Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Prezes UODO Jan Nowak dostał już pierwsze wyjaśnienia w sprawie farmy trolli w Ministerstwie Sprawiedliwości: z samego resortu i z KRS.
• Wyjaśnienia są jednak na tyle niewystarczające, że nie sposób na razie ustalić, w jakim kierunku pójdą kolejne działania Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• O działania Urzędu pytał Rzecznik Praw Obywatelskich.

Chodzi o sprawę farmy trolli w Ministerstwie Sprawiedliwości czyli o zorganizowany proceder szkalowania w mediach społecznościowych sędziów nieprzychylnych rządowej reformie wymiaru sprawiedliwości. Sprawa zakończyła się na razie dymisją wiceministra sprawiedliwości Łukasza Piebiaka i utratą stanowisk i delegacji kilku sędziów zatrudnionych w resorcie i KRS.

RPO zauważa jednak, że sprawa nie ma tylko moralnego wydźwięku – nosi bowiem znamiona poważnych naruszeń prawa. Informacje kolportowane o sędziach mogły bowiem pochodzić z teczek osobowych sędziów. Dlatego RPO pytał prezesa UODO - instytucji odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych obywateli, co udało mu się ustalić w tej sprawie.

Prezes Jan Nowak odpowiedział, że w ramach postępowań prowadzonych z urzędu uzyskał dotychczas odpowiednio: informacje od sekretarza stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości Michała Wójcika i od inspektora ochrony danych osobowych, radcy ministra w Ministerstwie Sprawiedliwości Tomasza Osmólskiego oraz wiceprezesa KRS Wiesława Johanna.

Po analizie tych informacji prezes Nowak zwrócił się zarówno do Ministerstwa Sprawiedliwości i do Krajowej Rady Sądownictwa o dalsze wyjaśnienia i dowody w sprawie. „Kolejne czynności Prezesa zależą od treści uzyskanych materiałów i dowodów oraz wynikami ich analizy”. Na obecnym etapie nie jest możliwe rozstrzyganie ani w przedmiocie dalszego przebiegu postępowań ani „kierunku działań” organu poza wskazaniem, że działania te realizowane są w ramach RODO.

Co wiadomo o postępowaniu w MS i danych, jakie są tam przechowywane

Wiceminister Wójcik i inspektor Osmólski napisali do PUODO, że nie ma dowodów na naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, a pytani o to dyrektorzy komórek Ministerstwa nie stwierdzili „wystąpienia incydentu o takim charakterze. Dotyczy to zarówno danych przetwarzanych w formie papierowej, jak również nie stwierdzono wycieku danych z systemów teleinformatycznych resortu”.

„Zaznaczyć należy, że podsekretarz stanu Łukasz Piebiak w ramach pełnionej funkcji uprawniony był do przetwarzania danych kadrowych sędziów, a także posiadał stosowane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie postępowanie wyjaśniające w tej sprawie wszczęła Prokuratura” – napisał Tomasz Osmólski. Dodał, że do chwili obecnej Prokuratura (podległa Ministrowi Sprawiedliwości – red.) nie przekazała informacji dotyczących wyników prowadzonego postępowania.

Inspektor Osmólski opisał też, jakie dane sędziów przechowywane są w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dokumentacja ta najczęściej powstaje w związku z inicjowanymi przez sędziego procesami kadrowymi - np. wniosek o przeniesienie na inne miejsce służbowe, wniosek o udzielenie urlopu dla poratowania zdrowia - i zawiera dane osobowe, w tym dane wrażliwe, które sędzia sam zdecydował się przekazać Ministrowi Sprawiedliwości na potrzeby rozpatrywania konkretnej sprawy).

Zapewnił, że dokumenty te nie są udostępniane poza budynkiem Ministerstwa Sprawiedliwości przy Al. Ujazdowskich 11.

Co wiadomo o sposobie przechowywania danych osobowych w Krajowej Radzie Sądownictwa

Krajowa Rada Sądownictwa dysponuje danymi osobowymi kandydatów na sędziów oraz samych sędziów ubiegających się o funkcje w wymiarze sprawiedliwości. Dane - w odniesieniu do postępowań nominacyjnych na stanowiska sędziowskie w sądach powszechnych - wpływają za pośrednictwem systemu teleinformatycznego „e-nominacje”. Jest to system, który prowadzi Minister Sprawiedliwości. Administratorami danych osobowych są: Minister Sprawiedliwości, prezesi właściwych sądów oraz Krajowa Rada Sądownictwa (są tam między innymi: numer PESEL, imię, nazwisko, imię ojca, imię matki, data urodzenia, miejsce urodzenia, stanowisko pracy, miejsce zamieszkania, miejsce pracy, stopnie wojskowe, tytuły naukowe, stan zdrowia w tym zaświadczenia: lekarskie i psychologiczne, informacje z Krajowego Rejestru Karnego, informacje sporządzoną przez policję).

Dane osobowe sędziów są również przetwarzane w systemie informatycznym wspomagającym obsługę wniosków o powołanie do pełnienia urzędu na stanowisku sędziego zwanym: „eKRS” - dostęp następuje poprzez spersonalizowany login i hasło członka Krajowej Rady Sądownictwa lub upoważnionego pracownika oraz w systemie informatycznym wspomagającym monitorowanie toku spraw z zakresu odpowiedzialności dyscyplinarnej sędziów zwanym: „eKRS rzecznik” - dostęp następuje poprzez spersonalizowany login i hasło Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych.

Akta osobowe uczestników postępowań toczących się przed Krajową Radą Sądownictwa po wpłynięciu do Biura Krajowej Rady Sądownictwa są przechowywane w pokojach Zespołu Spraw Osobowych Sędziów w Wydziale Organizacyjnym Biura Krajowej Rady Sądownictwa w oddzielnie zabezpieczonym skrzydle siedziby Rady. Dostęp do akt osobowych posiadają członkowie Krajowej Rady Sądownictwa i upoważnieni pracownicy Biura Krajowej Rady Sądownictwa. Akta osobowe są przechowywane w szafach metalowych zamykanych na klucz, zaś klucze te są przechowywane w sejfach (sędzia Johann podaje precyzyjnie, jakie są to typy szaf metalowych). Akta osobowe udostępniane są również członkom Krajowej Rady Sądownictwa w pomieszczeniach o ograniczonym dostępie.

Klucze do pomieszczeń przechowywane są na portierni w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym, a ich wydawanie i zwrot odnotowywane jest w odpowiedniej ewidencji.

Zdaniem Wiesława Johanna dane są więc przechowywane bezpiecznie, a z drugiej strony – do danych ujawnianych w aferze farmy trolli w MS można dotrzeć w inny sposób niż poprzez KRS.

VII.522.4.2019