Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Minął rok od wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów w części dotyczącej zgłoszeń wewnętrznych
• Jesienią zeszłego roku polscy pracodawcy stanęli przed wyzwaniem wdrożenia nowych procedur w swoich organizacjach
• Dziś kolejnym zadaniem jest upowszechnianie wiedzy o zasadach ochrony sygnalistów i zapewnienie rzeczywistego funkcjonowania nowych procedur

Obowiązki organizacji

Ustawa nakłada szczególny obowiązek na pracodawców. Od 25 września 2024 r. firmy i instytucje, które zatrudniają co najmniej 50 osób, zobowiązane są zapewnić swoim pracownikom jasny i bezpieczny system zgłoszeń wewnętrznych. Celem tego mechanizmu jest umożliwienie organizacji szybkiego reagowania na nadużycia. Dzięki temu podmiot ma szansę sprawnie zidentyfikować ryzyko, wdrożyć odpowiednie działania naprawcze oraz zapobiec potencjalnym stratom finansowym i reputacyjnym.

Warto po raz kolejny przypomnieć, że sprawne funkcjonowanie systemu zgłoszeń wewnętrznych leży w interesie pracodawców, ponieważ umożliwia im dostęp do ważnych informacji na temat funkcjonowania ich organizacji. Ewentualne zgłoszenia nie powinny wywoływać u nich obaw. Wręcz przeciwnie! Warto, aby dokładali starań, by potencjalni sygnaliści czuli się w organizacji bezpiecznie.

Znaczenie nowych przepisów

W pierwszym roku stosowania ustawy nie odnotowano bardzo dużej liczby zgłoszeń sygnalistów. Wskazuje to na konieczność kontynuowania działań edukacyjnych i informacyjnych, które miałyby na celu usprawnienie wdrażania nowych przepisów oraz popularyzację wiedzy o ochronie sygnalistów. Rzecznik Praw Obywatelskich zauważa, że liczba zgłoszeń zewnętrznych utrzymuje się na stałym poziomie, co dowodzi, że przyjęte procedury mają potencjał do realizacji przypisanych im funkcji. Ponadto, w porównaniu z innymi krajami UE, w Polsce zgłoszeń jest znacznie więcej niż w analogicznym okresie w sąsiednich państwach członkowskich. Coraz więcej osób, którym nie jest obojętne dobro ogółu, decyduje się na skorzystanie z formy ochrony interesu publicznego i bezpieczeństwa, jaką jest zgłoszenie sygnalistyczne.

Ustawa o ochronie sygnalistów może odgrywać ważną rolę nie tylko w codziennym funkcjonowaniu organizacji. Zgłoszenia sygnalistów być może pomogłyby zapobiec katastrofom ekologicznym na przykład takim jak ta na Odrze w 2022 r. Sprawne funkcjonowanie systemu zgłoszeń mogłoby ograniczyć negatywne skutki takich zdarzeń.

Zgłoszenia sygnalistów: od bezpieczeństwa po finanse publiczne

W ciągu pierwszych miesięcy obowiązywania ustawy do RPO wpływały zgłoszenia dotyczące m.in. naruszeń prawa w obszarze zamówień publicznych (art. 3 ust. 1 pkt 2), których przedmiotem było np. fałszowanie dokumentacji, zawieranie fikcyjnych umów, wypłacanie wynagrodzeń za świadczenia, które w rzeczywistości nie zostały wykonane czy przygotowywanie przetargów pod konkretnego wykonawcę. Sygnaliści informowali także o zagrożeniach dla bezpieczeństwa produktów i osób (art. 3 ust. 1 pkt 5), a były to m.in. przypadki dopuszczania do pracy osób nieuprawnionych czy realizacji inwestycji niezgodnie ze standardami sztuki budowlanej.

Zgłoszenia sygnalistów dotyczyły również ochrony środowiska (art. 3 ust. 1 pkt 7). Informowali oni o wywozie odpadów do lasu, o realizacji inwestycji bez wymaganych pozwoleń i uzgodnień środowiskowych oraz o niewłaściwym gospodarowaniu odpadami.

Ponadto RPO otrzymywał sygnały o nieuczciwych praktykach w badaniach żywności i pasz (art. 3 ust. 1 pkt 9), co mogło negatywnie wpłynąć na jakość produktów trafiających do konsumentów oraz na zdrowie zwierząt. Równie ważnym obszarem jest zdrowie publiczne (art. 3 ust. 1 pkt 11). W tym obszarze sygnaliści przekazywali informacje dotyczące nieprawidłowości w gospodarowaniu finansami publicznymi, zaniedbań w funkcjonowaniu placówek czy korupcji.

Przedmiotem zgłoszeń sygnalistów były też naruszenia ochrony danych osobowych (art. 3 ust. 1 pkt 13) takie jak monitorowanie działań pracowników i nagrywaniu rozmów, brak klauzul informacyjnych, udostępnianie danych osobowych, przechowywaniu niezabezpieczonych dokumentów, a także porzucaniu dokumentacji zawierającej dane osobowe. Wreszcie, sygnaliści informowali także o nadużyciach w gospodarowaniu mieniem publicznym i środkami unijnymi (art. 3 ust. 1 pkt 15). Zgłoszenia dotyczyły m.in. przypadków wystawiania fikcyjnych faktur i umów, niewłaściwych rozliczeń podatkowych, nieprawidłowego wykorzystywanie dotacji, zawyżania czynszów w lokalach komunalnych, pozornych zatrudnień w jednostkach organizacyjnych samorządu terytorialnego oraz wykorzystywania służbowych samochodów do celów prywatnych.

Wyżej przywołane sprawy stanowią jedynie część zagadnień podniesionych w zgłoszeniach zewnętrznych skierowanych do RPO. Są one dobrym przykładem na potwierdzenie tego, że sygnaliści dokonują zgłoszeń, które odpowiadają założeniom dyrektywy unijnej i krajowej ustawy o ochronie sygnalistów.

Wnioski na przyszłość

Rok stosowania przepisów ustawy dotyczących zgłoszeń wewnętrznych pokazał, że mechanizm ochrony sygnalistów może stanowić realne wsparcie nie tylko jednostki, a przede wszystkim społeczeństwa. Każde zgłoszenie sygnalisty jest kolejnym krokiem w stronę zwiększenia odpowiedzialności społecznej oraz kształtowania kultury organizacyjnej opartej na rzetelności i uczciwości.

Celem na przyszłość jest, by system ochrony sygnalistów rozwijał się w taki sposób, aby każda osoba dokonująca zgłoszenia miała pewność, że zostanie ono zauważone, a wszelkie wątpliwości dotyczące kwestii, które mają wpływ na dobro ogółu, skutecznie rozpatrzone.