Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• RPO otrzymuje wiele wniosków obywateli Ukrainy, beneficjentów ochrony czasowej, którzy wnosząc o nadanie numeru PESEL ze statusem UKR w urzędach gmin, napotkali na problemy wynikające ze sposobu, w jaki Straż Graniczna zarejestrowała ich wjazd do Polski 
• Według skarżących gminy odmawiają nadania PESEL ze statusem UKR osobom, których wjazdu SG nie zarejestrowała jako "ewakuacja/ochrona czasowa". Skarżący mają 30 dni na zarejestrowanie statusu UKR - w przeciwnym razie utracą ochronę 
• Jednocześnie osoby zainteresowane otrzymywały od różnych jednostek Straży Granicznej odmienne odpowiedzi dotyczące możliwości poprawienia danych o przekroczeniu granicy
• Biuro RPO wystąpiło do Komendy Głównej Straży Granicznej o wyjaśnienia. Z odpowiedzi wynika, że Ukraińcy muszą złożyć wniosek o korektę wpisu do właściwej placówki Straży Granicznej, o czym wszystkie placówki zostały poinformowane

RPO wskazuje, że ani ustawa o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP, ani ustawa o ewidencji ludności, które regulują kwestię nadawania PESEL ze statusem UKR, nie wprowadzają wymogu rejestracji wjazdu wnioskodawcy w taki sposób. Gminy miały jednak informować cudzoziemców, że negatywna weryfikacja w systemie SG uniemożliwia przyjęcie wniosku o PESEL ze statusem UKR. Jeden z urzędników powołał się na instrukcję MSWiA, której jednak nie udostępnił petentowi.

Po takich odmowach wielu wnioskodawców zwróciło się do SG o zmiany czy korekty w rejestrze KGSG. Odpowiedzi dla tych osób od różnych organów SG znacznie się różnią, a niektóre wręcz wzajemnie się wykluczają.

Osoby, które zwróciły się  do komendantów placówek SG miały spotkać się z następującymi reakcjami:

• organ SG dokonał stosownej zmiany w rejestrze KGSG, jednakże przy ponownej próbie złożeniu wniosku w organie gminy weryfikacja w systemie SG ponownie dała wynik negatywny,
• organ SG dokonał stosownej zmiany w rejestrze KGSG i cudzoziemcy otrzymali numer PESEL ze statusem UKR,
• organ SG poinformował cudzoziemców, iż w celu dokonania korekty powinni oni zwracać się bezpośrednio do KGSG,
• organ SG poinformował cudzoziemców, iż nie ma możliwości dokonywania zmian w systemie KGSG, wskazując  ze „od dnia 5 marca 2026 r. brak jest możliwości odnowienia statusu UKR na skutek złożenia stosownego oświadczenie w trakcie wjazdu na terytorium RP” oraz że nadawanie PESEL ze statusem UKR jest wyłączną kompetencją organu gminy.

Z zupełnie innym stanowiskiem spotkały się jednak osoby, które zwróciły się do Zarządu do Spraw Cudzoziemców KGSG. Jeden z cudzoziemców został poinformowany, że nie ma możliwości  zmiany w rejestrze. Przedstawiciel ZdSC KGSG wskazał także, iż organ gminy może nadać numer PESEL ze statusem UKR wyłącznie osobom, których wjazd został zarejestrowany jako "ewakuacja/ochrona czasowa" – taka rejestracja następuje zaś tylko w sytuacji, w której podczas odprawy cudzoziemiec przekaże wyraźną informacje o chęci korzystania z ochrony czasowej. Przedstawiciel ZdSC KGSG nie przedstawił żadnej podstawy prawnej takiej interpretacji, poza ogólnym powołaniem się przepisy ustawy o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz ustawy o ewidencji ludności.

Część cudzoziemców wskazywała także, że podczas przekraczania granicy informowała funkcjonariuszy SG o chęci korzystania z ochrony czasowej na terytorium RP, jednakże ich wjazd i tak nie został zarejestrowany jako "ewakuacja/ochrona czasowa".

Biuro RPO wystąpiło do ZdSC KG SG o odniesienie się do powyższych informacji i :

• wyjaśnienie, czy ZdSC uznaje rejestrację wjazdu cudzoziemca jako "ewakuacja/ochrona czasowa" w wyniku złożenia przez cudzoziemca stosownego oświadczenia podczas odprawy granicznej za przesłankę konieczną dla nadania numeru PESEL ze statusem UKR przez organ gminy. Jeżeli tak, bardzo proszę o wskazanie dokładnej podstawy prawnej dla przyjęcia takiej interpretacji. Jeśli przyjęcie takiej interpretacji nie wynika z przepisów prawa, a np. z wewnętrznych wytycznych MSWiA lub KGSG, bardzo proszę o przesłanie do Biura RPO kopii/skanu takiego dokumentu i o poinformowanie Rzecznika, w jaki sposób osoby chcące korzystać z ochrony czasowej na terytorium RP są informowane o istnieniu takiego wymogu;
• poinformowanie czy istnieje możliwość dokonania późniejszej korekty w rejestrze prowadzonym przez KGSG poprzez rejestrację wjazdu cudzoziemca na terytorium RP jako "ewakuacja/ochrona czasowa". Jeżeli tak, bardzo proszę o informację do jakiego organu cudzoziemcy powinni kierować wnioski o dokonanie takiej zmiany. Jeżeli nie, proszę o wskazanie podstawy prawnej,
• wyjaśnienie rozbieżności w stanowiskach prezentowanych przez różne organy Straży Granicznej,
• odniesienie się do informacji o cudzoziemcach, których wjazd na terytorium RP nie został zarejestrowany jako "ewakuacja/ochrona czasowa", pomimo tego, iż podczas przekraczania granicy z Polską informowali oni funkcjonariuszy Straży Granicznej o chęci korzystania z ochrony czasowej na terytorium RP.

Odpowiedź Komendy Głównej Straży Granicznej

W odpowiedzi KGSG podkreśliła, że nadawanie numeru PESEL ze statusem UKR należy do kompetencji organów gmin. Straż Graniczna odpowiada natomiast za rejestrowanie informacji przekazywanych przez cudzoziemca podczas kontroli granicznej.

Według KGSG każda osoba deklarująca podczas odprawy zamiar korzystania z ochrony czasowej powinna zostać odpowiednio zarejestrowana w systemach Straży Granicznej. Jednocześnie KGSG wskazała, że nie wydawała wytycznych uzależniających możliwość uzyskania numeru PESEL ze statusem UKR od określonego sposobu rejestracji wjazdu.

Szczególnie istotne jest stanowisko KGSG dotyczące korekty danych. Komenda poinformowała, że 23 czerwca 2026 r. polecono wszystkim funkcjonariuszom rozpatrującym wnioski obywateli Ukrainy o zmianę danych dotyczących zakończonej odprawy granicznej, aby przeprowadzali indywidualną analizę każdej sprawy i w uzasadnionych przypadkach dokonywali odpowiedniej modyfikacji wpisu. Oznacza to, że osoby, które uważają, że ich wjazd został nieprawidłowo zarejestrowany, mogą występować z wnioskiem o korektę do właściwej placówki Straży Granicznej.

KGSG wyjaśniła także, że różnice w odpowiedziach udzielanych przez poszczególne jednostki Straży Granicznej wynikają przede wszystkim z odmiennych okoliczności konkretnych spraw. Jednostki terenowe oceniają indywidualne przypadki na podstawie zgromadzonych informacji, podczas gdy Komenda Główna przedstawia ogólne wyjaśnienia dotyczące obowiązujących procedur.

ZPM.540.203.2026