Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Brak przepisów pozwalających na należyty nadzór nad firmami przechowującymi dokumentację prowadzi do naruszenia praw osób starszych zabiegających o emeryturę w należnej wysokości – alarmuje RPO Marcin Wiącek wicepremiera, ministra kultury i dziedzictwa narodowego Piotra Glińskiego oraz minister rodziny i polityki społecznej Marlenę Maląg
• Rzecznik Praw Obywatelskich dzieli się ustaleniami z badania skargi obywatelki, która przez wiele lat nie była w stanie uzyskać swej dokumentacji pracowniczej z upadłego zakładu
• Takiej dokumentacji wymaga ZUS, aby ustalić wymiar świadczenia emerytalnego. Wobec jej braku ZUS oblicza świadczenie na podstawie minimalnego wynagrodzenia
• Wskutek ograniczonych kompetencji nadzorczych organy mają natomiast trudności w odzyskiwaniu niewłaściwie przechowywanych dokumentów – a jak już je odzyskają, obywatel musi czekać na ich konserwację
• Marcin Wiącek wskazuje na rozwiązania, które ułatwią organom zapobieganie takim sytuacjom

Okoliczności problemu

Rzecznik Praw Obywatelskich podjął sprawę obywatelki, która skarżyła się na wyjątkowo długi czas oczekiwania na udostępnienie jej dokumentacji płacowej. Na dostęp do dokumentów czekała ponad 2 lata. 

Problem zaistniał, ponieważ jej dokumentacja przechowywana była przez prywatną firmę, która w pewnym momencie przestała wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ostatecznie zasoby znajdujące się w pieczy firmy zostały przejęte przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. Zanim zostały one udostępnione obywatelom, archiwiści musieli poddać je pracochłonnemu procesowi porządkowania i konserwacji – w wyniku nierzetelnego przechowywania dokumenty były pomieszane i skażone czynnikami mikrobiologicznymi. 

Na kanwie tej sprawy i wyjaśnień Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Marszałka Województwa Pomorskiego Rzecznik dostrzegł, że w przypadku nieprawidłowego działania przedsiębiorców przechowujących dokumenty, organy odpowiedzialne za nadzór nad ich działalnością mają ograniczone możliwości działania. Czynności zmierzające do przejęcia dokumentacji są obarczone przeszkodami proceduralnymi, a przywracanie nieodpowiednio przechowywanych przez długi czas dokumentów dodatkowo opóźnia moment przekazania ich obywatelom. 

Konwent Marszałków Województw proponuje ściślejszą kontrolę nad prywatnymi przechowawcami

Rzecznik stoi na stanowisku, że należy podjąć działania mające na celu zagwarantowanie osobom starszym starającym się o świadczenia emerytalne dostępu do nieprzerwanego dokumentu do dokumentacji wymaganej przez ZUS. 

RPO zwrócił uwagę na stanowisko Konwentu Marszałków Województw z 7 kwietnia 2022 r., w którym Konwent wskazał na legislacyjne braki uniemożliwiające marszałkom skuteczny nadzór nad firmami przechowalniczymi oraz zasugerował rozwiązania. 

Podkreślono w nim, że aktualne przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców stanowią problem dla samej administracji, najdotkliwiej jednak uderzają w interes potencjalnych klientów przechowawców tej dokumentacji.

RPO prosi ministrów o wzięcie propozycji Konwentu pod uwagę. Wskazał w szczególności na możliwość nałożenia na przedsiębiorców obowiązku sprawozdawczego. Ułatwiłby on bowiem kontrolę nad przejęciem przechowywanej dokumentacji przez organy nadzoru w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę. 

Ograniczenia dowodowe przy ustalaniu emerytury należy poluzować

Rzecznik zwracał już uwagę władz na problemy obywateli z nabyciem prawa do emerytury. W marcu 2021 r. wskazywał w piśmie do minister Marleny Maląg, że obywatele mają trudność z udowodnieniem wysokości składników wynagrodzeń, jakie pobierali wiele lat wcześniej, z uwagi na brak możliwości uzyskania odpowiednich zaświadczeń od podmiotów przechowujących ich dokumentację. Rekomendował wtedy rozluźnienie ograniczeń dowodowych w tym postępowaniu. 

– Problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji. Taki obowiązek wynika już z preambuły Konstytucji RP, która stanowi o rzetelnym i sprawnym działaniu instytucji publicznych – podkreśla Rzecznik.

Odpowiedź MKiDN

W odpowiedzi na pismo RPO minister Piotr Gliński wyjaśnia, że organem uprawnionym do kontroli i rozpoznawania skarg na nieprawidłowe funkcjonowanie firm przechowalniczych jest marszałek województwa, który dokonał wpisu tej firmy do rejestru. Sprawa pozostaje zatem w ocenie ministra poza kompetencją Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Piotr Gliński przedstawił również swoje stanowisko w przedmiocie zmian proponowanych przez Konwent Marszałków Województw. W odpowiedzi na pismo Konwentu w tej sprawie minister wskazuje, że w jego ocenie lepszym rozwiązaniem od dyscyplinowania przechowawców przepisami karnymi byłoby jednoznaczne wskazanie terminu, w którym przechowawca musi przedstawić dokumenty wnioskującej o wgląd do nich osobie.

W odniesieniu do problemu z dostępem do dokumentów przechowywanych przez przechowawcę, który zawiesił działalność gospodarczą minister podkreślił, że skala takich przypadków jest marginalna. Warto w ocenie ministra się jednak zastanowić nad wyłączeniem możliwości zawieszenia działalności w odniesieniu do przedsiębiorców-przechowawców. 

VII.6060.75.2021