Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Pracownik Biura Rzecznika Praw Obywatelskich bezskutecznie czekał na dołączenie do rozprawy zdalnej Sądu Apelacyjnego w Warszawie 
• Mimo że na ekranie wciąż miał informację, że nastąpi to automatycznie po zalogowaniu się organizatora spotkania, okazało się, że w tym czasie rozprawa trwała i nawet zapadł wyrok
• Takie problemy grożą bardzo poważnymi skutkami procesowymi: możliwością wydania orzeczenia w warunkach nieważności postępowania wskutek pozbawienia strony możliwości obrony jej praw
• Zastępca RPO Stanisław Trociuk pyta prezes SA Dorotę Markiewicz, czy sąd gwarantuje stronom możliwość weryfikowania prawidłowego połączenia i bieżącą informację, że rozprawa zdalna już się zaczęła oraz o skalę problemu 
• AKTUALIZACJA 9.10.2024:  Wiceprezes SA wyraziła ubolewanie z powodu opisanej sytuacji; można jednak przyjąć, że miała ona incydentalny charakter, gdyż zasadniczo nie są zgłaszane problemy z funkcjonowaniem platformy JITSI
• Prezes SA wydał zarazem zarządzenie przewidujące, że w zawiadomieniach o rozprawie zdalnej umieszczane będą informacje o  linku do rozprawy, konieczności użycia przeglądarki Chrome, zalecenia, aby link uruchamiać punktualnie w celu uniknięcia zawieszenia połączenia, konieczności wskazania mejlem numeru telefonu do kontaktu z osobą, która będzie uczestniczyła w rozprawie zdalnej oraz numeru telefonu protokolanta do kontaktu w dniu rozprawy

Rzecznik był stroną postępowania w jednej ze spraw przed Sądem Apelacyjnym w Warszawie , który wyznaczył rozprawę zdalną. W zawiadomieniu o rozprawie RPO przekazano link do niej , by pracownik BRPO mógł wziąć udział w rozprawie. 

W dniu rozprawy,  korzystając z przesłanego linku, połączył się on z platformą jitsi. Uzyskał widok ekranu, na który była informacja, że dołączenie do spotkania nastąpi automatycznie po zalogowaniu się przez organizatora spotkania. Ponieważ po upływie wyznaczonej na rozprawę godz. 10.00 nic się nie zmieniło, pracownik skontaktował się telefonicznie z pomocą techniczną (numer był widoczny na ekranie). 

Pracownik pomocy technicznej (z Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu) ustalił, że wygląd ekranu jest prawidłowy i strona postępowania prawidłowo skorzystała z linku;  uznał, że najprawdopodobniej nastąpiło opóźnienie rozprawy i należy po prostu nadal czekać, niczego nie zmieniając w połączeniu z platformą.

Wobec dalszego braku połączenia pracownik BRPO zadzwonił do Biura Obsługi Interesantów SA, gdzie uzyskał informację, że pracownik nie jest w stanie sprawdzić, czy rozprawa się rozpoczęła, czy też nadal jest opóźnienie, przy czym opóźnienie w rozpoczęciu rozprawy zdalnej jest rzeczą najzupełniej normalną. Podał adres maila, gdzie można upewnić się w tej kwestii. Po  40 minutach od wysłania maila pracownik BRPO dostał informację, że rozprawa rozpoczęła się o godz. 10.20 i obecnie trwa ogłaszanie wyroku. Na ostatnią wiadomość, dotyczącą wskazania kompetentnej osoby w SA, która mogłaby zweryfikować, na czym polegał błąd, który uniemożliwił dołączenie do rozprawy zdalnej, BRPO nie uzyskało odpowiedzi.

Opisana sytuacja wskazuje na to, że wobec niemożności dołączenia do rozprawy zdalnej w Sądzie Apelacyjnym w Warszawie, strona nie ma realnej możliwości szybkiego zweryfikowania, czy rozprawa zdalna rozpoczęła się, czy jest opóźniona, na czym polega ewentualny błąd i naprawienia go w sposób umożliwiający choćby spóźnione dołączenie do rozprawy zdalnej. Stwarza to realne niebezpieczeństwo, że strona postępowania, bez własnej winy, zostanie pozbawiona możności wzięcia udziału w sprawie. To zaś może mieć bardzo poważne skutki procesowe, może bowiem prowadzić do wydania orzeczenia w warunkach nieważności postępowania, spowodowanego pozbawieniem strony możliwości obrony jej praw.

