Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Polscy obywatele za granicą nadal mają problemy z umówieniem się na wizytę w konsulatach po nowy paszport. Problem dotyczy głównie  konsulatów w Wielkiej Brytanii
• Chodzi o wadliwe funkcjonowanie systemu e-Konsulat oraz działalność pośredników, którzy za opłatą oferują miejsca na wizyty w konsulatach
• Utrudnia to obywatelom RP możliwość korzystania z pomocy konsularnej oraz realizację prawa do posiadania dokumentu paszportowego
• AKTUALIZACJA: Placówki dyplomatyczne dokładają wszelkich starań, aby obsługa interesantów odbywała się na najwyższym poziomie; każda zgłoszona uwaga jest okazją do weryfikacji przyjętych procedur i dokonania ewentualnych usprawnień w funkcjonowaniu urzędów konsularnych - informuje MSZ
• Ze względu jednak na bardzo dużą liczbę interesantów oraz ściśle określone zasoby kadrowe nie zawsze możliwe jest niezwłoczne uzyskanie wizyty w urzędzie czy natychmiastowe odebranie połączenia telefonicznego od interesanta
• AKTUALIZACJA2: Rzecznik ponownie występuje do MSZ z uwagi na znaczną liczbę wniosków wciąż wpływających od obywateli, którzy mimo wielokrotnych żmudnych prób nie mogą  zarejestrować się na wizytę u konsula w Wlk. Brytanii, a także w Argentynie
• AKTUALIZACJA3: Aktywnie podejmujemy starania zmierzające do zwiększenia podaży terminów - odpowiada resort. Konsulowie w Wlk. Brytanii podejmują wszelkie możliwe działania, aby sprostać zapotrzebowaniu na polski paszport. Staramy się o wzmocnienia kadrowe oraz wsparcie z centrali MSZ. 

Rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek występuje do ministra spraw zagranicznych Zbigniewa Raua. Prosi go m.in. o wprowadzenie skutecznej metody rejestracji na wizytę w konsulacie. 

RPO od wielu miesięcy otrzymuje wnioski od obywateli RP przebywających poza Polską w sprawie niemożliwości umówienia się na wizytę w konsulatach, z uwagi na wadliwe funkcjonowanie systemu e-Konsulat. Dotyczy to w przeważającej liczbie konsulatów w Wielkiej Brytanii.

Wnioskodawcy wskazują, że po rozpoczęciu zapisów wolne miejsca znikają w kilka sekund, co powoduje, że w praktyce od wielu miesięcy nie mają możliwości umówienia się do konsulatu. Większość wnioskodawców wskazuje, że próbują umówić się na wizytę w konsulacie w celu wyrobienia nowego paszportu. W rezultacie Wnioskodawcy często przez wiele miesięcy pozbawieni są paszportu.  Znacznie utrudnia to codzienne funkcjonowanie, w tym wykonywanie pracy poza Polską oraz uniemożliwia wyjazd z państwa, w którym przebywają. 

Sytuacja ta powoduje nieuzasadnione pozbawienie przysługującego każdemu obywatelowi prawa do posiadania dokumentu paszportowego. Wynika ono z art. 5 ust. 1 ustawy z 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych.

Ponadto wnioskodawcy wskazują, że w portalach społecznościowych zamieszczane są ogłoszenia pośredników, którzy odpłatnie oraz po przekazaniu danych osobowych oferują miejsca na wizyty w konsulatach w konkretnych wybranych terminach. 

Komunikat opublikowany 17 maja 2022 r. w sieci wskazuje, że problem nieuczciwych pośredników został dostrzeżony przez Ambasadę RP w Wlk. Brytanii. Informację na temat procederu przekazał też dyrektor Departamentu Konsularnego MSZ w piśmie z 14 czerwca 2022 r.  w odpowiedzi na pismo RPO ws. utrudnionego dostępu do paszportów w placówkach konsularnych. Dyrektor wskazał, że trwają intensywne prace w celu rozwiązania problemu i skutecznej eliminacji nieuczciwej działalności pośredników. RPO 12 lipca 2022 r. wystąpił do Departamentu Konsularnego MSZ o informację na temat podjętych działań.

