Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Osoba upoważniona pełnomocnictwem w formie aktu notarialnego nie może odebrać awizowanego pisma sądowego w postępowaniu cywilnym
• Tymczasem wiele osób, zwłaszcza starsze czy z niepełnosprawnościami, przekonane, że pozycja ustrojowa notariusza gwarantuje honorowanie ich oświadczeń woli, ustanawia właśnie takie pełnomocnictwa
• Aby inna osoba niż adresat mogła odebrać awizowaną przesyłkę, musi mieć tzw. pełnomocnictwo pocztowe, które m.in. trzeba złożyć w odpowiedniej placówce, opłacić i podpisać wobec pracownika poczty  
• Rzecznik Praw Obywatelskich prosi prezesa Krajowej Rady Notarialnej Aleksandra Szymańskiego o rozważenie udzielania przez notariuszy odpowiednich wyjaśnień obywatelom podczas prowadzonych czynności

Tematem licznych skargi do RPO jest problem pełnomocnictw sporządzanych w formie aktu notarialnego. Wynika z nich, że Poczta Polska S.A. nie respektuje pełnomocnictw do odbioru przesyłek sądowych przez osobę, której adresat udzielił pełnomocnictwa notarialnego do odbioru korespondencji, i wymaga specjalnego pełnomocnictwa pocztowego.

Zgodnie z art. 37 ust. 2 pkt 2 Prawa pocztowego jest możliwość wydania przesyłki awizowanej pełnomocnikowi adresata upoważnionemu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego na zasadach ogólnych lub pełnomocnictwa pocztowego. W przypadku zwykłych przesyłek pełnomocnictwo na zasadach ogólnych, w tym w formie aktu notarialnego, będzie wystarczające do odbioru. Natomiast w postępowaniu cywilnym awizowaną przesyłkę może odebrać adresat lub osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa pocztowego (art. 38 Prawa pocztowego).

Według rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 6 maja 2020 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym, osobą uprawnioną do odbioru przesyłki złożonej w placówce pocztowej operatora jest osoba upoważniona na podstawie pełnomocnictwa pocztowego. Aby zatem osoba inna niż adresat mogła odebrać awizowaną przesyłkę, musi mieć pełnomocnictwo pocztowe, które wymaga dochowania określonych czynności. Musi być ono m.in. złożone w odpowiedniej placówce operatora, opłacone, a podpis na pełnomocnictwie należy złożyć wobec pracownika je przyjmującego. 

Tym samym nie ma możliwości, aby osoba upoważniona pełnomocnictwem w formie aktu notarialnego mogła odebrać awizowane pismo sądowe w postępowaniu cywilnym. Tymczasem skarżący - zwłaszcza osoby starsze czy z niepełnosprawnościami - przekonani, że pozycja ustrojowa notariusza gwarantuje honorowania ich oświadczeń woli - ustanawiają pełnomocnictwa do odbioru korespondencji sądowej w placówce pocztowej w formie aktu notarialnego. 

Wywołuje to wątpliwości i problemy. Udzielenie pełnomocnictwa pocztowego jest niemożliwe, jeżeli osoba nie przebywa w danej miejscowości lub w kraju - wtedy nie ma ona żadnej możliwości zapoznania się z kierowaną do niej korespondencją sądową. Jest to szczególnie problematyczne, gdy dopiero po wyjeździe z kraju okazuje się, że zachodzi potrzeba obierania korespondencji w związku z wszczęciem postepowania, a strona nie ustanowiła pełnomocnika do doręczeń. Jakkolwiek RPO sygnalizował resortowi sprawiedliwości problemy z odbiorem przesyłek złożonych w placówce operatora publicznego, pozostają one nierozwiązane.

RPO Marcin Wiącek pyta prezesa KRN, czy wpływają skargi w tym zakresie. Poddaje pod rozważenie podjęcia przez Radę zwrócenia uwagę izb notarialnych na potrzebę udzielania przez notariuszy podczas ich czynności wyjaśnień dotyczących możliwości odbioru pism sądowych w placówce pocztowej na podstawie pełnomocnictwa o charakterze materialnoprawnym mającego formę aktu notarialnego albo poświadczonego notarialnie.

V.7108.122.2025