A w zawiadomieniu o rozprawie zdalnej nie podano choćby telefonu do wsparcia technicznego, oferowanego przez Sąd Apelacyjny we Wrocławiu, zaś adres mailowy był podany wyłącznie jako miejsce, gdzie należy zgłosić własny adres poczty elektronicznej. 

Ponadto w zawiadomieniu znajduje się nieaktywny link do strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, na której ma się znajdować  obwieszczenie, o którym mowa w art. 151 § 9 k.p.c. Aby ustalić, o jakie obwieszczenie chodzi, każdy adresat musi się zapoznać się z art. 151 § 9 k.p.c. Wydaje się zatem, że zakres informacji przekazanych w zawiadomieniu o terminie rozprawy zdalnej nie uławia uczestnikom postępowania skutecznego dołączenia do takiej rozprawy.

ZRPO Stanisław Trociuk  prosi prezes Sądu Apelacyjnego w Warszawie o informacje co do możliwości zweryfikowania przez stronę, czy prawidłowo połączyła się z platformą Jitsi, a jeśli tak, to z jakiego powodu nie została dołączony do rozprawy zdalnej, do której link otrzymała w zawiadomieniu o terminie rozprawy zdalnej.

Pyta,  czy SA gwarantuje możliwość uzyskania bieżącej informacji o tym, czy dana rozprawa zdalna się rozpoczęła się, czy też jest opóźnienie. Zwraca się także o informacje na temat skali problemów i skarg od uczestników postępowań, którzy również nie byli w stanie dołączyć do rozprawy zdalnej - o ile sąd ma taką informację, o liczbie spraw w apelacji warszawskiej, w których została stwierdzona nieważność postępowania na skutek pozbawienia strony (uczestnika) możliwości udziału w rozprawie zdalnej wobec problemów technicznych z połączeniem.

ZRPO prosi również o rozważenie, czy aktualna treść zawiadomienia o rozprawie zdalnej nie powinna zostać zmodyfikowana tak, aby ułatwić obywatelom weryfikację, czy prawidłowo korzystają z linku do rozprawy zdalnej i zapewnić im skuteczne dołączenie.

Odpowiedź Pauliny Asłanowicz, wiceprezes Sądu Apelacyjnego w Warszawie

W odpowiedzi na pismo z dnia 26 lipca 2024 r. (IV.510.20.2020.KD), dotyczące problemów z uczestnictwem zdalnym na rozprawie w dniu 23 lipca 2024 r. (w sprawie o sygn. akt V ACa 1531/22) oraz braku informacji na temat wsparcia technicznego wyrażam ubolewanie z powodu zaistnienia opisanej w tym piśmie sytuacji. Można jednak przyjąć, że miała ona incydentalny charakter, gdyż zasadniczo nie są zgłaszane problemy z funkcjonowaniem platformy JITSI.

Analiza akt sprawy o sygnaturze V ACa 1531/22 prowadzonej przez V Wydział Cywilny Sądu Apelacyjnego w Warszawie wskazuje, że zarządzeniem z dnia 6 maja 2024 r. wyznaczony został termin rozprawy na dzień 6 maja 2024 r., następnie zmieniony na dzień 23 lipca 2024 r. O terminie zawiadomiono pełnomocników stron, interwenientów ubocznych oraz Rzecznika Praw Obywatelskich wraz z przesłaniem linku do rozprawy, informując o możliwości stawiennictwa na sali sądowej lub zgłoszenia zamiaru zdalnego udziału w posiedzeniu oraz informując o treści § 2, 3 oraz 6 - 8 art. 151 k.p.c., a także adresie strony internetowej zawierającej obwieszczenie, o którym mowa w § 9 tego przepisu i sposobie połączenia się do posiedzenia zdalnego.

