Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Obywatel zwrócił się do Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o informacje o swym zmarłym krewnym, zatrudnionym w ZUS w okresie okupacji i po 1945 r. Chciał potwierdzić fakt zatrudnienia i otrzymać fotografię krewnego, aby przygotować pracę dyplomową na studia z zakresu genealogii
• Zakład najpierw wezwał go do przesłania dokumentów potwierdzających stopień pokrewieństwa ze zmarłym, później uznał, że informacje archiwalne nie mogą być udostępnione wnioskodawcy i pozostawił jego wniosek bez rozpoznania
• Zastępca RPO Stanisław Trociuk występuje w tej sprawie do ZUS. Jego zdaniem Zakład nie wziął pod uwagę, że wnioskodawca potrzebował w celach naukowych wyłącznie potwierdzenia zatrudnienie krewnego, a nie informacji o udzielanych mu świadczeniach. Pominięcie tego  budzi obawy pod kątem wolności badań naukowych i prawa do informacji o działalności instytucji wykonujących zadania publiczne lub gospodarujących majątkiem publicznym

Do Biura Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynął wniosek obywatela, który zwrócił się do Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z prośbą o udzielenie informacji o swoim zmarłym krewnym, zatrudnionym w ZUS w Warszawie w okresie okupacji oraz po wyzwoleniu w 1945 r. Wnioskodawcy zależało na potwierdzeniu faktu zatrudnienia i, przede wszystkim, otrzymaniu fotografii krewnego. W korespondencji z ZUS zaznaczył, że poszukuje informacji, ponieważ przygotowuje pracę na studia podyplomowe pn. ,,Genealogia. Teoria praktyka”. Potwierdziła to kierowniczka studiów w odpowiednim zaświadczeniu. Ponadto wnioskodawca poprosił o wyłączenie z udostępnianych materiałów jakichkolwiek danych dotyczących świadczeń przyznanych krewnemu, które mogłyby stanowić podstawę do odmowy przekazania informacji.

Dyrektor Departamentu Zarządzania Dokumentacją i Poligrafią ZUS zakwalifikował prośbę wnioskodawcy jako podanie w sprawie udostępnienia dokumentacji dotyczącej zmarłych członków rodziny, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe oraz ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Student został wezwany do uzupełnienia braków formalnych i przekazania dokumentów potwierdzających pokrewieństwo ze zmarłym.

Następnie Dyrektor powołał się na wytyczne nr 1 Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z 16 lutego 2024 r. w sprawie udostępniania informacji przetwarzanych w Zakładzie i ustawę z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z nimi ZUS nie ma obowiązku udostępniania danych archiwalnych. Korzystanie z zasobów archiwów zakładowych jest możliwe wyłącznie po zezwoleniu kierownika jednostki organizacyjnej. Co do zasady nie wydaje się zezwolenia na udostępnienie dokumentów źródłowych będących podstawą zapisów na kontach ubezpieczonych i kontach płatników składek, które są objęte tajemnicą prawnie chronioną. Jest to możliwe wyłącznie, jeżeli ustawodawca przewidział wyjątek od tajemnicy. ZUS stwierdził, że wnioskodawca nie spełnił tego warunku, wobec czego jego wniosek pozostawiono bez rozpoznania.

Wystąpienie ZRPO do Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

Zastępca RPO Stanisław Trociuk występuje w tej sprawie do Mariusza Jedynaka, członka Zarządu ZUS nadzorującego Pion Administracji i Zamówień Publicznych. Prosi o wyjaśnienie, na jakiej podstawie prawnej Zakład załatwia wnioski studentów, przedstawicieli społeczności akademickiej i naukowo-badawczej związane z prowadzonymi przez nich badaniami, a także, czy wykorzystuje do tego przepisy poświęcone udostępnianiu informacji publicznej lub ponownemu wykorzystywaniu informacji sektora publicznego.

Zdaniem Rzecznika ZUS w sprawie studenta nie wziął pod uwagę, że potrzebował on w celach naukowych przede wszystkim fotografii potwierdzającej zatrudnienie zmarłego krewnego w ZUS w Warszawie, a nie informacji o świadczeniach, które były mu udzielane. ZRPO stwierdza, że pominięcie tych okoliczności może budzić obawy w kontekście gwarantowanej każdemu w Konstytucji RP wolności badań naukowych, jak również w świetle prawa do informacji o działalności instytucji wykonujących zadania publiczne lub gospodarujących majątkiem publicznym.

VII.713.1.2025