Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Pracownik, chcący skorzystać z dodatkowego urlopu wychowawczego w związku z niepełnosprawnością swego dziecka, musi przedstawić pracodawcy orzeczenie o jego niepełnosprawności, gdzie są dane wrażliwe, które powinny być szczególnie chronione
• W ocenie RPO nie ma uzasadnionej potrzeby, aby pracodawca przetwarzał tak szeroki zakres danych osobowych
• Wątpliwości budzi nie tylko przetwarzanie danych wrażliwych dziecka, ale także okres ich przechowywania i niemożność kwestionowania ich przetwarzania przez dziecko
• Marcin Wiącek zwraca się do minister rodziny, pracy i polityki społecznej Agnieszki Dziemianowicz-Bąk o rozważenie zasadności podjęcia odpowiedniej inicjatywy ustawodawczej
• - Pracodawca zobowiązany jest do ochrony wszystkich danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się z dokumentów przedłożonych mu przez pracownika o dodatkowy urlop wychowawczy – odpowiada minister Agnieszka Dziemianowicz-Bąk
• Wyjaśnia, że wszystkie wymagane dokumenty, które należy przedstawić pracodawcy, mają charakter dowodowy. Kopia orzeczenia stanowi podstawowy dowód udzielenia przez pracodawcę dodatkowego urlopu wychowawczego.
• Gdy okoliczności ujawnione w orzeczeniu mogłyby mieć negatywny wpływ na pracownika lub jego dziecko oraz istniałoby zagrożenie ujawnienia danych szczególnie chronionych, pracownik obowiązany jest przedstawić do wglądu pracodawcy kopię prawomocnego orzeczenia, a pracodawca na wniosku lub w notatce służbowej może sporządzić informację o orzeczeniu oraz poświadczyć zapoznanie się z jego treścią.

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpłynęła skarga na przetwarzanie danych osobowych dot. niepełnosprawności dziecka pracownika przez pracodawcę. Wskazano, że przepisy obligują pracownika, który chce skorzystać z dodatkowego urlopu wychowawczego w związku z niepełnosprawnością dziecka, do dołączenia do wniosku kopii orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka. Orzeczenia takie zawierają dane wrażliwe, które powinny być szczególnie chronione. Skarżąca ocenia, że obowiązujące przepisy godzą w prawo do prywatności i ochrony danych osobowych dzieci z niepełnosprawnościami.

RPO ocenia, że z perspektywy prawa do prywatności i ochrony danych osobowych ramy prawne w niewłaściwy sposób kształtują sytuację prawną takiego dziecka, zwłaszcza po uzyskaniu przez nie pełnoletności. Pracodawca uzyskuje bowiem dostęp do pełnej treści orzeczenia. Zawarty jest tam szeroki zakres danych osobowych, łącznie z danymi wrażliwymi dotyczącymi zdrowia i informacjami nt. koniecznej pomocy socjalnej.

W myśl art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy pracodawca jest w szczególności obowiązany: przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że pracodawca będzie przechowywał dane osobowe dziecka pracownika nawet po ustaniu stosunku pracy i osiągnięciu przez to dziecko pełnoletniości. 

Według RPO jest to trudne do zaakceptowania zarówno w świetle przepisów unijnych (zasada minimalizacji przetwarzania danych), jak również ustrojowych (zasada ochrony życia prywatnego).

Art. 9 ust. 1 RODO zabrania przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. Art. 9 ust. 2 RODO przewiduje wyjątki od tej zasady; dopuszcza  przetwarzanie tzw. danych wrażliwych, jeśli zostanie spełniona jedna ze wskazanych w tym przepisie przesłanek. Sytuacja taka ma m.in. miejsce, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Dokonując oceny kwestionowanych przepisów, należy mieć jednak także na uwadze zasadę minimalizacji przetwarzania danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Zgodnie z nią dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Zasada minimalizacji wprowadza kryteria ograniczające zbieranie i dalsze przetwarzanie danych osobowych. Odpowiada to motywowi 39 RODO, że dane osobowe powinny być przetwarzane tylko, gdy celu przetwarzania nie można w rozsądny sposób osiągnąć innymi sposobami. Dane muszą być odpowiednie i stosowne do osiągnięcia celu ich zebrania, lecz zarazem nie mogą być nadmierne. Przetwarzanie danych w zakresie zbędnym dla osiągnięcia celu oznacza zatem naruszenie RODO.

