Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Ubiegając się o urząd sędziego, adwokaci, radcowie prawni, notariusze i prokuratorzy przedkładają przykładowe akta prowadzonych spraw, gdzie m.in. są informacje objęte tajemnicą zawodową
• Akta te nie są anonimizowane, a kandydaci zwykle nie konsultują z dawnymi klientami wykorzystania dokumentów dotyczących ich prywatnych spraw w interesie własnym
• W efekcie, bez wyraźnej podstawy prawnej i bez zgody klientów informacje te są udostępniane m.in. prezesowi sądu, wizytatorom i członkom  Krajowej Rady Sądownictwa, sędziom, posłom, senatorom, Ministrowi Sprawiedliwości
• Stanowi to nieuprawnioną ingerencję w prawo do prywatności, może też negatywnie wpływać na rzetelność postępowania sądowego w przypadku ujawnienia informacji z akt niezakończonych spraw
• Rzecznik Praw Obywatelskich pisze w tej sprawie do Ministra Sprawiedliwości
• AKTUALIZACJA 5.09.2024: MS podjęło decyzję o wszczęciu prac legislacyjnych w celu wyłączenia - w ramach procedury konkursowej na wolne stanowisko sędziowskie - możliwości wskazywania przez prokuratorów sygnatur niezakończonych spraw postępowania przygotowawczego, albo spraw umorzonych z powodu niewykrycia sprawcy, umożliwienie adwokatom, radcom prawnym, radcom Prokuratorii Generalnej RP składania zanonimizowanych odpisów opinii prawnych i innych dokumentów oraz umożliwienie notariuszom przedstawiania zanonimizowanych akt postępowania notarialnego
• AKTUALIZACJA 24.10.2024: Dziękując za częściowe uwzględnienie postulatów, RPO prosi MS o ponowne rozważenie zmian także w zakresie ochrony tajemnicy radcowskiej, adwokackiej i Prokuratorii Generalnej.

RPO zwraca uwagę na systemowy problem braku należytych gwarancji poszanowania tajemnicy zawodowej przez adwokatów, radców prawnych, notariuszy i prokuratorów, którzy w ramach kandydowania na urząd sędziego przedkładają akta przykładowych prowadzonych przez siebie spraw.

Informacje objęte tajemnicą zawodową podlegają ochronie nie tylko na mocy przepisów rangi ustawowej, ale także Konstytucji RP i umów międzynarodowych, w ramach prawa do poszanowania życia prywatnego oraz tajemnicy komunikowania się (art. 47 i art. 49 Konstytucji RP oraz art. 8 ust. 1 Europejskiej Konwencji Praw Człowieka), a także prawa do rzetelnego procesu sądowego (art. 45 ust. 1 Konstytucji RP i art. 6 EKPC). 

Wyjątki od ochrony tajemnicy zawodowej powinny spełniać wymagania dla ograniczeń praw jednostki. Chodzi głównie o wymóg odpowiedniej podstawy ustawowej, precyzyjnie określającej sytuacje, w których prywatna informacja może zostać udostępniona lub ujawniona (art. 31 ust. 3 Konstytucji RP oraz art. 

Zgodnie z przepisami kandydaci na sędziów wykonujący zawód adwokata, radcy prawnego, radcy Prokuratorii Generalnej RP, notariusza, prokuratora lub sędziego zobowiązani są przedstawić wykaz sygnatur akt 50 spraw, które prowadzili. Prezes sądu wyznacza sędziego-wizytatora, który bada takie akta. 

Wobec kandydatów wykonujących zawód sędziego lub prokuratora, wizytator bada akta co najmniej 15 spraw spośród wskazanych, a także akta 10 spraw niezakończonych, przydzielonych kandydatowi do rozpoznania, w których od momentu pierwszej rejestracji upłynął najdłuższy okres, a także akta wszystkich spraw, gdzie referentem był kandydat, w których w ostatnich 2 latach były jakieś nieprawidłowości. W przypadku kandydata będącego adwokatem, radcą prawnym lub radcą Prokuratorii Generalnej RP, wizytator bada akta co najmniej 25 spraw lub opinii prawnych i innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa oraz akta spraw nieujętych w wykazie, o które może występować do prezesów sądów. W przypadku kandydata będącego notariuszem badanych jest co najmniej 25 aktów notarialnych. 

Potem zgłoszenie kandydata wraz z ocenami kwalifikacyjnymi i innymi dokumentami przekazywane jest do Krajowej Rady Sądownictwa. Jej przewodniczący zwraca się o akta osobowe kandydata i inne dokumenty do organów i instytucji.