Biorąc pod uwagę utrzymujące się od wielu miesięcy nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu zapisów na wizyty w konsulatach, Marcin Wiącek prosi ministra o wyjaśnienia. Chodzi zwłaszcza o informację na temat działań podjętych w celu rozwiązania problemu „pośredników paszportowych” oraz ewentualnych planowanych działań dla przywrócenia prawidłowego funkcjonowania systemu rejestracji na wizyty w konsulatach.

RPO zwraca się też do ministra o rozważenie - do czasu wyeliminowania nieprawidłowości - wprowadzenia innej skutecznej metody umożliwiającej rejestrację na wizytę w konsulacie. Celem jest bowiem zapewnienie obywatelom poza Polską możliwości realizacji prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych.

Odpowiedź MSZ

W odpowiedzi na pismo Rzecznika wiceminister Piotr Wawrzyk informuje, że w polskich placówkach dyplomatycznych obowiązuje system elektronicznej rejestracji na spotkania w sprawach paszportowych, wizowych oraz prawnych. Rezerwacja terminu wizyty paszportowej jest możliwa przez system e-Konsulat znajdujący się na stronie: https://www.e-konsulat.gov.pl/. Takie rozwiązanie stwarza równe szanse osobom zainteresowanym załatwieniem spraw w urzędzie. Placówki dyplomatyczne dodają nowe miejsca na platformie w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godz. 9:00 - 20:00. Rejestracja na wizytę trwa poniżej 5 minut, co więcej może zostać dokonana przez inną osobę. Miejsca dodawane są regularnie z odpowiednim wyprzedzeniem. Rejestracja prowadzona jest do wyczerpania miejsc. Brak dostępności terminów w danym dniu oznacza wykorzystanie wszystkich dostępnych wolnych miejsc, w związku z tym konieczne jest podjęcie próby umówienia spotkania w kolejnym dniu roboczym. Podkreślenia jednak wymaga fakt, że część osób posiadających umówione spotkanie rezygnuje z wizyt, co również stwarza możliwość zapisania się przez innych obywatel i na zwolnione terminy.

W ostatnim czasie obserwowane jest wzmożone zapotrzebowanie na polski paszport. Przełożyło się to na spiętrzenie liczby osób oczekujących na wizytę, w efekcie czego udostępniane codziennie przez konsula terminy wizyt bardzo szybko są rezerwowane. Nie dotyczy to tylko placówki w Londynie, ale praktycznie wszystkich polskich urzędów konsularnych w Wielkiej Brytanii. Służba konsularna, świadoma zaistniałej sytuacji podejmuje wszelkie działania, aby sprostać zapotrzebowaniu na polski paszport, głównie poprzez wzmocnienia kadrowe, a także poprzez wypełnienie braków osobowych na stanowiskach wakujących.

Udostępniane codziennie nowe terminy wizy t paszportowych dodawane są na najbliższy okres. Chciałbym również zauważyć, że godziny przyjęć interesantów w sprawach paszportowych w wyznaczane dni są wydłużone. Ponadto organizowane są regularne dyżury konsularne poza siedzibą urzędu: w Londynie w POSK oraz Birmingham, gdzie również można zapisać się przez system e-konsulat. To działanie ma umożliwić wizytę osobom, które pracują i nie mogą wziąć wolnego dnia. Pragnę zwrócić uwagę, że system zapisów na wizyt y w konsulacie za pośrednictwem platformy internetowej e-konsulat funkcjonuje na wszystkich polskich placówkach konsularnych na całym świecie. Ponadto, uprzejmie informuje, iż w dniu 31 marca 2023 roku planowane jest wdrożenie nowej e-usługi dla obywatela, umożliwiającej złożenie wniosku o dokument paszportowy dla małoletniego do 12 roku życia. Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy (matki / ojca / opiekuna prawnego lub kuratora) online odbywać się będzie za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu.

Piotr Wawrzyk podziela troskę RPO o standard usług świadczonych przez polską służbę konsularną i informuje, że Departament Konsularny MSZ na bieżąco monitoruje sytuację w naszych placówkach i wdraża regularnie nowe rozwiązania i zalecenia. Pragnę zapewnić, że placówki dyplomatyczne dokładają wszelkich starań, aby obsługa interesantów odbywała się na najwyższym poziomie, a każda zgłoszona uwaga jest okazją do weryfikacji i przyjętych procedur i dokonania ewentualnych usprawnień w funkcjonowaniu urzędów konsularnych. Ze względu jednak na bardzo dużą liczbę interesantów oraz ściśle określone zasoby kadrowe nie zawsze możliwe jest niezwłoczne uzyskanie wizyt y w urzędzie czy natychmiastowe odebranie połączenia telefonicznego od interesanta.

