Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Aby zarejestrować dziecko w Urzędzie Stanu Cywilnego rodzice dzieci, które urodziły się martwe, muszą dostarczyć do USC kartę martwego urodzenia wystawioną przed podmiot leczniczy
• W karcie znajdują się m.in. informacje o płci dziecka, jego wymiarach, wcześniejszych ciążach i porodach, wykształceniu rodziców, miejscu zamieszkania czy okresie zamieszkiwania w danym miejscu. Są gromadzone w celach statystycznych
• Zdaniem RPO nie wszystkie dane znajdujące się w karcie, zwłaszcza dane wrażliwe, są niezbędne do sporządzenia aktu urodzenia dziecka, a dla celów statystycznych powinny być anonimizowane
• Zakres danych oraz ich przetwarzanie przez USC budzi wątpliwości Rzecznika, dlatego pisze w tej sprawie do pełnomocnika Prezesa Rady Ministrów ds. reformy regulacji administracyjnych związanych z ruchem naturalnym ludności i ochrony miejsc pamięci. Zwraca uwagę, że wątpliwości dotyczą też projektowanych przepisów
• AKTUALIZACJA:  Zbierane będą wyłącznie dane niezbędne do realizacji założonych celów, a sama procedura pozyskiwania tych informacji będzie zdecydowanie mniej uciążliwa dla osób znajdujących się wszakże w trudnych sytuacjach życiowych - głosi odpowiedź (całość w załączniku)

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi wskazujące na problem związany z przetwarzaniem danych osobowych zawartych w karcie martwego urodzenia.

Z analizy tych skarg i przepisów regulujących kartę martwego urodzenia wynika, że zarówno aktualne regulacje, jak i projektowane przepisy w tym zakresie budzą wątpliwości z punktu widzenia prawa do prywatności i prawa do ochrony danych osobowych.

Wątpliwości dotyczące zakresu danych gromadzonych w karcie martwego urodzenia

Kwestie dotyczące karty martwego urodzenia reguluje art. 144 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. - Prawo o aktach stanu cywilnego. Ma on charakter przejściowy i aktualnie jego obowiązywanie zostało przedłużone do 1 stycznia 2024 r. Zgodnie przepisami karta martwego urodzenia zawiera:

• dane medyczne, dotyczące: stanu zdrowia dziecka (długość, ciężar ciała), ciąży i porodu (okres trwania ciąży, wielorakość i miejsce porodu) oraz poprzednich ciąży i porodów (liczba dzieci urodzonych zdrowo i martwo, data poprzedniego porodu),
• dane dotyczące rodziców dziecka (miejsca zamieszkania, okres przebywania na terytorium RP, na obszarze danej gminy, wykształcenia),
• w tym dane identyfikacyjne matkę dziecka (imię, nazwisko, nazwisko rodowe, data i miejsce urodzenia, nr PESEL).

W myśl ustawy dane te są zbierane w celach statystycznych.

W pismach kierowanych do Rzecznika wnioskodawczynie wyrażają ból, jaki przeżywają po stracie dziecka i dodatkowo w związku z kompletowaniem dokumentacji do ZUS (gdzie muszą dostarczyć akt urodzenia). Zgłaszają zastrzeżenia co do konieczności zbierania tak szczegółowych danych osobowych.

W jednej ze skarg zwrócono uwagę na to, że przez wczesne poronienie lekarz nie mógł jeszcze określić płci dziecka wzrokowo. Wnioskodawczyni musiała zebrać materiał po poronieniu do kubeczka, bo tylko na takiej podstawie można było określić wymaganą przez USC płeć dziecka. Do tego musiała podać informacje o wykształceniu, długości miejsca zamieszkania, wymiarach dziecka.

Akt urodzenia sporządza się na podstawie karty urodzenia albo karty martwego urodzenia przekazanej przez podmiot leczniczy oraz protokołu zgłoszenia urodzenia. Zdaniem Rzecznika do sporządzenia aktu urodzenia nie są jednak wymagane wszystkie dane zawarte w karcie martwego urodzenia, zwłaszcza dane wrażliwe matki dziecka, czy dane dotyczące wykształcenia rodziców, miejsca zamieszkania i pobytu na danym terytorium. 

