Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Od 1 stycznia 2023 r. właściciele małych firm (zatrudniających do 5 pracowników) i osoby samozatrudnione, które same płacą składki, muszą korzystać z profilu informacyjnego ZUS
• Z powodu wieku i braku umiejętności cyfrowych osoba 60+ skarży się RPO na obowiązek składania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej wyłącznie drogą elektroniczną
• Zdaniem RPO w takich sytuacjach powinien być dopuszczony dotychczasowy sposób rozliczania z ZUS
• AKTUALIZACJA: Płatnik składek, zgłaszający do ubezpieczeń do 5 ubezpieczanych, nadal ma możliwość przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (w tym deklaracji rozliczeniowych) w formie papierowej - odpowiada prezes ZUS.  Żaden płatnik składek nie pozostanie bez naszej pomocy - dodaje

Rzecznik Praw Obywatelskich wspiera inicjatywy cyfryzacji i informatyzacji, które umożliwiają łatwiejszy kontakt obywatela z urzędem. Nie można jednak dopuszczać do sytuacji, w której ktokolwiek w takim procesie czuje się pominięty, wykluczony, a przez to dyskryminowany – pisze zastępca RPO Stanisław Trociuk do prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Gertrudy Uścińskiej.

Wnioskodawczyni czuje się dyskryminowana

Do Rzecznika wpłynął wniosek obywatelki, która określiła się jako osoba 60+. Wskazała na problem dotyczący obowiązku składania miesięcznej deklaracji rozliczeniowej wyłącznie elektronicznie.

W art. 1 pkt 15 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw  dodano w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych art. 47b i art. 47c, zgodnie z którymi płatnik składek zobowiązany jest założyć profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS. Wobec niedopełnienia tego obowiązku przez płatnika profil informacyjny zostanie założony przez ZUS.

Płatnik składek zobowiązany jest także do utrzymywania aktywnego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym ZUS w czasie prowadzenia w ZUS rozliczeń z tytułu składek. Przepis ten wejdzie w życie 1 stycznia 2023 r.

Wnioskodawczyni wciąż jest osobą aktywną zawodowo, a co za tym idzie składa w ZUS stosowne rozliczenia. Dotychczas obowiązek posiadania profilu PUE ZUS dotyczył wyłącznie płatników rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Wprowadzenie tego obowiązku dla wszystkich rozliczających się z ZUS sprawia, że od 1 stycznia 2023 r. właściciele małych firm (zatrudniających do 5 pracowników), a także osoby samozatrudnione płacące składki za siebie muszą korzystać z profilu PUE ZUS. 

Wnioskodawczyni wskazała, że czuje się w ten sposób dyskryminowana, gdyż jej wiek oraz brak umiejętności cyfrowych uniemożliwia prawidłowe rozliczenia, bez konieczności ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z obsługą przez osobę profesjonalnie zajmującą się takimi rozliczeniami, a w perspektywie wręcz rezygnację z wykonywania pracy. W ocenie Rzecznika przepisy nakładające ten obowiązek winny być skonstruowane w taki sposób, by w sytuacjach takich np. jak opisana, mógł być dopuszczony dotychczasowy sposób rozliczenia z ZUS.

Do grupy osób zagrożonych wykluczeniem bądź też wykluczonych zaliczyć można osoby starsze, które w codziennym życiu natrafiają na bariery związane z korzystaniem z nowoczesnych technologii. A instytucje państwa nie powinny być obojętne wobec wykluczenia cyfrowego seniorów. 

Działania RPO na rzecz seniorów 

Problem, na jaki zwróciła uwagę obywatelka, wpisuje się w wykluczenie cyfrowe seniorów, a także w  obowiązek państwa zagwarantowania efektywnej legislacji zakazującej dyskryminacji ze względu na wiek. Problem ma jednak szerszy wymiar. By zapobiegać wykluczeniu cyfrowemu seniorów, niezbędna jest edukacja, a tej od lat ciągle brakuje w polskim systemie. Tego również dotyczyło jedno z wystąpień RPO do Prezesa Rady Ministrów.

Rzecznik niejednokrotnie już zabierał głos w sprawach polityki senioralnej . W piśmie z 29 grudnia 2021 r. do Minister Rodziny i Polityki Społecznej wskazywał, że -  jak w przypadku dostrzeżenia praw dziecka w ubiegłym stuleciu -  tak w obecnym potrzebne jest analogiczna praca na rzecz praw osób starszych, zarówno na poziomie systemowym, jak i względem całego społeczeństwa w kontekście zmian demograficznych. 

