Biuletyn Informacji Publicznej RPO

We wrześniu 2024 r. Rzecznik Praw Obywatelskich zwrócił się z wystąpieniem na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o RPO do jednej z uczelni publicznych w sprawie procedury przyjmowania dokumentów od kandydatów zakwalifikowanych na studia. W procedurze przyjęto, że o dochowaniu terminu na złożenie dokumentów nie świadczy moment ich nadania (tzw. zasada stempla pocztowego), ale doręczenia do uczelni. 

RPO zwrócił uwagę, że przyjęci kandydaci, którzy zdecydowali się na wysyłkę dokumentacji, nie mogli mieć pewności, w jakim terminie przesyłka dotrze do uczelni. Wskazał, że nie wszystkie osoby mają możliwość złożenia dokumentacji w siedzibie uczelni. Ponadto zwrócił uwagę, że postępowanie rekrutacyjne kończy się wydaniem decyzji administracyjnej, a zasady doręczania pism w postępowaniach administracyjnych uwzględniają tzw. zasadę stempla pocztowego. 

We wrześniu 2024 r. uczelnia odpowiedziała, że zasada stempla pocztowego nie obowiązuje ze względu na konieczność dochowania terminów międzywydziałowej komisji rekrutacyjnej, której posiedzenia odbywają się w ustalonych terminach. Zasadą jest składanie przez kandydatów dokumentacji osobiście w wyznaczonych terminach, a umożliwienie przesyłki dokumentów jest tylko dodatkowym ułatwieniem. Ponadto zakwalifikowani kandydaci mogą składać dokumenty w siedzibie uczelni, upoważniając do tego inną osobę.

W związku z tym w marcu 2025 r. RPO zwrócił się o stanowisko w sprawie do Konferencji Rektorów Akademickich Szkół Polskich, podkreślając że nie ma ona incydentalnego charakteru, ponieważ zbliżone regulacje przyjmują także niektóre inne uczelnie. 

RPO otrzymał odpowiedź, że sprawa została omówiona podczas posiedzenia Prezydium KRASP w maju 2025 r. W kwietniu 2025 r. do rektorów uczelni członkowskich KRASP przesłano zarówno stanowisko RPO przekazane KRASP, jak i zaaprobowaną przez Prezydium KRASP opinię Komisji ds. Organizacyjnych i Legislacyjnych. W opinii tej zarekomendowano wprowadzenie jednolitych dla wszystkich uczelni przepisów określających liczbę dni (4-5) na dostarczenie kompletu wymaganych dokumentów przez kandydatów na studia oraz określenie czasu nadania dokumentów w przesyłce poleconej priorytetowej w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, np. na dwa pierwsze dni od ogłoszenia wyników postępowania w sprawie przyjęcia na studia.

Władze uczelni, do której w pierwszej kolejności zwracał się RPO, poinformowały, że z terminarza rekrutacji usunięto fragment, z którego wynikało, że przy wysyłaniu dokumentów pocztą wyłączona została tzw. zasada stempla pocztowego. Dokumenty kandydatów wysyłane pocztą są ewidencjonowane do dnia posiedzenia międzywydziałowej komisji rekrutacyjnej.

VII.7033.61.2024