Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Ludzie skarżą się, że listonosze nie robią stosownych adnotacji zwrotnych na przesyłce, którą sąd wysyła pod adres, gdzie dana osoba nie mieszka 
• W takich sytuacjach zostawiają tylko awizo. Powoduje to problemy dla sądów i adresatów, bo pismo sądowe podwójnie awizowane, a niepodjęte przez adresata, uznaje się za doręczone
• Po uzyskaniu wyjaśnień z resortu sprawiedliwości RPO ponownie interweniuje u prezesa Poczty Polskiej
• AKTUALIZACJA: Jeśli Poczta Polska S.A. miałaby formalnie stosować stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości, niezbędna jest zmiana przepisów – odpowiada wiceprezes PP S.A.
• AKTUALIZACJA2: Opisane przez wiceprezesa PP ryzyka związane z postulowaną korektą praktyki doręczeń nie są przekonujące. Wobec kolejnych skarg obywateli RPO po raz kolejny interweniuje ws. systemowego rozwiązania problemu
• AKTUALIZACJA3: Poczta Polska S.A. podjęła kroki dla wypracowania wspólnie z organem sądownictwa procedur zmierzających do usystematyzowania zagadnienia - głosi odpowiedź 

W związku z wyjaśnieniami Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczącymi doręczania przesyłek sądowych Rzecznik Praw Obywatelskich ponownie prosi prezesa poczty polskiej Tomasza Zdzikota, żeby rozważył wydanie komunikatu co do postępowania z takimi przesyłkami oraz uświadomienie doręczycieli w tej kwestii.

W wystąpieniu przypomina dotychczasową korespondencję w tej sprawie. Prezes Poczty poinformował, że Spółka realizuje usługi zgodnie przepisami prawa oraz z wolą kontrahentów, a pracownicy nie mają instrumentów umożliwiających im sprawdzenie, czy pod wskazanym adresem mieszka/przebywa adresat. Nie mają też możliwości zweryfikowania informacji podawanych przez osoby trzecie.

W związku z tą odpowiedzią RPO zwrócił się do Ministra Sprawiedliwości z prośbą o wyjaśnienie kwestii związanej z doręczaniem przesyłek sądowych w celu poszanowania praw obywateli.

W odpowiedzi Ministerstwo wyjaśniło, że przepisy rozporządzeń dotyczące zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym i postępowaniu karnym nie wymagają, by listonosz sprawdzał tożsamość osoby składającej takie oświadczenie ani nie określają formy oświadczenia. Nie ma wymogu, by doręczyciel odbierał takie oświadczenie w szczególnej formie, jak również, aby sprawdzał tożsamość osoby udzielającej informacji i odnotowywał dane tej osoby na potwierdzeniu odbioru. 
MS zwróciło uwagę, że każda uzyskana informacja dotycząca przyczyny, dla której nie doręczono korespondencji, niezależnie od sposobu jej pozyskania przez doręczyciela, powinna zostać wpisana w formularzu potwierdzenia/pokwitowania odbioru.

Z tych powodów Marcin Wiącek prosi prezesa Tomasza Zdzikota o poinformowanie podjętych w tej sprawie działaniach.

Odpowiedź wiceprezesa Poczty Polskiej Andrzeja Bodzionego

W odpowiedzi na pismo Rzecznika Wiceprezes Poczty Polskiej informuje, iż w związku z tym, że Poczta Polska S.A. doręcza przesyłki sądowe na podstawie umowy zawartej z Skarbem Państwa - Sądem Apelacyjnym w Krakowie reprezentowanym przez pełnomocnika - Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej w Krakowie, aktualnie prowadzona jest korespondencja w przedmiotowej sprawie z Centrum Zakupów dla Sądownictwa Instytucja Gospodarki Budżetowej, mająca na celu wypracowanie systemowych zasad postępowania.

Podkreślam, że przedmiotowe zagadnienie i sposób postępowania wskazany przez Ministerstwo Sprawiedliwości, w ocenie Poczty Polskiej S.A., niesie dużo ryzyk prawnych, które trzeba zminimalizować, aby można było go operacyjnie wdrożyć.

W pierwszej kolejności należy wskazać, iż zaproponowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości sposób postępowania stwarza istotne ryzyka związane z prawdziwością przekazywanych informacji (ich wiarygodnością), czy też brakiem prawnej możliwości identyfikacji osoby przekazującej informacje, które mogą mieć kluczowy wpływ na prowadzone postępowania sądowe.

Dodatkowo zwracam uwagę, że zaproponowane postępowanie, tj. dokonanie stosownych adnotacji na formularzu potwierdzenia odbioru oraz zwrotu korespondencji na podstawie niepotwierdzonych informacji, może być niezgodne z wolą adresata, który mimo nie zamieszkiwania pod wskazanym adresem wskazał go jako właściwy do doręczania korespondencji sądowej.

Należy także podkreślić, że w przypadku, gdy zachodzą przesłanki określone w § 11 ust. 2 rozporządzenia z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania, tj. gdy adresat wyprowadził się spod adresu wskazanego na przesyłce i jednocześnie uzgodnił z Pocztą Polską S.A. inne miejsce doręczania przesyłek, Poczta Polska S.A. umieszcza stosowną informację na formularzu potwierdzenia odbioru; w innych przypadkach nie ma do tego podstawy prawnej.

