Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Prezes UODO Jan Nowak dostał już wyjaśnienia w sprawie tzw. farmy trolli w Ministerstwie Sprawiedliwości: z samego resortu i z KRS
• Wyjaśnienia są jednak na tyle niewystarczające, że nie sposób na razie ustalić, w jakim kierunku pójdą kolejne działania Urzędu Ochrony Danych Osobowych
• O działania Urzędu pytał w 2019 r. Rzecznik Praw Obywatelskich
• AKTUALIZACJA: Nie zostało jeszcze zakończone śledztwo Prokuratury Okręgowej w Świdnicy ws. przekroczenia uprawnień przez funkcjonariuszy publicznych w Ministerstwie Sprawiedliwości. Dalsze czynności w postępowaniach PUODO są zatem uzależnione od wyniku tego postępowania karnego - odpowiedział prezes Urzędu.

Chodzi o sprawę zwaną przez media "farmą trolli w Ministerstwie Sprawiedliwości" czyli o zorganizowany proceder szkalowania w mediach społecznościowych sędziów nieprzychylnych rządowej reformie wymiaru sprawiedliwości. Sprawa zakończyła się dymisją wiceministra sprawiedliwości Łukasza Piebiaka i utratą stanowisk i delegacji kilku sędziów zatrudnionych w resorcie i KRS.

Ówczesny RPO podkreślał, że sprawa nie ma tylko moralnego wydźwięku – nosi bowiem znamiona poważnych naruszeń prawa. Informacje kolportowane o sędziach mogły bowiem pochodzić z teczek osobowych sędziów. Dlatego RPO pytał prezesa UODO - instytucji odpowiedzialnej za ochronę danych osobowych obywateli - co udało mu się ustalić w tej sprawie.

Prezes Jan Nowak odpowiadał, że w ramach postępowań prowadzonych z urzędu uzyskał  odpowiednio: informacje od sekretarza stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości Michała Wójcika i od inspektora ochrony danych osobowych, radcy ministra w Ministerstwie Sprawiedliwości Tomasza Osmólskiego oraz wiceprezesa KRS Wiesława Johanna.

Po analizie tych informacji prezes UODO zwrócił się zarówno do Ministerstwa Sprawiedliwości i do Krajowej Rady Sądownictwa o dalsze wyjaśnienia i dowody w sprawie. „Kolejne czynności Prezesa zależą od treści uzyskanych materiałów i dowodów oraz wynikami ich analizy”. Na obecnym etapie nie jest możliwe rozstrzyganie ani w przedmiocie dalszego przebiegu postępowań ani „kierunku działań” organu poza wskazaniem, że działania te realizowane są w ramach RODO.

Co wiadomo o postępowaniu w MS i danych, jakie są tam przechowywane

Wiceminister Wójcik i inspektor Osmólski napisali do PUODO, że nie ma dowodów na naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych w Ministerstwie Sprawiedliwości, a pytani o to dyrektorzy komórek Ministerstwa nie stwierdzili „wystąpienia incydentu o takim charakterze. Dotyczy to zarówno danych przetwarzanych w formie papierowej, jak również nie stwierdzono wycieku danych z systemów teleinformatycznych resortu”.

„Zaznaczyć należy, że podsekretarz stanu Łukasz Piebiak w ramach pełnionej funkcji uprawniony był do przetwarzania danych kadrowych sędziów, a także posiadał stosowane upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Jednocześnie postępowanie wyjaśniające w tej sprawie wszczęła Prokuratura” – napisał Tomasz Osmólski. Dodał, że do chwili obecnej Prokuratura (podległa Ministrowi Sprawiedliwości – red.) nie przekazała informacji dotyczących wyników prowadzonego postępowania.

Inspektor Osmólski opisał też, jakie dane sędziów przechowywane są w Ministerstwie Sprawiedliwości (Dokumentacja ta najczęściej powstaje w związku z inicjowanymi przez sędziego procesami kadrowymi - np. wniosek o przeniesienie na inne miejsce służbowe, wniosek o udzielenie urlopu dla poratowania zdrowia - i zawiera dane osobowe, w tym dane wrażliwe, które sędzia sam zdecydował się przekazać Ministrowi Sprawiedliwości na potrzeby rozpatrywania konkretnej sprawy).

