Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Obywatele mają wątpliwości wobec obowiązku korzystania z prywatnych kont (profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna) dla realizacji zadań służbowych za pośrednictwem systemu e-doręczeń
• Rzecznik Praw Obywatelskich występuje w tej sprawie do wicepremiera, ministra cyfryzacji Krzysztofa Gawkowskiego 

Do Biura RPO wpłynęły skargi od obywateli w sprawie potencjalnego naruszenia prawa do prywatności (art. 47 Konstytucji RP) oraz prawa do ochrony danych osobowych (art. 51 Konstytucji RP) - w związku z wykorzystywaniem prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych.

Wątpliwości wnioskodawców budzi przede wszystkim obowiązek korzystania z prywatnych kont, takich jak profil zaufany, aplikacja mObywatel czy bankowość elektroniczna, w celu realizacji zadań służbowych wykonywanych za pośrednictwem systemu e-doręczeń, na podstawie przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych, które weszły w życie 1 stycznia 2025 r.

W podobnej sprawie z 2021 r. - podjętej w związku ze skargami pracowników inspekcji sanitarnej dotyczącymi funkcjonowania systemu SEPIS - Rzecznik wskazał na brak konkretnego przepisu prawa mogącego być podstawą żądania przez pracodawcę założenia profilu zaufanego przez pracownika i wykorzystywania go w celach służbowych . Tym samym wykonywanie takiego polecenia pracodawcy powinno być dobrowolne, za zgodą pracownika. 

Brak zgody lub jej wycofanie, nie może być natomiast podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika. Nie może też powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji. Nie może zwłaszcza być przyczyną odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Tamto stanowisko RPO zachowuje aktualność. W dobie postępującej cyfryzacji powstają jednakże nowe problemy i zagrożenia, które niosą za sobą przyjęte rozwiązania, zarówno  w sferze prawnej, jak i związanej z bezpieczeństwem w obrocie danymi.

Wątpliwości wnioskodawców obejmują szerokie grono pracowników z różnych sektorów, w tym pracowników samorządowych, służby cywilnej, pracowników socjalnych czy pracowników służby zdrowia. 

Wskazują oni na takie problemy i zagrożenia, jak brak wyraźnej podstawy prawnej do żądania od pracowników wykorzystywania prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych, ryzyko niekontrolowanego wycieku danych, w tym danych osobowych, z prywatnych kont i urządzeń, naruszenie zasady rozdziału sfery prywatnej i służbowej, brak odpowiedniego zabezpieczenia danych na prywatnych urządzeniach, czy brak możliwości odmowy wykorzystania prywatnych narzędzi do celów służbowych bez obawy o negatywne konsekwencje ze strony pracodawcy.

Na te kwestie uwagę zwracał również Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W odpowiedzi na swe wystąpienie został poinformowany przez MC, że w 2025 r. planowana jest obszerna nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych, której celem będzie usprawnienie tego systemu, z uwzględnieniem uwag podmiotów korzystających z doręczeń elektronicznych.

RPO Marcin Wiącek zwraca się do min. Krzysztofa Gawkowskiego o stanowisko w sprawie wykorzystywania prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych oraz poinformowanie o aktualnym stanie prac legislacyjnych, które zapewnią ochronę prawa do prywatności i ochrony danych osobowych pracowników.

Do czasu przyjęcia stosownych rozwiązań legislacyjnych, RPO   poddaje pod rozwagę zasadność podjęcia prac nad rekomendacjami w zakresie korzystania z prywatnych narzędzi elektronicznych do celów służbowych. 

Może się to się przyczynić do zwiększenia pewności prawa poprzez rozwianie zasygnalizowanych wątpliwości pracowników licznych sektorów oraz ograniczenia negatywnych praktyk pracodawców, a więc pośrednio także do ochrony praw pracowniczych w kontekście korzystania z prywatnych kont w celu realizacji zadań służbowych wykonywanych za pośrednictwem systemu e-doręczeń. 

Umiejętnie wprowadzone rekomendacje mogłyby przyczynić się do zwiększenia efektywności przyszłych rozwiązań legislacyjnych.

VII.563.3.2025