RPO przywołał m.in. uchwaloną 7 października 2021 r. Rezolucję Rady Praw Człowieka ONZ w sprawie praw osób starszych i przeciwdziałania ageizmowi. Rezolucja wprowadza do języka prawa międzynarodowego pojęcie ageizmu i podkreśla, że stanowi on część składową dyskryminacji ze względu na wiek oraz negatywnie wpływa na uczestnictwo osób starszych w każdym aspekcie życia społecznego. Uznano też istnienie wyzwań związanych z realizacją praw obywatelskich, politycznych, ekonomicznych, społecznych oraz kulturalnych wobec osób starszych, włączając m. in. obszary zapobiegania przemocy, nadużyciom i zaniedbaniu osób starszych, zabezpieczenia społecznego, dostępu do żywności, mieszkalnictwa, prawa do pracy i dostępności do rynku pracy, równości i niedyskryminacji, dostępności wymiaru sprawiedliwości, nowych technologii, edukacji, szkoleń, opieki zdrowotnej, opieki długoterminowej i opieki paliatywnej, uczenia się przez całe życie, uczestnictwa, nieodpłatnej pracy opiekuńczej.

Rada Praw Człowieka wezwała państwa członkowskie ONZ m.in. do zakazania każdej formy dyskryminacji ze względu na wiek oraz do przyjęcia i wdrożenia niedyskryminujących polityk publicznych, krajowych strategii, planów akcji, regulacji prawnych oraz do promocji i zapewnienia pełnej realizacji praw człowieka i podstawowych wolności osobom starszym, w tym w obszarze zatrudnienia, ochrony prawnej, mieszkalnictwa, edukacji i szkoleń, dostępu do technologii, oraz do wsparcia finansowego, socjalnego, opieki zdrowotnej, opieki długoterminowej i paliatywnej, jednocześnie zapewniając konsultacje z osobami starszymi i ich uczestnictwo. 

Tymczasem w polskim prawodawstwie wciąż brakuje kompleksowych regulacji obejmujących zakaz dyskryminacji ze względu na wiek, poza szczątkowymi przepisami w zakresie zatrudnienia oraz dostępu do szkoleń.

RPO apelował także do MRiPS o zwiększenie zaangażowania w prace Grupy Roboczej ONZ ds. Starzenia się (OEWGA). Na jej forum od 2010 r. trwa debata na temat nowej konwencji ONZ o prawach osób starszych. W kwietniu 2023 r. spodziewane jest głosowanie podczas 13-stej Sesji OEWGA nad decyzją o ustanowieniu międzysesyjnej grupy roboczej. Jej zadaniem będzie opracowanie dokumentu o lukach w prawie międzynarodowym w odniesieniu do praw osób starszych. RPO, który aktywnie uczestniczy w tej debacie, niezmiennie rekomenduje, aby Polska zagłosowała za powołaniem tej grupy.

Zastępca RPO prosi zatem prezes ZUS o stanowisko w sprawie pisma obywatelki. Zwraca się także o rozważenie  działań organizacyjno-technicznych umożliwiających osobom starszym, które chcą rozliczać się z ZUS na dotychczasowych zasadach, realizację ich uprawnień w tej formie, bądź ewentualnie - w przypadku niezbędności inicjatywy legislacyjnej - zasygnalizowanie konieczności jej zainicjowania właściwym organom.

Odpowiedź Gertrudy Uścińskiej, prezes ZUS

Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Do tej pory (od 2016 r.) obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich płatników składek - także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Według stanu na koniec 2022 r. profil na PUE ZUS ma:

•    93,71% płatników opłacających składki sam za siebie,
•    91,54% płatników rozliczających od 1-5 ubezpieczonych.

To oznacza, że ponad 2,3 min (z 2,5 min) małych płatników składek posiada już swój profil na PUE.

Aktualnie cały czas do dyspozycji klientów pozostają nasi doradcy, z którymi można skontaktować się osobiście lub zdalnie (poprzez e-wizytę). Nadal podejmowany jest też bezpośredni kontakt z płatnikami w  celu aktywowania dostępu do kont. Żaden płatnik składek nie pozostanie bez naszej pomocy.