Prawo do prywatności, o którym stanowi art. 47 Konstytucji, zagwarantowane jest m.in. w aspekcie ochrony danych osobowych, przewidzianej w art. 51 Konstytucji RP. Może ono może podlegać ograniczeniom na zasadach art. 31 ust. 3 Konstytucji, ale musi to mieć formę ustawową i być proporcjonalne.

W ocenie RPO nie istnieje uzasadniona potrzeba, aby pracodawca przetwarzał tak szeroki zakres danych osobowych dziecka pracownika, jaki jest zawarty w orzeczeniu o niepełnosprawności/stopniu niepełnosprawności. Wątpliwości budzi nie tylko przetwarzanie danych wrażliwych dziecka, ale także okres ich przechowywania i niemożność kwestionowania przetwarzania tych danych przez dziecko.

Zdaniem RPO istnieją rozwiązania, które pozwoliłyby na osiągnięcie tożsamego celu (udzielenia dodatkowego urlopu wychowawczego) bez konieczności dołączania do wniosku kopii orzeczenia. Podobne stanowisko zajęła Rzeczniczka Praw Dziecka. Wątpliwości w tej kwestii przedstawiał również Prezes UODO. 

Rzecznik zwraca się do Pani Minister o rozważenie zasadności podjęcia inicjatywy ustawodawczej, wychodzącej naprzeciw temu problemowi.

Odpowiedź minister Agnieszki Dziemianowicz-Bąk

Pracownik zatrudniony co najmniej 6 miesięcy ma prawo do urlopu wychowawczego w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem zgodnie z art. 186 Kodeksu pracy. Wymiar urlopu wychowawczego wynosi do 36 miesięcy. Urlop jest udzielany na okres nie dłuższy niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia. Natomiast, jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika, może być udzielony dodatkowy urlop wychowawczy w wymiarze do 36 miesięcy, jednak na okres nie dłuższy niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia.

Treść wniosku oraz dokumenty, które należy dołączyć do tego wniosku, reguluje rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków (Dz. U. poz. 322). Zgodnie z § 19 ww. rozporządzenia wniosek o udzielenie pracownikowi urlopu wychowawczego albo jego części zawiera:

1. imię i nazwisko pracownika;
2. imię i nazwisko dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część;
3. wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop wychowawczy albo jego część na dane dziecko;
4. wskazanie okresu urlopu wychowawczego, który dotychczas został wykorzystany na dane dziecko;
5. określenie liczby części urlopu wychowawczego, z których dotychczas skorzystano na dane dziecko.

Do wniosku dołącza się:

1. oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania przez drugiego rodzica albo opiekuna dziecka z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic albo opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem; oświadczenie nie jest wymagane w razie ograniczenia drugiemu rodzicowi albo pozbawienia drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo ograniczenia albo zwolnienia z opieki drugiego opiekuna dziecka;
2. w przypadku, o którym mowa w pkt 1 - kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ograniczeniu albo pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o ograniczeniu albo zwolnieniu z opieki drugiego opiekuna dziecka albo dokumenty lub oświadczenie pracownika, że zachodzą niedające się usunąć przeszkody do uzyskania informacji od drugiego rodzica lub opiekuna dziecka o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi rodzic lub opiekun dziecka zamierza korzystać z urlopu wychowawczego w okresie objętym wnioskiem;
3. kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 3 Kodeksu pracy;
4. w przypadku wnioskowania o udzielenie urlopu wychowawczego w wymiarze 36 miesięcy albo o udzielenie części urlopu wychowawczego, której wymiar łącznie z dotychczas wykorzystanym wymiarem urlopu wychowawczego wyniesie 36 miesięcy:
      a) odpis skrócony aktu zgonu drugiego rodzica dziecka, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 9 pkt 1 Kodeksu pracy, albo
      b) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica dziecka albo dokument potwierdzający niepełnoletność drugiego rodzica dziecka, gdy rodzice nie są małżeństwem, albo kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 9 pkt 2 Kodeksu pracy, albo
      c) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu drugiego rodzica władzy rodzicielskiej albo o jej ograniczeniu lub zawieszeniu, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 9 pkt 3 Kodeksu pracy, albo
      d) kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi albo zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 10 zdanie pierwsze Kodeksu pracy.