Zapewnił, że dokumenty te nie są udostępniane poza budynkiem Ministerstwa Sprawiedliwości przy Al. Ujazdowskich 11.

Co wiadomo o sposobie przechowywania danych osobowych w Krajowej Radzie Sądownictwa

Krajowa Rada Sądownictwa dysponuje danymi osobowymi kandydatów na sędziów oraz samych sędziów ubiegających się o funkcje w wymiarze sprawiedliwości. Dane - w odniesieniu do postępowań nominacyjnych na stanowiska sędziowskie w sądach powszechnych - wpływają za pośrednictwem systemu teleinformatycznego „e-nominacje”. Jest to system, który prowadzi Minister Sprawiedliwości. Administratorami danych osobowych są: Minister Sprawiedliwości, prezesi właściwych sądów oraz Krajowa Rada Sądownictwa (są tam między innymi: numer PESEL, imię, nazwisko, imię ojca, imię matki, data urodzenia, miejsce urodzenia, stanowisko pracy, miejsce zamieszkania, miejsce pracy, stopnie wojskowe, tytuły naukowe, stan zdrowia w tym zaświadczenia: lekarskie i psychologiczne, informacje z Krajowego Rejestru Karnego, informacje sporządzoną przez policję).

Dane osobowe sędziów są również przetwarzane w systemie informatycznym wspomagającym obsługę wniosków o powołanie do pełnienia urzędu na stanowisku sędziego zwanym: „eKRS” - dostęp następuje poprzez spersonalizowany login i hasło członka Krajowej Rady Sądownictwa lub upoważnionego pracownika oraz w systemie informatycznym wspomagającym monitorowanie toku spraw z zakresu odpowiedzialności dyscyplinarnej sędziów zwanym: „eKRS rzecznik” - dostęp następuje poprzez spersonalizowany login i hasło Rzecznika Dyscyplinarnego Sędziów Sądów Powszechnych.

Akta osobowe uczestników postępowań toczących się przed Krajową Radą Sądownictwa po wpłynięciu do Biura Krajowej Rady Sądownictwa są przechowywane w pokojach Zespołu Spraw Osobowych Sędziów w Wydziale Organizacyjnym Biura Krajowej Rady Sądownictwa w oddzielnie zabezpieczonym skrzydle siedziby Rady. Dostęp do akt osobowych posiadają członkowie Krajowej Rady Sądownictwa i upoważnieni pracownicy Biura Krajowej Rady Sądownictwa. Akta osobowe są przechowywane w szafach metalowych zamykanych na klucz, zaś klucze te są przechowywane w sejfach (sędzia Johann podaje precyzyjnie, jakie są to typy szaf metalowych). Akta osobowe udostępniane są również członkom Krajowej Rady Sądownictwa w pomieszczeniach o ograniczonym dostępie.

Klucze do pomieszczeń przechowywane są na portierni w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym, a ich wydawanie i zwrot odnotowywane jest w odpowiedniej ewidencji.

Zdaniem Wiesława Johanna dane są więc przechowywane bezpiecznie, a z drugiej strony – do danych ujawnianych w aferze można dotrzeć w inny sposób niż poprzez KRS.

Odpowiedź Jana Nowaka, prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

W odpowiedzi na pismo Pana Rzecznika z dnia 25 lipca 2023 r. (znak: VII.522.4.2019.KSZ AG)  uprzejmie informuję, że postępowania prowadzone z urzędu w związku z doniesieniami medialnymi z dnia 19 sierpnia 2019 r. (publikacja pt. „Śledztwo Onetu. Farma trolli w Ministerstwie Sprawiedliwości, czyli za czynienie dobra nie wsadzamy” w serwisie internetowym wiadomosci.onet.pl) wskazującymi na podejrzenie zaistnienia nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych w Ministerstwie Sprawiedliwości z siedzibą w Warszawie przy Al. Ujazdowskich 11 (sygn. akt: ZSPU.440.1111.2019) oraz w Krajowej Radzie Sądownictwa z siedzibą w Warszawie przy ul. Rakowieckiej 30 (sygn. akt: ZSPU.440.1112.2019), nadal są w toku.

