Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• 25 grudnia 2025 r. minął rok od wejścia w życie ustawy o ochronie sygnalistów w części dotyczącej zgłoszeń zewnętrznych
• Zimą ubiegłego roku organy publiczne stanęły przed wyzwaniem wdrożenia procedur przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach prawa od sygnalistów 

Ustawa wprowadziła jednolite zasady zgłaszania naruszeń prawa oraz ochrony osób, które w dobrej wierze decydują się takie naruszenia ujawnić. Jej celem jest ochrona interesu publicznego oraz wzmocnienie zaufania do instytucji państwa. 

Rola zgłoszeń zewnętrznych 

Szczególne znaczenie w systemie ochrony sygnalistów mają zgłoszenia zewnętrzne. Zgodnie z założeniami ustawy są rozwiązaniem dla osób, które nie mogą lub nie chcą skorzystać ze ścieżki do dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których sygnalista nie ma zaufania do mechanizmów obowiązujących u pracodawcy lub obawia się działań odwetowych. 

Zgłoszenie o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą sygnalista może skierować bezpośrednio do organu publicznego, który oceni je zgodnie z przepisami i podejmie działania następcze. Jeśli sygnalista nie ma pewności, do którego organu publicznego powinien skierować swoje zgłoszenie, może złożyć je do Rzecznika Praw Obywatelskich, który po wstępnej weryfikacji przekaże zgłoszenie właściwym organom. 

Nowe obowiązki organów publicznych

Ustawa w części dotyczącej zgłoszeń zewnętrznych weszła w życie trzy miesiące później niż w zakresie zgłoszeń wewnętrznych. Dla wielu instytucji był to proces wymagający czasu i zaangażowania. Organy publiczne musiały odpowiednio przygotować się do stosowania nowych przepisów, co w praktyce oznaczało konieczność:

• wprowadzenia procedur zgłoszeń zewnętrznych,
• wyznaczenia osób lub komórek do przyjmowania zgłoszeń,
• zapewnienia poufności danych sygnalistów,
• realizacji obowiązku informacyjnego dotyczącego praw i obowiązków związanych z dokonywaniem zgłoszeń. 

Wdrożenie tych procedur było nie tylko formalnym obowiązkiem, ale przede wszystkim krokiem w budowaniu bardziej uczciwego państwa. Dla organów publicznych zgłoszenia zewnętrzne są ważnym źródłem informacji, ponieważ pozwalają sprawniej wykrywać naruszenia i podejmować odpowiednie działania naprawcze czy prewencyjne. Istotnym elementem systemu jest również obowiązek sprawozdawczy, który ma sprzyjać rozwojowy systemu ochrony sygnalistów w przyszłości. 

Organy publiczne są zobowiązane do wskazywania w sprawozdaniu m.in. liczby przyjętych zgłoszeń zewnętrznych spełniających ustawowe przesłanki. 

Organ, który otrzyma zgłoszenie zewnętrzne, powinien każdorazowo sprawdzać swoją właściwość, kierując się przepisami dotyczącymi zakresu jego działania. 

Rola RPO w systemie obsługi zgłoszeń zewnętrznych 

Ustawa stworzyła rozproszony system obsługi zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów. Zgłoszenia o naruszeniach prawa mogą być kierowane bezpośrednio do RPO albo do instytucji, które odpowiadają definicji organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. Ustawowa rola RPO w systemie ochrony sygnalistów wymaga dobrej współpracy i porozumienia z organami publicznymi, zaś od jakości tej współpracy zależy skuteczność funkcjonowania systemu. Ustawa nie powierza jednak Rzecznikowi funkcji organu koordynującego działania innych organów w zakresie obsługi zgłoszeń zewnętrznych sygnalistów. 

Rzecznik może wspierać działania organów publicznych poprzez monitorowanie przestrzegania przepisów, promowanie standardów ochrony oraz zapewnienie bezstronnego i rzetelnego rozpatrywania zgłoszeń. 

Wnioski na przyszłość

Pierwszy rok obowiązywania ustawy potwierdza, że mechanizmy ochrony sygnalistów mogą stanowić realne narzędzie wzmacniania praworządności. Jednocześnie dotychczasowa praktyka stosowania przepisów pokazuje, że konieczne jest zarówno zwiększenie zaufania obywateli do nowego systemu, jak i większe zaangażowanie organów publicznych w jego rozwój. Sygnaliści będą dokonywać zgłoszeń tylko wtedy, gdy będą mieli przekonanie, że przyniesie to realne skutki.

Kluczowym celem na przyszłość pozostaje dalszy rozwój systemu ochrony sygnalistów w taki sposób, aby każda osoba dokonująca zgłoszenia miała uzasadnione przekonanie, że jej sygnał zostanie rzetelnie rozpatrzony. 

Niezbędne jest również kontynuowanie działań na rzecz budowania kultury zgłaszania nieprawidłowości, wzmacniania zaufania do organów publicznych oraz prowadzenia szeroko zakrojonych działań edukacyjnych, upowszechniających wiedzę na temat praw przysługujących sygnalistom.