Biuletyn Informacji Publicznej RPO

• Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich odnotowuje niewłaściwą praktykę zwracania przez jednostki penitencjarne korespondencji Rzecznika adresowanej do osób pozbawionych wolności
• Zastępca RPO Wojciech Brzozowski prosi o podjęcie skutecznych działań w sprawie zastępcę Dyrektora Generalnego Służby Więziennej płk Renatę Niziołek 

Przypadki te można podzielić na trzy zasadnicze grupy problemowe:

• Zwrot korespondencji – przesyłki zwykłej, z informacją, że adresat "ubył", "został przetransportowany” do innego aresztu śledczego/zakładu karnego, czasami ze wskazaniem tej jednostki penitencjarnej.
• Zwrot korespondencji z adnotacją na kopercie: "zwrot”, "nie przebywa”, co po wyjaśnieniach SW oznacza, że adresat został zwolniony lub przebywa w innej jednostce.
• Zwrot korespondencji z informacją "nie przebywa” – przyczyną odesłania przesyłki jest brak możliwości zidentyfikowania przez SW jej adresata wobec braku wystarczających danych adresowych na kopercie.

Co do pierwszej z tych grup, zasady postępowania z korespondencją osadzonych przetransportowanych do innych jednostek penitencjarnych są uregulowane w § 109 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 lipca 2023 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności. Przepis ten stanowi jednoznacznie, że przesyłkę z korespondencją urzędową do osadzonego przetransportowanego – do której nie dołączono potwierdzenia odbioru ani nie została przesłana jako przesyłka polecona bez potwierdzenia odbioru – przesyła się w ślad za przetransportowanym, z zawiadomieniem nadawcy pisma.

W tej sprawie zwrócono się już 7 czerwca 2023 r. do wszystkich dyrektorów okręgowych SW, przywołując obowiązujący wówczas § 116 ust. 1 rozporządzenia MS z 23 czerwca 2015 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawieniem wolności oraz dokumentowania tych czynności. Okazało się to bezowocne, ponieważ nadal zdarzają się nieprawidłowe zwroty do BRPO korespondencji kierowanej do osadzonych przetransportowanych do innych jednostek.

W drugiej grupie niejednoznaczne adnotacje występują po wytransportowaniu osadzonego bądź też jego zwolnieniu z jednostki penitencjarnej. Brak precyzyjnej informacji o powodach niedostarczenia korespondencji powoduje, że konieczne stają się dodatkowe czynności w celu jej skutecznego przesłania. Obciążają one zarówno pracowników Biura RPO, którzy zwracają się o podanie powodów niedoręczenia, jak i pracowników i funkcjonariuszy SW, którzy powiadamiają, do której jednostki osadzeni zostali przeniesieni (bądź informują, że zostali zwolnieni).

Są również sytuacje, gdy administracja nie może jednoznacznie zidentyfikować adresata, ponieważ na kopercie jest jedynie jego imię i nazwisko. Jest to efektem niepodania przez wnioskodawcę pełnych danych osobowych we wniosku do RPO, np. imienia ojca. W pełni zrozumiała jest – w razie występowania w danej jednostce osadzonych o tym samym imieniu i nazwisku – ostrożność służb, mająca na celu uniknięcie naruszenia ochrony danych osobowych. Rozwiązaniem byłoby jednak precyzyjne informowanie BRPO, że przyczyną niedoręczenia korespondencji był brak możliwości jednoznacznego zidentyfikowania adresata.

Wraz z informacją zwrotną o przyczynach niedoręczenia bądź podaniem miejsca pobytu adresatów pism, BRPO niejednokrotnie otrzymuje wyjaśnienia, że nieprawidłowości są skutkiem pomyłek nowo zatrudnionych, nie w pełni przeszkolonych funkcjonariuszy bądź pracowników.

ZRPO prosi o podjęcie skutecznych działań w sprawie i spowodowanie przesyłania korespondencji RPO w ślad za przetransportowanym osadzonym albo udzielania precyzyjnej informacji o przyczynach jej niedoręczenia. 

IX.517.1212.2024