Biuletyn Informacji Publicznej RPO

Problemy dostępu do dokumentów zmarłych bliskich. Pismo RPO do MSWiA i odpowiedź

Data:
  • Przepisy nie przewidują jasnych i jednoznacznych zasad dostępu do dokumentów osobistych zmarłych przez ich bliskich
  • Powoduje to problemy osób, które chcą poznać przeszłość swoich najbliższych   
  • Rzecznik Praw Obywatelskich występuje do MSWiA o podjęcie prac legislacyjnych ws. jednoznacznych przesłanek takiego dostępu do historycznych dokumentów ewidencji ludności osób zmarłych
  • Resort odpisał, że przygotował zmianę przepisów przewidującą, iż członkowie najbliższej rodziny, bez konieczności wykazywania interesu prawnego, będą mogli zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w tzw. dokumentacji dowodowej, zgromadzonej w związku z postępowaniem o wydanie dowodu osobistego

Do RPO wpłynęły wnioski ws. ograniczonej możliwości dostępu do takich dokumentów. W jednej ze spraw wnioskodawczyni zwróciła się o pomoc w uzyskaniu dokumentów nt. jej rodziców w celach genealogicznych, zwłaszcza tzw. kopert dowodowych, które mogą zawierać m.in. istotne informacje o ich pobycie w obozie Auschwitz-Birkenau. Urząd miasta odmówił, wskazując, że musi wykazać interes prawny, choć podała podstawę prawną i uzasadnienie. Archiwa Państwowe udostępniły te materiały.

Z analizy innych wniosków - w świetle ustawy o dowodach osobistych oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym - wynika, że choć jest możliwość wnioskowania o dostęp ze względów genealogicznych do historycznych dokumentów ewidencji ludności zmarłych, to w praktyce skorzystanie z niej jest utrudnione.

Zgodnie z art. 75 ust. 2 ustawy o dowodach osobistych dokumentację związaną z dowodami osobistymi udostępnia się na uzasadniony wniosek. Według art. 75 ust. 3 pkt 3 do dostępu do niej są uprawnione inne podmioty, w tym bliscy, jeśli wykażą interes prawny. Problem polega na skutecznym wykazaniu interesu prawnego wnioskodawców - w wielu przypadkach może okazać się to niemożliwe. 

W orzecznictwie wskazuje się, że interes prawny powinien mieć oparcie w konkretnej normie prawa materialnego. Choć prawo do kultu pamięci po zmarłych jest uznawane za dobro osobiste, to jego zidentyfikowanie nie stanowi dostatecznej podstawy do wykazania interesu prawnego w tych postępowaniach. 

Wnioskodawcy muszą wywodzić, że np. bez dostępu do dokumentów nie mogą w pełni kultywować pamięci o zmarłych krewnych. W tym kontekście zidentyfikowane dobro osobiste może, ale nie musi, stać się podstawą zaistnienia interesu prawnego. Za niewystarczające należy uznać – choć najściślej związane z wolą wnioskodawców – dążenie do odtworzenia historii rodziny, gdyż jest to objęte interesem faktycznym.

Analiza wskazuje, że problemem jest nie tylko brak jednoznacznych zasad dostępu. ale i fakt, że organy interpretują je w sposób prowadzący do niejednolitych decyzji i zróżnicowania na ich tle orzecznictwa sądów administracyjnych.

Negatywnie kształtuje to sytuację prawną jednostek, ujemnie wpływając na stopień zaufania do państwa i stanowionego przez nie prawa. Obywatele szukający swej tożsamości historycznej są zmuszeni wdawać się w postępowania kasacyjne z organami władzy publicznej w sprawach np. o wydanie dokumentów nt. swoich rodziców.

W ocenie RPO należy rozważyć wprowadzenie regulacji różnicującej przesłanki dostępu do dokumentów z mocy prawa dla bliskich krewnych (np. małżonków, wstępnych, zstępnych, rodzeństwa) od przesłanek dostępu dla dalszych krewnych, dla których konieczne byłoby uzależnienie dostępu od wykazania np. interesu prawnego.

Ponadto dostęp do archiwów jest ograniczony ze względu na ochronę dóbr osobistych i danych osobowych. W tzw. kopertach dowodowych mogą znajdować się dokumenty z danymi innych osób, co wymaga odrębnej regulacji ograniczającej dostęp, aby nie naruszać dóbr osobistych oraz prawa do prywatności tych osób. 

Zasadne jest zatem wprowadzenie procedur i kryteriów dostępu, które będą chroniły wskazane dobra, m.in. uwzględniając ryzyko konfliktu interesów między różnymi grupami uprawnionych i umożliwiając wyważenie ich praw w odpowiedniej procedurze i z zachowaniem ochrony danych osobowych.

Usunięcie problemów nie jest możliwe w ramach orzecznictwa sądów administracyjnych, co zresztą podnoszą same składy orzekające. Marcin Wiącek prosi min. Marcina Kierwińskiego o stanowisko.

Odpowiedź Tomasza Szymańskiego, sekretarza stanu w MSWiA

(...) Zagadnienie dotyczące praktycznego stosowania art. 75 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych , podniesione w wystąpieniu Pana Rzecznika, jest znane Ministerstwu Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) było przedmiotem analizy w związku z czterema wyrokami Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 grudnia 2023 r.

Mając na uwadze, że jedynym sposobem usunięcia wątpliwości dotyczących udostępniania dokumentacji związanej z dowodami osobistymi jest nowelizacja przepisów prawa, MSWiA przewidziało zmianę art. 75 ustawy o dowodach osobistych w ramach trwających prac legislacyjnych nad projektem ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich. W dniu 26 marca 2025 r. wyraziłem zgodę na prowadzenie prac legislacyjnych nad powyższym projektem.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom obywateli odnośnie do respektowania ich prawa do kultu pamięci o osobach zmarłych w zakresie dostępu do dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, MSWiA przygotowało zmianę art. 75 ustawy o dowodach osobistych, przewidując, że członkowie najbliższej rodziny, bez konieczności wykazywania przez nich interesu prawnego, będą mogli zapoznać się z dokumentami znajdującymi się w tzw. dokumentacji dowodowej, zgromadzonej w związku z prowadzonym postępowaniem o wydanie dowodu osobistego.

Pragnę przy tym wskazać, że zmiana art. 75 ustawy o dowodach osobistych jest jedną z wielu propozycji zmian, ujętych w procedowanym projekcie ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich. Swoim zakresem projekt ten obejmuje kwestie pozostające w obszarze spraw obywatelskich: dowodów osobistych, rejestracji stanu cywilnego oraz dokumentów paszportowych. Aktualnie ww. projekt ustawy znajduje się na końcowym etapie uzgodnień wewnątrzresortowych.

VII.520.9.2025

Załączniki:

Autor informacji: Łukasz Starzewski
Data publikacji:
Osoba udostępniająca: Łukasz Starzewski
Data:
Operator: Łukasz Starzewski