Wiceminister zapewnia o pełnej gotowości do podjęcia wszelkich czynności i starań celem eliminacji wspomnianego problemu.

Kolejne pismo RPO do MSZ

W odpowiedzi MSZ z 24 marca 2023 r. wskazano, że system e-konsulat stwarza osobom zainteresowanym równe szanse załatwienia sprawy w urzędzie. Sytuacja taka miałaby miejsce w przypadku prawidłowego funkcjonowania systemu. Tymczasem z  licznych wniosków do RPO wynika, że w praktyce obywatele często nie mają możliwości zarejestrowania się na wizytę.

Sytuacja taka – z uwagi na działalność nieuczciwych pośredników - stanowi naruszenie art. 5 ust. 1 ustawy o dokumentach paszportowych oraz stwarza zagrożenie dla bezpieczeństwa obywateli. Nie dostrzegając innego rozwiązania, mogą korzystać z usług nielegalnych pośredników, przekazując im dane osobowe.

Ponadto na działalność pośredników wskazuje też Konsul RP z Ambasady RP w Buenos Aires. Ostrzega ona przed korzystaniem z ich usług; rozważa też wprowadzenie innej równoległej dla systemu e-konsulat metody rezerwowania wizyt.

Rzecznik ponownie zwraca się zatem do Ministra o informację nt. działań podjętych w celu rozwiązania problemu „pośredników paszportowych”.  Ponownie też przedstawia do rozważenia rozwiązanie polegające na czasowym wprowadzeniu zastępczej możliwości rejestracji na wizyty w konsulatach w Wlk.  Brytanii oraz w Argentynie, do czasu wyeliminowania działalności pośredników.

Odpowiedź Piotra Wawrzyka, sekretarza stanu w MSZ

Odpowiadając na pismo Pana Rzecznika nr VII.534.41.2023.JK skierowane do Ministra Spraw Zagranicznych Pana Zbigniewa Raua w dniu 29 maja br., tak jak we wcześniejszej korespondencji, ponownie informuję, iż w polskich placówkach dyplomatycznych obowiązuje system elektronicznej rejestracji na spotkania w sprawach paszportowych, wizowych oraz prawnych. Rezerwacja terminu wizyty paszportowej jest możliwa przez system e-Konsulat znajdujący się na stronie: https://www.e-konsulat.gov.pl/

Jak już informowałem, służba konsularna jest w pełni świadoma problemów pojawiających się podczas rejestracji na wizyty. Konsulowie w Wielkiej Brytanii podejmują wszelkie możliwe działania, aby sprostać pojawiającemu się zapotrzebowaniu na polski paszport. Staramy się o wzmocnienia kadrowe oraz wsparcie z centrali MSZ.

Zdajemy sobie sprawę, z powagi problemu. Jako MSZ już od kilku miesięcy aktywnie przygotowujemy się do nadchodzących wyborów do Sejmu i Senatu. Obserwując rosnące zainteresowanie wyborami za granicą i w tym kontekście spodziewamy się także dużego zainteresowania naszych obywateli uzyskaniem polskiego paszportu. Zatem odpowiednie przygotowanie placówek pod względem organizacyjnym jest warunkiem niezbędnym do dobrego przygotowania się do aktu wyborczego poza granicami kraju.

Zaproponowany przez Pana alternatywny sposób polegający na czasowym wprowadzeniu zastępczej możliwości rejestracji na wizyty w konsulatach na terenie Wielkiej Brytanii oraz w Argentynie, do czasu wyeliminowania działalności wskazanych pośredników, w celu zapewnienia możliwości realizacji prawa do posiadania dokumentu paszportowego dla obywateli polskich przebywających w tych państwach, oznacza dodatkowe obciążenie urzędów (przyjmowanie zgłoszeń telefonicznych i mailowych). Z podobnych doświadczeń wiemy, że tego typu działania nie przynoszą pożądanych efektów, a jedynym rozwiązaniem pozostają starania zmierzające do zwiększenia podaży terminów, które aktywnie podejmujemy.

VII.534.41.2023