Dodatkowo wskazuję, że przedstawione przez Ministerstwo Sprawiedliwości stanowisko stwarza również ryzyka po stronie Poczty Polskiej S.A. będącej Wykonawcą usług na rzecz sądów powszechnych i prokuratur na podstawie zawartej umowy WZP-43-1/2022 z dnia 14.01.2022 r. Informuję, że zdarzały się sytuacje, w których umieszczone na formularzu potwierdzenia odbioru dane były kwestionowane nie tylko przez samych adresatów, ale i nadawców. Przedstawione ryzyko jest tym większe, że wspomniana umowa umożliwia naliczenia kar umownych przez poszczególne jednostki sądowe i prokuratury za nieprawidłowe uzupełnienie zwrotnych potwierdzeń odbioru/elektronicznych potwierdzeń odbioru, czy też za dokonanie nieuzasadnionych zwrotów. Biorąc pod uwagę, że zgodnie z przekazanym stanowiskiem pozyskiwane informacje mogą przybrać dowolną formę, takie podejście stwarza uzasadnione ryzyko wystąpienia na tym polu sporu między Wykonawcą a jednostkami sądowymi/prokuratur.

Podkreślam także, że Poczta Polska S.A. nie ma żadnych podstaw prawnych do pozyskiwania takich oświadczeń w formie pisemnej od osób postronnych i przetwarzania ich danych osobowych z tym związanych.

- Mając powyższe na uwadze, w ocenie Poczty Polskiej S.A., wydaje się, że jeśli Poczta Polska S.A. jako operator pocztowy miałaby formalnie stosować stanowisko wyrażone przez Ministerstwo Sprawiedliwości, niezbędna jest zmiana przepisów prawa - informuje wiceprezes Andrzej Bodziony.

Kolejna odpowiedź Andrzeja Bodzionego

W odpowiedzi na ponowną korespondencję w sprawie skargi obywateli na praktykę awizowania przesyłek pizez pracowników Poczty Polskiej S.A, mimo informacji o niezamieszkaniu adresata pod wskazanym adresem pragniemy wyjaśnić, że w przedmiotowej sprawie prowadzona jest nadal komunikacja z Centrum Zakupów dla Sądownictwa - Instytucja Gospodarki Budżetowej, mająca na celu wypracowanie systemowych zasad postępowania w rzeczonych przypadkach, zgodnych z oczekiwaniami Ministerstwa Sprawiedliwości, uwzględniających zapisy umowy nr WZP-43-1.2022 oraz w oparciu o przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

Uprzejmie informujemy, iż z uwagi na brak ostatecznego stanowiska ze strony Centrum Zakupów dla Sądownictwa, Poczta Polska S.A. podtrzymuje stanowisko w sprawie, przedstawione w korespondencji kierowanej do Pana Rzecznika (pismo z dnia 12 września 2022 roku, znak: WZP.92.BSL.DOS.0501.8.2022).

Jednocześnie wyjaśniamy, że po stronie Poczty Polskiej stosowane są praktyki zgodne z zapisami wynikającymi z § 11 ust 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym. Mianowicie w przypadku odmowy przyjęcia przesyłki przez adresata, doręczyciel dokonuje umieszczenia adnotacji o przyczynie niedoręczenia przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru wypełniając pkt 4 PO, oraz umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis. W przypadku, gdy adresat wyprowadził się spod adresu wskazanego na przesyłce i placówka pocztowa doręczająca przesyłkę jest w posiadaniu informacji o aktualnym adresie doręczenia (np. na podstawie złożonego w placówce pocztowej żądania dosyłania korespondencji pod inny adres) doręczający umieszcza informację o nowym adresie adresata oraz dokonuje umieszczenia adnotacji o przyczynie niedoręczenia przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru wypełniając pkt 4 PO. Ponadto doręczający umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis. Po umieszczeniu przez placówkę pocztową odcisku datownika, przesyłki niezwłocznie odsyłane są wraz z formularzem potwierdzenia odbioru nadawcy - sądowi wysyłającemu.

W przypadku przesyłek nadanych w postępowaniu karnym, zgodnie z § 9 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 10 stycznia 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism organów procesowych w postępowaniu karnym, w razie odmowy przyjęcia pisma lub odmowy albo niemożności pokwitowania odbioru przez adresata, doręczający sporządza na zwrotnym pokwitowaniu odbioru adnotację o przyczynie niedoręczenia przesyłki wypełniając pkt 4 PO, oraz umieszcza na tym formularzu datę i składa swój podpis. Przesyłki takie po umieszczeniu przez placówkę pocztową odcisku datownika, niezwłocznie odsyłane są wraz z formularzem pokwitowania odbioru nadawcy - sądowi wysyłającemu.

Jednocześnie informujemy, że pozostałe przypadki, które dają podstawę do dokonania zwrotu przesyłek ze wskazaniem przyczyny niedoręczenia, to: „adres nie istnieje lub jest niepełny”, „błędny adres”, „śmierć adresata”.
Zapisy kodeksu postępowania cywilnego jak i karnego stanowią, że to strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadamiać sąd o każdej zmianie adresu swego zamieszkania. Dotyczy to także strony, która zgłosiła wniosek o dokonywanie doręczeń na adres oznaczonej skrytki pocztowej i nie zawiadomiła organu o zmianie tego adresu lub zaprzestaniu korzystania z niego.

Wobec powyższego Poczta Polska S.A. podtrzymuje przekazane uprzednio stanowisko o braku podstaw prawnych do dokonywania każdorazowo zwrotów przesyłek po otrzymaniu pod adresem doręczenia informacji „adresat wyprowadził się”. Otrzymany komunikat może być niezgodny z prawdą a dokonanie zwrotu przesyłki wyłącznie na jego podstawie, może być sprzeczne z wolą adresata.

Wobec powagi sprawy Poczta Polska S.A. podjęła kroki, celem wypracowania wspólnie z organem sądownictwa procedur zmierzających do usystematyzowania omawianego zagadnienia.

VII.501.36.2022