Wątpliwości budzi więc przetwarzanie danych zawartych w karcie martwego urodzenia przez kierownika urzędu stanu cywilnego w zakresie szerszym niż jest on niezbędny do sporządzenia aktu urodzenia dziecka.

Ponadto wątpliwości budzi konieczność zbierania danych dotyczących wykształcenia rodziców, miejsca zamieszkania i pobytu na terenie danej gminy czy też szczegółowych danych identyfikujących matkę dziecka przez służby statystyki publicznej. Skoro bowiem informacje te mają służyć celom statystycznym to karty martwego urodzenia nie powinny być przekazywane w pełnym zakresie, lecz w postaci zaanonimizowanej.

Z uwagi na określoną rozporządzeniem RODO zasadę minimalizacji danych, wątpliwości budzi zarówno zakres informacji zawartych w karcie martwego urodzenia (gromadzonych w jednym formularzu), jak i to, że są one przetwarzane w pełnym zakresie przez wszystkie wskazane podmioty, tj. podmiot leczniczy, kierownika urzędu stanu cywilnego oraz urząd statystyczny. Ilość i zakres zbieranych i przetwarzanych danych muszą być bowiem odpowiednie i niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania.

Projektowane regulacje również budzą wątpliwości z punktu widzenia niezbędności ich gromadzenia

RPO zwraca też uwagę, że choć aktualne regulacje dotyczące karty martwego urodzenia miały mieć charakter przejściowy, to w takim kształcie obowiązują od 2016 r. i ich obowiązywanie zostało przedłużone o kolejny rok. Projektowane regulacje są dopiero na etapie konsultacji międzyresortowych i co istotne - również budzą wątpliwości.

Zakres danych, przewidziany w projektowanych przepisach dotyczących karty urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu, jest podobny do aktualnie obowiązującego w karcie martwego urodzenia. Projektowane przepisy przewidują, że dane gromadzone przez podmiot leczniczy nie będą następnie przetwarzane przez kierownika urzędu stanu cywilnego w pełnym zakresie.

Jednak zgodnie z projektem karta urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu jest przekazywana: 1) Prezesowi Głównego Urzędu Statystycznego; 2) Dyrektorowi Narodowego Instytutu Zdrowia Publicznego PZH – Państwowemu Instytutowi Badawczemu w pełnym zakresie, wymagając podania szczegółowych danych identyfikujących matkę dziecka: imię, nazwisko, nazwisko rodowe, nr PESEL, datę i miejsce urodzenia, a także dodatkowo adres zamieszkania matki.

Co istotne dane te są przekazywane również do innych podmiotów uprawnionych na podstawie odrębnych przepisów i w zakresie wskazanym w tych przepisach. Projekt nie określa jednak ani kręgu tych podmiotów, ani zakresu ustaw.

Projektowane przepisy wprowadzające przewidują również podanie informacji o miejscu zamieszkania, pobytu, czy też wykształceniu, które są wymagane w formularzu zgłoszenia urodzenia. Dodatkowo wymagane jest podanie także stanu cywilnego matki i ojca dziecka w chwili urodzenia dziecka i daty zawarcia małżeństwa dla urodzeń małżeńskich. Dane te również są przetwarzane w celach statystycznych.

Zakres zbieranych danych osobowych w projektowanych przepisach również budzi poważne wątpliwości z punktu widzenia ich niezbędności do realizacji zakładanego celu.

W związku tym RPO Marcin Wiącek prosi pełnomocnika Prezesa Rady Ministrów do spraw reformy regulacji administracyjnych związanych z ruchem naturalnym ludności i ochrony miejsc pamięci Wojciecha Labudę o odniesienie się do wskazanych wątpliwości co do zakresu przetwarzania danych osobowych, a także niezbędności ich przetwarzania w celu statystycznym oraz uwzględnienie wskazanych uwag w projektowanych regulacjach.

VII.501.11.2023