Akta spraw mogą obejmować nie tylko publicznie dostępne orzeczenia sądowe czy opinie prawne, ale także pisma procesowe zawierające dane osobowe stron, faktury na firmę, umowy kredytowe, noty księgowe, zaświadczenia lekarskie, notatki z badań psychiatrycznych, protokoły zeznań (w tym również składanych za zamkniętymi drzwiami), wewnętrzne dokumenty dotyczące funkcjonowania organów władzy publicznej, notatki służbowe z czynności policji, opinie biegłych, sprawozdania z wywiadów środowiskowych w rodzinie i wiele innych dokumentów zawierających różnego rodzaju informacje dotyczące różnych aspektów życia prywatnego obywateli, którzy korzystali z usług prawnika bądź zetknęli się z organami ścigana czy wymiarem sprawiedliwości.

W takich aktach pojawiają się nie tylko dane klientów kandydatów, ale także wielu innych osób związanych ze sprawą, których dane w naturalny sposób są dokumentowane w ramach dochodzenia, śledztwa czy postępowania sądowego.

Z informacji z KRS wynika, że akta spraw przedkładanych przez kandydujących adwokatów, radców, notariuszy i prokuratorów nie są anonimizowane. Wszystko wskazuje też na to, że kandydaci nie konsultują ze swoimi dawnymi klientami zamiaru wykorzystania dokumentów dotyczących ich prywatnych spraw w interesie własnym, tj. w celu zgłoszenia swojej kandydatury na sędziego.

W konsekwencji bez wyraźnej podstawy prawnej i bez zgody klientów adwokaci, radcowie prawni, notariusze i prokuratorzy udostępniają informacje na temat ich spraw około kilkudziesięciu osobom biorącym udział w procedurze powołania na urząd sędziego - w tym prezesowi danego sądu, wizytatorom, członkom KRS (sędziom, posłom, senatorom, Ministrowi Sprawiedliwości).

Ta praktyka stanowi nie tylko nieuprawnioną ingerencję w prawo do prywatności, ale może również mieć negatywny wpływ na rzetelność postępowania sądowego w przypadku przedwczesnego ujawnienia informacji z akt spraw, które nie zostały prawomocnie rozstrzygnięte. Przepisy pusp oraz ustawy o KRS nie zakazują bowiem przedkładania przez kandydatów akt spraw niezakończonych.

Przepisy precyzyjnie określają wyjątki od tajemnic zawodowych. Od tajemnicy adwokackiej i radcowskiej są dwa, odnoszące się do informacji udostępnianych na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu lub przekazywanych na podstawie przepisów rozdziału 11a działu III Ordynacji podatkowej. Od tajemnicy notarialnej przewidziano te same dwa wyjątki, a dodatkowo także wyjątek odnoszący się do informacji udostępnianych na podstawie art. 30035 Kodeksu spółek handlowych. Od tajemnicy Prokuratorii Generalnej RP przewidziano tylko wyjątek odnoszący się do informacji udostępnianych na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. 

Jest możliwość zwolnienia z obowiązku zachowania tajemnicy radcowskiej, adwokackiej lub notarialnej wynikająca z przepisów o postępowaniu karnym, o komisji śledczej oraz o ochronie konkurencji i konsumentów. Przy tajemnicy prokuratorskiej przewidziano tylko jeden wyjątek - gdy prokurator składa zeznania jako świadek w postępowaniu przygotowawczym lub przed sądem. 

Brak jest zatem przepisu, który zwalniałby adwokatów, radców, notariuszy i prokuratorów z obowiązku zachowania tajemnicy w przypadku, gdy zdecydują się kandydować na urząd sędziego.

Komentatorzy od dawna stoją na stanowisku, że poza wyjątkami wyraźnie określonymi w ustawie, tajemnice zawodowe mają charakter absolutny - do tego stopnia, że nie może z nich zwolnić nawet klient adwokata, radcy prawnego czy notariusza. W orzecznictwie wskazuje się na publicznoprawny charakter tajemnicy, który powoduje, że nawet klient nie jest jej dysponentem.

Korporacja radcowska ustanowiła wprost zakaz korzystania z informacji i dokumentów w interesie własnym. W orzecznictwie uznaje się, że podobny zakaz obowiązuje także adwokatów. 

Doktryna prawnicza, korporacje zawodowe i sądy niezwykle restrykcyjnie podchodzą do ochrony tajemnicy zawodowej, ściśle interpretując przewidziane wyjątki. Nie można ich domniemywać czy wywodzić z pomocą pozajęzykowych metod wykładni.

W tym kontekście nie powinno ulegać wątpliwości, że udostępnianie przez kandydujących radców prawnych, adwokatów i notariuszy dokumentów ich spraw z danymi ich klientów, a także udostępnianie przez prokuratorów danych oskarżonych, podejrzanych, pokrzywdzonych i innych osób uczestniczących w postępowaniach karnych, stanowi naruszenie tajemnicy zawodowej. 