W dniu 23 lipca 2024 r. uruchomiono rejestrację rozprawy o godzinie 10:20.39. Osobiście stawił się jeden z interwenientów ubocznych. W trybie zdalnym stawili się pełnomocnik powódki, pełnomocnik strony pozwanej oraz interwenientka uboczna. Odnotowano niestawiennictwo pełnomocnika Rzecznika Praw Obywatelskich. Rejestracja zakończyła się o godzinie 11:15.52.
Wyk. Paulina Aslanowicz 

Szablon zawiadomienia o rozprawie zdalnej stosowany w V Wydziale Cywilnym Sądu Apelacyjnego w Warszawie zawiera informacje o konieczności użycia przeglądarki Google Chrome, link do rozprawy oraz numer do kontaktu w dniu rozprawy ze wskazaniem, że kontakt możliwy jest wyłącznie za pośrednictwem wiadomości sms, jak i prośbę o wskazanie meilem, na podany adres, telefonu do kontaktu z osobą, która będzie uczestniczyła w rozprawie oraz problemów z połączeniem się.

Istotnie w zawiadomieniu o rozprawie skierowanym do Rzecznika Praw Obywatelskich nie podano numeru telefonu do kontaktu z salą rozpraw. Rozprawa odbyła się pomimo niestawiennictwa pełnomocnika Rzecznika Praw Obywatelskich, który został uznany za zawiadomionego o rozprawie.

Obecnie nie ma możliwości ustalenia, dlaczego zawiadomienie o rozprawie nie zawierało standardowych danych, z uwagi za zmiany kadrowe oraz upływ czasu. Osoba, która wykonywała zarządzenie o wyznaczeniu rozprawy, już nie pracuje w Wydziale V Cywilnym Sądu Apelacyjnego w Warszawie.

Trudności z połączeniem się i uczestnictwem w posiedzeniu w formie wideokonferencji mogą być skutkiem wpisania błędnego linku, słabej jakość połączenia internetowego lub użycia niewłaściwej przeglądarki. Uruchomienie linku punktualnie nie powoduje problemów. W przypadku uruchomienia linku na kilkanaście minut przed rozpoczęciem spotkania dochodzi niekiedy do zawieszenia linku i połączenia. Widok ekranu wideokonferencji pozostaje bez zmian. Ani uczestnicy ani sędzia prowadzący sprawę nie mają żadnej wiedzy o problemie, który wystąpił. W przypadku niestawiennictwa na rozprawie, zwykle sędziowie referenci podejmują decyzję o kontakcie telefonicznym ze stroną lub pełnomocnikiem celem ustalenia, czy nie zachodzą przeszkody techniczne z połączeniem się. Weryfikacja w tym zakresie jest możliwa, o ile podany został numer telefonu do kontaktu.

W Wydziałach I Cywilnym, VI Cywilnym oraz VII Gospodarczym i Własności Intelektualnej oraz III Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Apelacyjnego w Warszawie nie zostały zgłoszone inne, podobne przypadki. Problemy z funkcjonowaniem platformy rozwiązywane są na bieżąco, przy wsparciu Oddziału Informatycznego Sądu Apelacyjnego w Warszawie.

W celu usprawnienia kontaktu stron postępowania oraz pełnomocników stron z salą rozpraw podczas posiedzeń zdalnych Prezes Sądu Apelacyjnego w Warszawie, na podstawie art. 37b § 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. 2024.334 t.j.), wydał zarządzenie nr 28/2024 z dnia 20 września 2024 r. W zawiadomieniach o rozprawie zdalnej umieszczane będą informacje dotyczące linku do rozprawy, konieczności użycia przeglądarki Chrome, zalecenia, aby link 
uruchamiać punktualnie w celu uniknięcia zawieszenia połączenia, konieczności wskazania (co najmniej na jeden dzień przed terminem rozprawy) meilem (na podany adres) numeru telefonu do kontaktu z osobą, która będzie uczestniczyła w rozprawie zdalnej oraz numeru telefonu protokolanta do kontaktu w dniu rozprawy, ze wskazaniem możliwości komunikowania się wyłącznie za pośrednictwem wiadomości sms. Zarządzenie weszło w życie z dniem 23 września 2024 r. Nadto protokolanci w Wydziale III Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Apelacyjnego w Warszawie zostali wyposażeni w telefony komórkowe do kontaktu ze stronami oraz pełnomocnikami podczas rozprawy zdalnej.

IV.510.20.2020