Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Była policjantka wystąpiła o usunięcie z jej akt osobowych dotyczącego jej dokumentu z 1992 r., który ma dla niej znaczenie 
• Komenda Główna Policji uznała, że nie ma do tego podstaw prawnych
• W ocenie RPO skarżącej uniemożliwiono skorzystanie z prawa do usunięcia dotyczących jej danych 
• Prawo do takiego "bycia zapomnianym" w zbiorach danych przewiduje RODO

O pomoc Rzecznika Praw Obywatelskich zwróciła się była funkcjonariuszka policji, która stara się o usunięcie dokumentów znajdujących się w jej aktach osobowych. Chodzi o notatkę służbową z 1992 r., która była podstawą przeniesienia jej do innej jednostki policji.

Komenda Główna Policji odpowiedziała jej, że ustawa o Policji nie daje podstaw do orzekania w formie decyzji administracyjnej w sprawie odmowy usunięcia notatki służbowej z akt osobowych. Prowadzenie akt osobowych funkcjonariuszy reguluje zarządzenie nr 678 Komendanta Głównego Policji z 17 czerwca 2005 r. Dotyczy ono gromadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem służbowym. Na tej podstawie z akt osobowych wyłącza się: prawomocne orzeczenia o odstąpieniu od ukarania albo ukaraniu karą dyscyplinarną, prawomocne postanowienia o odstąpieniu od wszczęcia postępowania dyscyplinarnego oraz skazujące wyroki sądowe i orzeczenia o warunkowym umorzeniu postępowania karnego.

W ocenie Biura Kontroli KGP notatka dotycząca skarżącej ma charakter służbowy, bo dotyczy wniosku o przeniesienie do innej jednostki. Według ustawy o Policji:

• z akt osobowych wyłącza się notatkę z rozmowy dyscyplinującej ze sprawcą przewinienia mniejszej wagi (włącza się ją na roku, po czym wyłącza się ją z akt);
• zatarcie kary dyscyplinarnej powoduje usunięcie z akt osobowych orzeczenia o ukaraniu. Orzeczenie o odstąpieniu od ukarania usuwa się z akt osobowych po 6 miesiącach od jego uprawomocnienia się.

Notatka służbowa nt. skarżącej nie jest tego typu dokumentem. Dlatego policja uznała brak podstaw do jej usunięcia z akt osobowych.

Wątpliwości Rzecznika budzi uniemożliwienie skarżącej skorzystania z prawa do usunięcia danych (tzw. prawo do bycia zapomnianym). Prawo to wynika z art. 17 ust. 1 lit. a RODO - rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Zgodnie z art. 17 osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego usunięcia dotyczących jej danych osobowych. Administrator ma zaś obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć dane osobowe, jeżeli m.in. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane.

W ocenie RPO notatka ta nie jest już niezbędna do celów, do których ją zebrano, bo przeniesienie zostało już dawno zrealizowane. A skarżąca od wielu lat pozostaje poza służbą. Zarządzenie KGP nr 678 - jako akt prawa wewnętrznego – nie może zaś mieć tu zastosowania.  

Rzecznik wystąpił do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o zbadanie problemu.

WZF.7060.214.2018