Uprzejmie wyjaśniam, że wszystkie wymagane dokumenty, które należy przedstawić pracodawcy mają charakter dowodowy. Dokumentem stanowiącym podstawę do przyznania dodatkowego urlopu wychowawczego jest kopia prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, na które ma być udzielony urlop wychowawczy, w przypadku, o którym mowa w art. 186 § 3 Kodeksu pracy. Zatem z punktu widzenia pracodawcy podstawowym dokumentem poświadczającym niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności dziecka – i w konsekwencji zobowiązującym pracodawcę do udzielenia dodatkowego urlopu wychowawczego – jest ww. kopia prawomocnego orzeczenia.

Jednakże, w przypadku, gdy ujawnione okoliczności w ww. orzeczeniu mogłyby mieć negatywny wpływ na pracownika lub jego dziecko oraz istniałoby zagrożenie ujawnienia danych szczególnie chronionych, pracownik obowiązany jest przedstawić do wglądu pracodawcy kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka, a pracodawca na wniosku lub w notatce służbowej może sporządzić informację o ww. orzeczeniu oraz poświadczyć zapoznanie się z jego treścią. W przypadku kontroli pracodawcy przez Państwową Inspekcję Pracy, pracownik będzie zobowiązany do okazania ww. orzeczenia, ponieważ kopia orzeczenia stanowi podstawowy dowód udzielenia przez pracodawcę dodatkowego urlopu wychowawczego.

Ponadto, pragnę zwrócić uwagę, że pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2024 r. poz. 535). Wobec tego pracodawca zobowiązany jest, żeby w teczce osobowej gromadził dokumenty związane z zatrudnieniem konkretnej osoby, a nie dotyczące określonego stosunku pracy. Nie jest też możliwe założenie teczki grupowej, zawierającej dokumenty kilku pracowników. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci papierowej musi być szczególnie chroniona przed dostępem osób nieupoważnionych. Należy ją więc przechowywać w miejscu zabezpieczonym, np. w zamykanych szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają jedynie upoważnione osoby. Pracodawca musi też zadbać, aby warunki przechowywania dokumentów nie groziły ich utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem. Reasumując, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej pracowników prowadzonej w formie papierowej w warunkach umożliwiających zachowanie poufności (zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu Pracy) oraz zabezpieczających przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej), co koresponduje z zasadami ochrony danych osobowych wprowadzonymi od 25.5.2018 r. przez RODO. Dokumentacja pracownicza tworzona w formie papierowej powinna być zatem przechowywana w taki sposób, by nie miały do niej dostępu osoby, które nie mają stosownego upoważnienia administratora danych osobowych. Jeśli zatem omawiane dokumenty przechowywane są np. w pokoju działu kadr, do którego mają dostęp zainteresowani pracownicy, to powinny być zabezpieczone, np. przez umieszczenie w szafie zamkniętej na klucz. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza znajduje się w wyodrębnionym pomieszczeniu, wystarczającym zabezpieczeniem dostępności i poufności danych może być zamknięcie na klucz drzwi do tego pomieszczenia.

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy przez okres zatrudnienia pracownika, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (podstawowy okres przechowywania). Do dokumentacji tej ma też zastosowanie art. 94(4) Kodeksu pracy, z którego wynika, że jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1. jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu podstawowego okresu jej przechowywania;
2. powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – podstawowy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

Po wszystkich ww. okresach przechowywania pracownik ma jeszcze jeden miesiąc na odebranie dokumentacji, zatem do upływu tego okresu pracodawca nie może tej dokumentacji zniszczyć.

Podsumowując to pracodawca zobowiązany jest do ochrony wszystkich danych osobowych oraz do zachowania w tajemnicy informacji, o których dowiedział się z dokumentów przedłożonych mu przez pracownika o dodatkowy urlop wychowawczy.

VII.501.167.2024