W szczególności z uzyskanych od Ministerstwa Sprawiedliwości wyjaśnień wynika, iż nie nastąpił wyciek danych osobowych sędziów ze zbiorów danych przetwarzanych w Ministerstwie Sprawiedliwości, bowiem wskutek przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego nie stwierdzono wystąpienia incydentu o takim charakterze.

Podobnie, w Krajowej Radzie Sądownictwa, jak wynika ze złożonych wyjaśnień, również nie stwierdzono naruszenia ochrony danych osobowych i nie odnotowano naruszeń związanych z dostępem do danych przez osoby nieuprawnione. Dodatkowo Krajowa Rada Sądownictwa wskazała, iż poza przetwarzaniem przez Krajową Radę Sądownictwa pozostają dane dotyczące stosunków towarzyskich, relacji pozasłużbowych, zainteresowań, poglądów politycznych, a także formy spędzania wolnego czasu przez sędziów.

Niemniej jednak, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w związku z uzyskanymi informacjami o prowadzonym przez Prokuraturę Regionalną w Lublinie, a obecnie Prokuraturę Okręgową w Świdnicy (sygn. akt PO I Ds 7.2021),  postępowaniu w sprawie przekroczenia uprawnień przez funkcjonariuszy publicznych pełniących funkcje w Ministerstwie Sprawiedliwości, w celu wszechstronnego wyjaśnienia okoliczności ww. spraw, zwrócił się do Prokuratury o informacje dotyczące ww. postępowania. Zauważyć bowiem należy, iż organy ścigania dysponują najszerszymi instrumentami prawnymi umożliwiającymi weryfikację prawdziwości doniesień na temat wskazanych nieprawidłowości.

I tak, począwszy od dnia 17 października 2019 r., Prezes UODO sukcesywnie występuje do Prokuratury o poinformowanie na jakim etapie znajduje się ww. śledztwo, a jeśli zostało zakończone, o przesłanie wydanego orzeczenia, jak również o przekazanie informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych sędziów, członków ich rodzin oraz osób im bliskich, opisanych w ww. publikacji, mogących mieć znaczenie dla prowadzonych przez organ ww. postępowań administracyjnych w procesie przetwarzania danych, realizowanym nie tylko w Ministerstwie Sprawiedliwości, ale również w Krajowej Radzie Sądownictwa.

Z ostatniego pisma Prokuratury z dnia 12 czerwca 2023 r. wynika, iż do chwili obecnej nie zostało jeszcze zakończone śledztwo (sygn. akt PO I Ds 7.2021). Postanowieniem Prokuratora Regionalnego we Wrocławiu z dnia 20 lutego 2023 r. (sygn. RP I Dsn 1.2021.Św) zostało ono przedłużone do dnia 21 sierpnia 2023 r. Jak wskazała Prokuratura, śledztwo aktualnie jest prowadzone w fazie in rem (postępowanie w sprawie), zaś podejmowane w jego toku czynności procesowe mają na celu poczynienie ustaleń faktycznych oraz zgromadzenie dowodów wskazujących na to, czy popełnione zostały będące przedmiotem ww. postępowania czyny z art. 231 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 2022 r. poz. 1138 ze zm.) i art. 107 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, względnie również inne. Ponadto, jak poinformowała Prokuratura, z uwagi na dobro wskazanego śledztwa w chwili obecnej nie mogą jeszcze zostać przekazane organowi informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w piśmie Prezesa UODO z dnia 7 czerwca 2023 r.

Dalsze czynności w ww. postępowaniach prowadzonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych są zatem uzależnione od wyniku ww. postępowania karnego.

VII.522.4.2019