Niedopuszczalne jest wywodzenie dorozumianego wyjątku od tajemnicy zawodowej przez argumentację „z celów na środki", tj. uznanie, że skoro ustawa dopuszcza kandydowanie prokuratorów, radców prawnych, adwokatów i notariuszy i zobowiązuje ich do przedłożenia dokumentacji spraw, to są oni w tym zakresie zwolnieni z tajemnicy.

Marcin Wiącek zwraca się do ministra Adama Bodnara o przygotowanie projektu ustawy nowelizującej przepisy pusp, ustawy o KRS, Prawa o prokuraturze, Prawa o adwokaturze, Prawa o notariacie, ustawy o radcach prawnych oraz ustawy o Prokuratorii Generalnej RP, która:

• wprowadzi wyraźny wyjątek od wspomnianych tajemnic zawodowych, odnoszący się do zgłaszania własnych kandydatur w postępowaniu o powołanie na urząd sędziego;
• precyzyjnie określi zakres informacji, które mogą być udostępniane w ramach takiego postępowania. Należy rozważyć, czy niektóre rodzaje dokumentów nie powinny a priori zostać wyłączone z tej możliwości;
• wykluczy możliwość przedkładania akt sprawy - choćby tylko w formie odpisów - spraw niezakończonych;
• nałoży na kandydujących obowiązek anonimizacji danych z dokumentacji w celu zapewnienia maksymalnej ochrony prywatności klientów, stron i uczestników postępowania, podejrzanych, osób podejrzewanych i innych.

Odpowiedź Dariusza Mazura, podsekretarza stanu w MS

W związku z Pana wystąpieniem z dnia 24 maja 2024 r., znak VII.520.8.2022.JRO w którym zasygnalizowano istnienie problemu systemowego, „jakim jest brak należytych gwarancji poszanowania tajemnicy zawodowej przez adwokatów, radców prawnych, notariuszy i prokuratorów, którzy w ramach kandydowania na urząd sędziego przedkładają akta przykładowych prowadzonych przez siebie spraw” w Ministerstwie Sprawiedliwości przeprowadzono analizy przepisów ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 334, dalej: „u.s.p.”), ustawy z dnia 28 stycznia 2016 r. prawo o prokuraturze (Dz. U. z 2024 r., poz. 390, dalej: „pr. prok”), ustawy z dnia 15 grudnia 2016 r. o Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2023 r., poz. 1109, dalej: „u.P.G”), ustawy z dnia 26 maja 1982 r. prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2022 r., poz. 1184 z późn. zm., dalej: „pr. adw.”), ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 499, dalej: „u.r.p”), ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. prawo o notariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 1001, dalej: „pr. not.”) w zakresie określonym w wyżej wymienionym piśmie. Zwrócono się również o stanowisko do Prokuratury Krajowej.

Przeprowadzona kwerenda przepisów, a także wnioski przedstawione przez Prokuraturę, prowadzą do konkluzji jak poniżej.

W zakresie tajemnicy zawodowej adwokata i radcy prawnego oraz radcy Prokuratorii Generalnej RP wskazanie na potrzeby udziału w konkursie na urząd sędziego sygnatur 50 spraw sądowych różnej kategorii nie narusza tejże tajemnicy. Są to bowiem spraw sądowe nie objęte tajemnicą zawodową pełnomocników procesowych. W tym zakresie nie ma potrzeby interwencji legislacyjnej.

Potrzeba taka zachodzi natomiast w zakresie składania przez adwokatów, radców prawnych i radców Prokuratorii Generalnej RP odpisów opinii prawnych i innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa. Analogiczna sytuacja dotyczy notariuszy w zakresie akt postępowania notarialnego i aktów notarialnych. We wszystkich tych dokumentach mogą pojawić się dane wrażliwe (osobowe, majątkowe, handlowe itp.), które są objęte tajemnicą. W toku analiz uznano za wystarczające dla zapewnienia należytych gwarancji poszanowania tajemnicy zawodowej w tym zakresie anonimizację wskazanych wyżej dokumentów.

