Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Obywatele skarżą się na trudności w uzyskaniu paszportów; problem dotyczy zarówno kontaktu telefonicznego, jak i rejestracji online
• Wobec agresji Rosji przeciw Ukrainie wielu obywateli chce sobie wyrobić paszport „na wszelki wypadek”
• Kryzysowa sytuacja międzynarodowa nie powinna jednak wpływać na swobodny dostęp obywateli do urzędów państwowych i uniemożliwiać im uzyskanie paszportów
• AKTUALIZACJA: Wydłużono godziny obsługi obywateli oraz delegowano do niej, w miarę możliwości, pracowników z innych komórek organizacyjnych – informuje MSWiA
• Uruchomiono też „soboty paszportowe” pozwalające na złożenie wniosku o paszport w dzień wolny od pracy

Marcin Wiącek napisał w tej sprawie do ministra spraw wewnętrznych i administracji Mariusza Kamińskiego.  

Obywatele zgłaszają się do Rzecznika Praw Obywatelskich z prośbą o pomoc w sprawie utrudnionego dostępu do procedury wydawania paszportu w urzędach wojewódzkich. 

Wnioskodawcy z różnych części kraju wskazują, że od pewnego czasu bezskutecznie próbują umówić się na wizytę we właściwym dla miejsca zamieszkania urzędzie w celu złożenia wniosku o wydanie paszportu.

 Problem dotyczy zarówno kontaktu telefonicznego, jak i systemu rejestracji online. Obywatele nie mogą dodzwonić się do urzędów, ponieważ linia jest zajęta lub telefon nie odpowiada. Niedostępne są także telefony wyznaczone do spraw pilnych. Z kolei w systemie internetowym zdarza się, że brakuje wolnych terminów nawet do końca roku. W przypadku dużej ilości zgłoszeń strona nie działa poprawnie, a rejestracja wizyty jest niemożliwa. 

Rzecznik zdaje sobie sprawę, że zwiększony ruch w polskich urzędach spowodowany jest agresją Rosji przeciw Ukrainie. Wielu obywateli decyduje się bowiem na wyrobienie paszportu „na wszelki wypadek”. Kryzysowa sytuacja międzynarodowa nie powinna jednak wpływać na swobodny dostęp obywateli do urzędów państwowych, a także uniemożliwiać im uzyskanie paszportu.

A 27 marca 2022 r. wejdą w życie przepisy zmieniające ustawę o dokumentach paszportowych. Nowelizacja zakłada uproszczenie i usprawnienie procedur administracyjnych oraz ich informatyzację. Zmiany mają też wzmocnić bezpieczeństwo wydawanych paszportów i kompleksowo regulować realizację tych spraw.

Głównym celem zmian jest utworzenie Rejestru Dokumentów Paszportowych, który zastąpi dotychczasową Centralną Ewidencję Wydanych i Unieważnionych Dokumentów Paszportowych oraz lokalne ewidencje. Ma być komponentem Systemu Rejestrów Państwowych, który obecnie łączy sześć rejestrów m. in. dowodów osobistych, stanu cywilnego, danych kontaktowych czy PESEL. 

Budowa nowego rejestru pozwoli na odejście od konieczności wypełnienia i złożenia papierowego wniosku o paszport. Wniosek będzie generowany w Rejestrze Dokumentów Paszportowych przez urzędnika, a następnie podpisywany przez wnioskodawcę na urządzeniu służącym do pobierania podpisu. 

Uruchomione zostaną usługi elektroniczne, takie jak weryfikacja ważności paszportu, sprawdzenie, jakie dane są przetwarzane w rejestrze oraz możliwość zgłoszenia utraty paszportu, której skutkiem będzie jego automatyczne unieważnienie. Obywatel ma otrzymywać powiadomienie np. o zbliżającym się terminie utraty ważności paszportu. 

Rzecznik prosi zatem Mariusza Kamińskiego o  wyjaśnienia co do trudności w wydawaniu paszportów oraz poinformowanie o planowanych działaniach w celu rozwiązania problemu. Pyta ponadto, jak urzędy wojewódzkie przygotowano do zmian w procedurze wydania paszportu. 

