Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Minął rok od dnia uchwalenia przez Sejm ustawy o ochronie sygnalistów, która wdrożyła unijną Dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 do polskiego porządku prawnego
• Rzecznik Praw Obywatelskich od sześciu miesięcy przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniu prawa za pośrednictwem wyznaczonych do tego kanałów
• Za analizę i obsługę zgłoszeń odpowiada Zespół do spraw Sygnalistów, który realizuje także określone w ustawie działania popularyzujące wiedzę o ochronie sygnalistów

Wpływy kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich poprzez kanały wskazane do dokonania zgłoszenia zewnętrznego są weryfikowane zgodnie z przepisami ustawy o ochronie sygnalistów. Od 27 grudnia 2024 roku do 30 czerwca 2025 roku do RPO skierowano ogółem 412 spraw, z czego Rzecznik przyjął 144 zgłoszenia zewnętrzne, które spełniały warunki określone w ustawie.

Obszary naruszeń prawa w zgłoszeniach zewnętrznych

Aby pismo mogło zostać zakwalifikowane jako zgłoszenie zewnętrzne w rozumieniu ustawy, musi spełniać określone kryteria. Przede wszystkim powinno:

• pochodzić od sygnalisty oraz
• dotyczyć naruszenia prawa w jednym z obszarów wskazanych w art. 3 ustawy.

W ciągu sześciu miesięcy najwięcej przyjętych przez RPO zgłoszeń zewnętrznych dotyczyło interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostek samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej. W mniejszym zakresie zgłoszenia dotyczyły np., ochrony prywatności i danych osobowych oraz zamówień publicznych. Warto zauważyć, że niektóre zgłoszenia zewnętrzne wskazują więcej niż jeden przedmiot naruszenia.

Wpływy, które nie zostały zweryfikowane jako zgłoszenia zewnętrzne w rozumieniu ustawy to najczęściej zgłoszenia niepochodzące od sygnalistów, a więc takie pisma, w których podana informacja nie została uzyskana w kontekście związanym z pracą. Do RPO wpływają także wnioski niemieszczące się w zakresie przedmiotowym ustawy o ochronie sygnalistów oraz pisma niedotyczące kompetencji Zespołu do spraw Sygnalistów. Pisma te mogą zawierać informacje o potencjalnych naruszeniach prawa, jednak ze względu na niespełnienie ustawowych przesłanek, nie mogą być dalej procedowane w trybie właściwym dla zgłoszeń zewnętrznych.

Zgodnie z art. 31 ust. 1 pkt 3 ustawy, Rzecznik przyjmuje i rozpatruje samodzielnie zgłoszenia zewnętrzne wtedy, gdy dotyczą one naruszenia konstytucyjnych praw i wolności i żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych.

Przez sześć miesięcy Rzecznik przyjął do samodzielnego rozpatrzenia 14 zgłoszeń dotyczących naruszeń konstytucyjnych praw i wolności człowieka i obywatela. W sprawach tych Rzecznik Praw Obywatelskich podejmuje działania następcze, o których sygnaliści zostaną poinformowani w terminie do 3 miesięcy do dnia przyjęcia zgłoszenia.

Zgłoszenia anonimowe

Rzecznik w ograniczonym zakresie dopuszcza możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych. W takim przypadku bierze pod uwagę wagę sprawy oraz jej znaczenie dla interesu publicznego. Od 27 grudnia 2024 roku do 31 czerwca 2025 roku Rzecznik przyjął 89 zgłoszeń dokonanych przez sygnalistów anonimowo. Po wstępnej weryfikacji 42 anonimowych zgłoszeń zostało przekazanych do organów publicznych odpowiednich do podjęcia działań następczych, które dopuszczają w swoich procedurach rozpatrywanie anonimowych zgłoszeń.

Kanały wybierane przez sygnalistów

Sygnalista, aby zgłosić naruszenie prawa, może wybrać jeden ze wskazanych przez Rzecznika kanałów kontaktu, które dają gwarancję ochrony poufności przewidzianą w ustawie. Niezmiennie najczęściej wybieranym przez sygnalistów kanałem zgłoszeń jest formularz. Ten sposób dokonania zgłoszenia pozwala na złożenie kompletnego pisma wraz z ewentualnymi załącznikami oraz można wybrać opcję zachowania anonimowości. Pozostałe metody, takie jak list, zgłoszenie osobiste czy infolinia są mniej popularne niż wniosek internetowy, lecz zgłaszający mają wiedzę o ich dostępności i korzystają z nich.

