Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich odnotowuje niewłaściwą praktykę zwracania przez jednostki penitencjarne korespondencji Rzecznika adresowanej do osób pozbawionych wolności
• Zastępca RPO Wojciech Brzozowski prosi o podjęcie skutecznych działań w sprawie zastępcę Dyrektora Generalnego Służby Więziennej płk Renatę Niziołek
• AKTUALIZACJA 16.01.2025: SW zwróci uwagę na sposób realizacji zadań w tym zakresie (a także ich dokumentowania), przede wszystkim przez niedoświadczoną kadrę Służby Więziennej, a także - w razie takiej potrzeby - obejmie ją odpowiednim szkoleniem

Przypadki te można podzielić na trzy zasadnicze grupy problemowe:

• Zwrot korespondencji – przesyłki zwykłej, z informacją, że adresat "ubył", "został przetransportowany” do innego aresztu śledczego/zakładu karnego, czasami ze wskazaniem tej jednostki penitencjarnej.
• Zwrot korespondencji z adnotacją na kopercie: "zwrot”, "nie przebywa”, co po wyjaśnieniach SW oznacza, że adresat został zwolniony lub przebywa w innej jednostce.
• Zwrot korespondencji z informacją "nie przebywa” – przyczyną odesłania przesyłki jest brak możliwości zidentyfikowania przez SW jej adresata wobec braku wystarczających danych adresowych na kopercie.

Co do pierwszej z tych grup, zasady postępowania z korespondencją osadzonych przetransportowanych do innych jednostek penitencjarnych są uregulowane w § 109 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 lipca 2023 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności. Przepis ten stanowi jednoznacznie, że przesyłkę z korespondencją urzędową do osadzonego przetransportowanego – do której nie dołączono potwierdzenia odbioru ani nie została przesłana jako przesyłka polecona bez potwierdzenia odbioru – przesyła się w ślad za przetransportowanym, z zawiadomieniem nadawcy pisma.

W tej sprawie zwrócono się już 7 czerwca 2023 r. do wszystkich dyrektorów okręgowych SW, przywołując obowiązujący wówczas § 116 ust. 1 rozporządzenia MS z 23 czerwca 2015 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności oraz dokumentowania tych czynności. Okazało się to bezowocne, ponieważ nadal zdarzają się nieprawidłowe zwroty do BRPO korespondencji kierowanej do osadzonych przetransportowanych do innych jednostek.

W drugiej grupie niejednoznaczne adnotacje występują po wytransportowaniu osadzonego bądź też jego zwolnieniu z jednostki penitencjarnej. Brak precyzyjnej informacji o powodach niedostarczenia korespondencji powoduje, że konieczne stają się dodatkowe czynności w celu jej skutecznego przesłania. Obciążają one zarówno pracowników Biura RPO, którzy zwracają się o podanie powodów niedoręczenia, jak i pracowników i funkcjonariuszy SW, którzy powiadamiają, do której jednostki osadzeni zostali przeniesieni (bądź informują, że zostali zwolnieni).

Są również sytuacje, gdy administracja nie może jednoznacznie zidentyfikować adresata, ponieważ na kopercie jest jedynie jego imię i nazwisko. Jest to efektem niepodania przez wnioskodawcę pełnych danych osobowych we wniosku do RPO, np. imienia ojca. W pełni zrozumiała jest – w razie występowania w danej jednostce osadzonych o tym samym imieniu i nazwisku – ostrożność służb, mająca na celu uniknięcie naruszenia ochrony danych osobowych. Rozwiązaniem byłoby jednak precyzyjne informowanie BRPO, że przyczyną niedoręczenia korespondencji był brak możliwości jednoznacznego zidentyfikowania adresata.

Wraz z informacją zwrotną o przyczynach niedoręczenia bądź podaniem miejsca pobytu adresatów pism, BRPO niejednokrotnie otrzymuje wyjaśnienia, że nieprawidłowości są skutkiem pomyłek nowo zatrudnionych, nie w pełni przeszkolonych funkcjonariuszy bądź pracowników.

ZRPO prosi o podjęcie skutecznych działań w sprawie i spowodowanie przesyłania korespondencji RPO w ślad za przetransportowanym osadzonym albo udzielania precyzyjnej informacji o przyczynach jej niedoręczenia. 

Odpowiedź płk Renaty Niziołek, zastępcy DG SW 

W odpowiedzi na pismo z dnia 20 listopada 2024 r., znak sprawy IX.517.1212.2024.PM, w sprawie dokonywania przez funkcjonariuszy lub pracowników Służby Więziennej nieprecyzyjnych lub niejednoznacznych adnotacji o przyczynach niedoręczenia korespondencji urzędowej, kierowanej przez pracowników biura Rzecznika Praw Obywatelskich do osób pozbawionych wolności osadzonych w jednostkach penitencjarnych, a także niewłaściwej praktyki zwracania nadawcy korespondencji, która zgodnie z obowiązującymi przepisami podlega przesłaniu w ślad za przetransportowanym do innej jednostki penitencjarnej, uprzejmie informuję o podjętych działaniach w tym obszarze, co następuje.

Powyższa problematyka przedstawiona przez Pana Rzecznika w przedmiotowym piśmie, a także zasady postępowania z korespondencją urzędową doręczaną przez funkcjonariuszy i pracowników Służby Więziennej uregulowane w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 lipca 2023 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem ty mczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności (Dz. U. poz. 1741) zostały szczegółowo omówione na naradzie instruktażowo-szkoleniowej z kierownikami działów ewidencji oraz specjalistami odpowiedzialnymi w okręgowych inspektoratach Służby Więziennej za zagadnienia ewidencyjne, która odbyła się w dniach od 27 do 29 listopada 2024 r. w Ośrodku Szkolenia Służby Więziennej w Popowie. 

Co więcej wskazano, że należy zwrócić uwagę na sposób realizacji zadań w powyższym zakresie (a także ich dokumentowanie) przede wszystkim przez niedoświadczoną kadrę Służby Więziennej, a także - w razie takiej potrzeby - objąć ją odpowiednim szkoleniem działowym organizowanym w ramach doskonalenia zawodowego. 

Ponadto uprzejmie informuję, że obiekt dotyczący postępowania z korespondencją urzędową osadzonych został uwzględniony w programie kontroli zaplanowanych do realizacji w 2025 r. przez funkcjonariuszy Biura Ewidencji Centralnego Zarządu Służby Więziennej oraz okręgowych inspektoratów Służby Więziennej - odpowiedzialnych za nadzór nad służbą ewidencyjną, realizującą w zakładach karnych i aresztach śledczych obowiązki w tym zakresie. 

IX.517.1212.2024