Od 1 stycznia 2023 r. nie zmieniają się natomiast przepisy w zakresie sposobu składania dokumentów ubezpieczeniowych przez płatników składek. Płatnik składek, zgłaszający do ubezpieczeń do 5 ubezpieczanych, nadal ma możliwość przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (w tym deklaracji rozliczeniowych) w formie papierowej.

Jednocześnie zachęcamy wszystkich płatników składek do korzystania z elektronicznej formy kontaktu. Już dziś istnieją przepisy, które wskazują, że jedynym sposobem przekazywania do ZUS wniosków jest forma elektroniczna za pośrednictwem portalu PUE ZUS, np. wnioski o wsparcie w ramach Tarczy Antykryzysowej czy wnioski o świadczenia rodzinne. 

Ustawodawca w procesie legislacyjnym może wskazać, że jedynym sposobem przekazania do ZUS dokumentów/wniosków jest portal PUE ZUS. Wówczas bez profilu na PUE ZUS nie będzie możliwe załatwienie takiej sprawy a dodatkowo korespondencja, która będzie kierowana do płatników składek będzie trafiała wyłącznie elektronicznie na profil płatnika.

Warto też zaznaczyć, że na PUE ZUS płatnicy mają dostęp do wielu istotnych informacji. Dostępne są m.in:

•    informacje o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS,
•    informacje o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach,
•    informacja roczna dla płatnika składek,
•    deklaracje rozliczeniowe, które płatnik wysłał do ZUS,
•    lista osób zgłoszonych do ubezpieczeń,
•    lista pracowników na zwolnieniu lekarskim.

W 2022 roku realizowaliśmy szeroko zakrojoną akcję informacyjno-promocyjną w zakresie zakładania profili na PUE ZUS i możliwości korzystania z tego narzędzia. W szczególności informacje były kierowane do każdego płatnika składek, który jeszcze nie miał profilu na PUE ZUS. W odniesieniu do każdej takiej osoby podejmowaliśmy kontakt telefoniczny lub mailowy i przekazywaliśmy szczegółowe informacje i instrukcje postępowania. W wyniku tych działań ponad 65,6 tys. płatników założyło profile na PUE ZUS. Na poziomie lokalnym odbyło się ponad 700 wydarzeń, podczas których informowaliśmy o PUE oraz zakładaliśmy profile. W czasie tych wydarzeń ponad 1,7 tys. płatników zdecydowało się na założenie konta na PUE ZUS. Akcja informacyjna była prowadzona również w instytucjach współpracujących (urzędach gmin, miast itp.). W listopadzie i grudniu 2022 r. przeprowadziliśmy warsztaty online „Praktyczne informacje o PUE ZUS dla płatników składek". W warsztatach uczestniczyło prawie 500 osób. Podczas spotkań słuchacze byli aktywni i zadawali pytania w zakresie rejestracji profilu, udzielania pełnomocnictw czy konkretnych funkcji Platformy.

Dodatkowo na naszej stronie internetowej znajdują się aktualne informacje o obowiązku założenia przez płatników profili na PUE ZUS oraz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania , dzięki którym można pozyskać przydatne informacje. Instrukcje „krok po kroku" jak założyć PUE i jak z niego korzystać są też dostępne w kanale ZUS na YouTube. Informacje o obowiązkowych profilach pojawiały się również w mediach tradycyjnych - ogólnopolskich i lokalnych - oraz w mediach społecznościowych (profil ZUS na Linkedln, konto ZUS na Twitter).

ZUS ma duże doświadczenie we wdrażaniu projektów w zakresie elektronizacji różnych obszarów naszej działalności, istotnych dla różnych grup obywateli. Zawsze przeprowadzaliśmy takie akcje z dużym powodzeniem. Jako przykład podam wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich w 2018 roku (odpierając argumentację o wykluczeniu cyfrowym lekarzy i wysokiej średniej wieku personelu medycznego) czy wprowadzenie wyłączenie elektronicznego wnioskowania o świadczenia dla rodzin, o które ubiegają się osoby o różnych kompetencjach cyfrowych.

Należy również podkreślić, że na etapie uzgodnień i konsultacji projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadzającego obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS przez płatników składek, żaden z przepisów, który ostatecznie znalazł się w ustawie nie był wskazywany jako dyskryminujący ze względu na wiek i stan zdrowia.

VII.801.2.2022