W przypadku tajemnicy postępowania przygotowawczego ustawodawca prima facie nakłada na kandydata będącego prokuratorem wskazanie sygnatur 50 spraw, w których prowadził lub nadzorował postępowanie przygotowawcze, sporządził akt oskarżenia lub środki zaskarżenia albo występował przed sądem lub składał pisma procesowe, a więc spraw zakończonych na etapie postępowania przygotowawczego. Jednak ustawodawca dopuszcza możliwość przedstawienia wykazu sygnatur akt wszystkich spraw, w przypadku mniejszej liczby spraw niż pięćdziesiąt (art. 57a § 2 in fine). Nie ulega wątpliwości, że zgodnie z ustawą, w takiej sytuacji kandydat może przedstawić sygnatury spraw będących w toku, a więc na etapie postępowania przygotowawczego. Treść powołanych wyżej regulacji przepisów wskazuje, że do naruszenia tajemnicy postępowania przygotowawczego może dojść w sytuacji, w której kandydat na wolne stanowisko sędziowskie w wykazie sygnatur akt spraw wskaże na akta postępowania przygotowawczego pozostającego w toku, prowadzonego przez prokuratora kandydującego na wolne stanowisko sędziowskie lub w przypadku, w którym kandydat przestał być referentem sprawy, w referacie innego prokuratora. Po drugie, w sytuacji, w której kandydat przedstawi w wykazie sygnaturę akt sprawy zakończonej umorzeniem postępowania przygotowawczego z powodu niewykrycia sprawcy. Po trzecie, w sytuacji, w której sędzia dokonujący oceny kwalifikacji kandydata zażąda przedstawienia przez właściwą jednostkę prokuratury akt spraw prowadzonych bądź nadzorowanych przez kandydata, w których nadal toczy się postępowanie przygotowawcze. Brak jest przepisu, który zwalniałby prokuratora z obowiązku zachowania tajemnicy w przypadku, gdy zdecyduje się kandydować na urząd sędziego. Udostępnienie danych oskarżonych, podejrzanych, pokrzywdzonych i innych uczestników postępowania przygotowawczego i innych materiałów oraz informacji aktowych na potrzeby kwalifikacji prokuratora w związku z wolnym stanowiskiem sędziowskim, w kontekście ochrony wolności i praw konstytucyjnych, nie zostało w sposób nie budzący wątpliwości uregulowane.

W wyniku powyższych ustaleń podjęto decyzję o wszczęciu prac legislacyjnych, których celem będzie wyłączenie możliwości wskazywania przez prokuratorów sygnatur niezakończonych spraw postępowania przygotowawczego, albo spraw umorzonych z powodu niewykrycia sprawcy, umożliwienie adwokatom, radcom prawnym, radcom Prokuratorii Generalnej RP składania zanonimizowanych odpisów opinii prawnych i innych dokumentów sporządzonych w związku ze stosowaniem lub tworzeniem prawa oraz umożliwienie notariuszom przedstawiania zanonimizowanych akt postępowania notarialnego wraz z zanonimizowanym aktem notarialnym w ramach procedury konkursowej na wolne stanowisko sędziowskie.

Kolejne pismo do MS

Dziękując za częściowe uwzględnienie postulatów, Marcin Wiącek prosi o ponowne rozważenie zmian także w zakresie ochrony tajemnicy radcowskiej, adwokackiej i Prokuratorii Generalnej.

Minister odpisał, że w zakresie tajemnicy zawodowej adwokata i radcy prawnego oraz radcy Prokuratorii Generalnej RP, wskazanie na potrzeby udziału w konkursie na urząd sędziego sygnatur 50 spraw sądowych różnej kategorii nie narusza tejże tajemnicy. Z ustaleń RPO wynika, że do KRS przekazywane są nie tylko sygnatury spraw, ale niekiedy także i akta z  danymi osobowymi: adresami stron, informacjami o sytuacji majątkowej, o umowach, zadłużeniu, relacjach rodzinnych czy intymnych itd. Nie istnieje zaś przepis prawa, który wskazywałby, że „sprawy sądowe nie są objęte tajemnicą zawodową”.

A nawet przy przyjęciu, że tajemnica adwokacko-radcowska nie obowiązuje w sprawach sądowych, to nie oznacza to  automatycznie, że nie obowiązuje ona także w relacjach pełnomocnika z KRS i że pełnomocnik może swobodnie dysponować danymi z pism procesowych w celu wspierania swojej kariery zawodowej.

W przekonaniu RPO w obecnym stanie prawnym brakuje zatem przepisów zabezpieczających dane osób występujących w sprawach sądowych prowadzonych przez ubiegających się o urząd sędziego radców i adwokatów. W praktyce z aktami spraw, których sygnatury wskazał kandydujący adwokat lub radca prawny, mogą zapoznawać się pracownicy Biura KRS i wszyscy członkowie KRS, także posłowie i senatorowie, Minister Sprawiedliwości i przedstawiciel Prezydenta RP.  Z punktu widzenia standardów ochrony danych osobowych, nie ma potrzeby, aby te osoby miały nieograniczony dostęp do akt spraw.

Dlatego RPO zwraca się do Dariusza Mazura o uregulowanie zasad udostępniania akt spraw prowadzonych przez kandydatów przez np. wyraźne zastrzeżenie, że  może się z nimi zapoznać się wyłącznie sędzia-wizytator lub też przez wprowadzenie obowiązku anonimizacji danych przy przekazywaniu  akt KRS.

VII.520.8.2022