Brytanii. Informację na temat procederu przekazał też dyrektor Departamentu Konsularnego MSZ w piśmie z 14 czerwca 2022 r.  w odpowiedzi na pismo RPO ws. utrudnionego dostępu do paszportów w placówkach konsularnych. Dyrektor wskazał, że trwają intensywne prace w celu rozwiązania problemu i skutecznej eliminacji nieuczciwej działalności pośredników. RPO 12 lipca 2022 r. wystąpił do Departamentu Konsularnego MSZ o informację na temat podjętych działań.

Biorąc pod uwagę utrzymujące się od wielu miesięcy nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zapisów na wizyty w konsulatach, Marcin Wiącek prosi ministra o wyjaśnienia. Chodzi zwłaszcza o informację na temat działań podjętych w celu rozwiązania problemu „pośredników paszportowych” oraz ewentualnych planowanych działań dla przywrócenia prawidłowego funkcjonowania systemu rejestracji na wizyty w konsulatach.

RPO zwraca się też do ministra o rozważenie - do czasu wyeliminowania nieprawidłowości - wprowadzenia innej skutecznej metody umożliwiającej rejestrację na wizytę w konsulacie. Celem jest bowiem zapewnienie obywatelom poza Polską możliwości realizacji prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych.

Odpowiedź MSZ

W odpowiedzi na pismo Rzecznika wiceminister Piotr Wawrzyk informuje, że w polskich placówkach dyplomatycznych obowiązuje system elektronicznej rejestracji na spotkania w sprawach paszportowych, wizowych oraz prawnych. Rezerwacja terminu wizyty paszportowej jest możliwa przez system e-Konsulat znajdujący się na stronie: https://www.e-konsulat.gov.pl/. Takie rozwiązanie stwarza równe szanse osobom zainteresowanym załatwieniem spraw w urzędzie. Placówki dyplomatyczne dodają nowe miejsca na platformie w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godz. 9:00 - 20:00. Rejestracja na wizytę trwa poniżej 5 minut, co więcej może zostać dokonana przez inną osobę. Miejsca dodawane są regularnie z odpowiednim wyprzedzeniem. Rejestracja prowadzona jest do wyczerpania miejsc. Brak dostępności terminów w danym dniu oznacza wykorzystanie wszystkich dostępnych wolnych miejsc, w związku z tym konieczne jest podjęcie próby umówienia spotkania w kolejnym dniu roboczym. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że część osób posiadających umówione spotkanie rezygnuje z wizyt, co również stwarza możliwość zapisania się przez innych obywatel i na zwolnione terminy.

W ostatnim czasie obserwowane jest wzmożone zapotrzebowanie na polski paszport. Przełożyło się to na spiętrzenie liczby osób oczekujących na wizytę, w efekcie czego udostępniane codziennie przez konsula terminy wizyt bardzo szybko są rezerwowane. Nie dotyczy to tylko placówki w Londynie, ale praktycznie wszystkich polskich urzędów konsularnych w Wielkiej Brytanii. Służba konsularna, świadoma zaistniałej sytuacji podejmuje wszelkie działania, aby sprostać zapotrzebowaniu na polski paszport, głównie poprzez wzmocnienia kadrowe, a także poprzez wypełnienie braków osobowych na stanowiskach wakujących.

Udostępniane codziennie nowe terminy wizy t paszportowych dodawane są na najbliższy okres. Chciałbym również zauważyć, że godziny przyjęć interesantów w sprawach paszportowych w wyznaczane dni są wydłużone. Ponadto organizowane są regularne dyżury konsularne poza siedzibą urzędu: w Londynie w POSK oraz Birmingham, gdzie również można zapisać się przez system e-konsulat. To działanie ma umożliwić wizytę osobom, które pracują i nie mogą wziąć wolnego dnia. Pragnę zwrócić uwagę, że system zapisów na wizyt y w konsulacie za pośrednictwem platformy internetowej e-konsulat funkcjonuje na wszystkich polskich placówkach konsularnych na całym świecie. Ponadto, uprzejmie informuje, iż w dniu 31 marca 2023 roku planowane jest wdrożenie nowej e-usługi dla obywatela, umożliwiającej złożenie wniosku o dokument paszportowy dla małoletniego do 12 roku życia. Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy (matki / ojca / opiekuna prawnego lub kuratora) online odbywać się będzie za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.

Piotr Wawrzyk podziela troskę RPO o standard usług świadczonych przez polską służbę konsularną i informuje, że Departament Konsularny MSZ na bieżąco monitoruje sytuację w naszych placówkach i wdraża regularnie nowe rozwiązania i zalecenia. Pragnę zapewnić, że placówki dyplomatyczne dokładają wszelkich starań, aby obsługa interesantów odbywała się na najwyższym poziomie, a każda zgłoszona uwaga jest okazją do weryfikacji i przyjętych procedur i dokonania ewentualnych usprawnień w funkcjonowaniu urzędów konsularnych. Ze względu jednak na bardzo dużą liczbę interesantów oraz ściśle określone zasoby kadrowe nie zawsze możliwe jest niezwłoczne uzyskanie wizyt y w urzędzie czy natychmiastowe odebranie połączenia telefonicznego od interesanta.

Wiceminister zapewnia o pełnej gotowości do podjęcia wszelkich czynności i starań celem eliminacji wspomnianego problemu.

Kolejne pismo RPO do MSZ

W odpowiedzi MSZ z 24 marca 2023 r. wskazano, że system e-konsulat stwarza osobom zainteresowanym równe szanse załatwienia sprawy w urzędzie. Sytuacja taka miałaby miejsce w przypadku prawidłowego funkcjonowania systemu. Tymczasem z  licznych wniosków do RPO wynika, że w praktyce obywatele często nie mają możliwości zarejestrowania się na wizytę.

Sytuacja taka – z uwagi na działalność nieuczciwych pośredników - stanowi naruszenie art. 5 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych oraz stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa obywateli. Nie dostrzegając innego rozwiązania, mogą korzystać z usług nielegalnych pośredników, przekazując im dane osobowe.

Ponadto na działalność pośredników wskazuje też Konsul RP z Ambasady RP w Buenos Aires. Ostrzega ona przed korzystaniem z ich usług; rozważa też wprowadzenie innej równoległej dla systemu e-konsulat metody rezerwowania wizyt.

Rzecznik ponownie zwraca się zatem do Ministra o informację nt. działań podjętych w celu rozwiązania problemu „pośredników paszportowych”.  Ponownie też przedstawia do rozważenia rozwiązanie polegające na czasowym wprowadzeniu zastępczej możliwości rejestracji na wizyty w konsulatach w Wlk.  Brytanii oraz w Argentynie, do czasu wyeliminowania działalności pośredników.

VII.534.41.2023