Rozpatrywanie wniosków dotyczących stosowania ustawy

Rzecznik Praw Obywatelskich przyjmuje także wnioski dotyczące niewłaściwego stosowania ustawy o ochronie sygnalistów przez podmioty publiczne. Sprawy te są rozpatrywane w oparciu o przepisy ustawy o Rzeczniku Praw Obywatelskich. Dotyczą one np. niewdrożenia lub niezapewnienia dostatecznych informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych u pracodawcy, ujawnienia danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenia prawa czy też podejmowanych działań odwetowych wobec sygnalisty w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem.

Udzielanie porad na temat praw i środków ochrony prawnej

Zadaniem Zespołu ds. Sygnalistów jest również udzielanie sygnalistom, osobom pomagającym w dokonaniu zgłoszenia, osobom powiązanym z sygnalistą, osobom prawnym lub innym jednostkom organizacyjnym pomagającym sygnaliście lub z nim powiązanym porad na temat praw i środków ochrony prawnej.

Od 27 grudnia 2024 roku do 31 czerwca 2025 roku Rzecznik udzielił odpowiedzi na 136 wniosków o poradę w zakresie stosowania ustawy o ochronie sygnalistów.

Wnioskujący najczęściej zwracają się z pytaniami na temat praw, jakie przysługują sygnaliście, na czym polega ochrona przed działaniami odwetowymi oraz jak dokonać zgłoszenia i czego może ono dotyczyć. Zespół do spraw Sygnalistów za pomocą dedykowanego formularza i infolinii otrzymuje także zapytania niedotyczące problematyki stosowania ustawy o ochronie sygnalistów. W takich sprawach nie jest możliwe udzielenie szczegółowej odpowiedzi.

Działania informacyjne i edukacyjne oraz współpraca międzynarodowa

Zespół do spraw Sygnalistów podejmuje różnorodne działania edukacyjne i popularyzujące tematykę ochrony praw sygnalistów oraz rozwija współpracę międzynarodową w zakresie ochrony sygnalistów.

W maju 2025 roku miała miejsce konferencja „Sygnaliści - wyzwania i perspektywy na przyszłość". Jej celem była ocena obecnego stanu prawnego oraz próba wypracowania rekomendacji na przyszłość w oparciu o dotychczasową praktykę stosowania ustawy o ochronie sygnalistów. Wydarzenie zgromadziło przedstawicieli administracji publicznej, instytucji kontrolnych, pracodawców i organizacji pozarządowych oraz cieszyło się dużym zainteresowaniem wśród osób zainteresowanych tematyką ochrony sygnalistów. Planowana jest także publikacja pokonferencyjna, która będzie wspierała dalsze działania na rzecz ochrony sygnalistów oraz przyczyni się do upowszechnienia wiedzy i zwiększenia świadomości społecznej.

Równie ważnym działaniem edukacyjnym realizującym zobowiązania ustawowe było zorganizowanie ogólnodostępnego webinaru pt. „Sygnaliści. Zgłaszanie naruszeń prawa...”, który został poprowadzony przez ekspertów z Zespołu do spraw Sygnalistów. Podczas spotkania uczestnikom przybliżone zostały kluczowe aspekty systemu ochrony sygnalistów, w tym uprawnienia zgłaszających, zasady poufności, przebieg postępowania oraz gwarancje ochrony przed działaniami odwetowymi. Wydarzenie cieszyło się dużym zainteresowaniem i planowane są kolejne wydarzenia w tej formule.

Zespół aktywnie uczestniczy również w europejskich strukturach dialogu instytucjonalnego. W czerwcu 2025 roku w Brukseli odbyło się zgromadzenie generalne członków sieci Network of European Integrity and Whistleblowing Authorities (NEIWA), na którym Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich było reprezentowane przez dyrektora Zespołu do Spraw Sygnalistów Marcina Malecko. W przyjętych podczas zgromadzenia rekomendacjach członkowie NEIWA zwrócili uwagę na m.in. potrzebę dalszego rozwoju edukacji dotyczącej sygnalistów, zasadność przyjmowania przez poszczególne organy rozwiązań umożliwiających skuteczne rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych i konieczność zbierania danych dotyczących skuteczności zgłoszeń i orzecznictwa sądowego w sprawach sygnalistów.

Sprawozdawczość

Rzecznik będzie także odpowiedzialny za przyjmowanie od organów publicznych sprawozdań zawierających dane statystyczne dotyczące zgłoszeń zewnętrznych. Sprawozdania za rok 2024 mogą zostać sporządzone łącznie ze sprawozdaniami za rok 2025.

Sprawozdanie za rok 2024 i 2025 organ publiczny przekazuje RPO w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jakie sprawozdanie jest sporządzone tj. do 31 marca 2026 r. Prace nad rozporządzeniem Rady Ministrów zawierającym wzór formularza są w toku, a planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów jest wyznaczony na II kwartał 2025 r.