Wydłużono godziny obsługi oraz delegowano do niej, w miarę możliwości, pracowników z innych komórek organizacyjnych – informuje MSWiA
Uruchomiono też „soboty paszportowe” pozwalające na złożenie wniosku o paszport w dzień wolny od pracy

Odpowiedź Pawła Szefernakera, sekretarza stanu MSWiA 

W ostatnim czasie jest odczuwalne wzmożone zainteresowanie obywateli możliwością uzyskania dokumentów paszportowych, co przekłada się na występowanie utrudnień w dostępie do niektórych jednostek paszportowych w całym kraju. W tym miejscu należy zauważyć, że w ciągu dwóch ostatnich lat,  w związku z trwającą epidemią koronawirusa, organy paszportowe odnotowały istotne zmniejszenie liczby osób ubiegających się o wydanie dokumentu paszportowego. 

Tylko w kwietniu 2019 r., a więc przed pandemią, spersonalizowano prawie 195 tys. paszportów. W kwietniu 2020 r. – w trakcie pandemii – przygotowano  ich już tylko ponad 5 tys., a w kwietniu 2021 r. – około 76 tys. W 2019 r. spersonalizowano ponad 1,9 mln paszportów. Natomiast w 2020 r., kiedy pandemia już trwała, przygotowano ich około 852 tys., a w 2021 r.  – około 1,3 mln.

Aktualny spadek liczby zakażeń wirusem SARS-CoV-2, znoszenie nałożonych obostrzeń sanitarnych ograniczających m.in. możliwość odbywania podróży zagranicznych oraz zbliżający się sezon wakacyjny spowodowały znaczny wzrost liczby osób ubiegających się o wydanie dokumentu paszportowego. 

W ramach nadzoru nad prowadzeniem spraw dotyczących paszportów i paszportów tymczasowych Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji nie określa bezpośrednio trybu i organizacji pracy poszczególnych organów realizujących te zadania. Niemniej Ministerstwo Spraw Wewnętrznych  i Administracji (MSWiA) przykłada dużą wagę do sygnałów zgłaszanych przez obywateli i podejmuje działania mające zapewnić pomoc obywatelom w realizacji ich spraw.

W dniu 28 lutego 2022 r. MSWiA zwróciło się do dyrektorów wydziałów spraw obywatelskich  i równorzędnych w urzędach wojewódzkich o rozważenie możliwości podjęcia takich działań organizacyjnych dotyczących pracy urzędu, aby umożliwić wszystkim potrzebującym załatwienie sprawy paszportowej. Z udzielonych odpowiedzi wynikało, że w różnych częściach kraju wprowadzono szereg usprawniających inicjatyw, np.:
•    wydłużono godziny obsługi obywateli ubiegających się o wydanie dokumentu paszportowego;
•    w miarę możliwości delegowano pracowników z innych komórek organizacyjnych do realizacji zadań paszportowych; 
•    uruchomiono tzw. „soboty paszportowe” pozwalające na złożenie wniosku o wydanie paszportu  w dzień wolny od pracy.

Występujące czasowe trudności w kontakcie telefonicznym z pracownikami punktów paszportowych wynikają – w głównej mierze – ze zintensyfikowanego korzystania z tej formy wymiany informacji oraz oddelegowania pracowników obsługujących na co dzień informację telefoniczną do bezpośredniej obsługi spraw paszportowych (przyjmowanie wniosków, wydawanie dokumentów). 

Z jednej strony powoduje to trudności w nawiązaniu kontaktu telefonicznego, z drugiej jednak przyczynia się do zwiększenia liczby obsługiwanych osób zainteresowanych otrzymaniem dokumentu paszportowego.

Odnosząc się do podniesionej przez Pana Rzecznika kwestii wejścia w życie przepisów ustawy z dnia 27 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych  i uruchomienia Rejestru Dokumentów Paszportowych pragnę wyjaśnić, że zgodnie z art. 95 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa dokumentach paszportowych ustawa wejdzie w życie z dniem określonym w komunikacie ministra właściwego do spraw informatyzacji wydanym w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw wewnętrznych. Komunikat ogłasza się w Dzienniku Ustaw RP co najmniej 14 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych określonych  w tym komunikacie. Zatem po 27 marca 2022 r. wykonywanie spraw paszportowych będzie odbywać się na podstawie dotychczasowych przepisów prawa, tj. ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o dokumentach paszportowych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy.

VII.534.11.2022