Biuletyn Informacji Publicznej RPO

IX.517.1212.2024

Wystąpienie do Zastępczyni Dyrektora Generalnego Służby Więziennej w sprawie niewłaściwej praktyki zwracania przez jednostki penitencjarne korespondencji RPO adresowanej do osób pozbawionych wolności.

Zaobserwowane przez pracowników Biura Rzecznika Praw Obywatelskich przypadki można podzielić na trzy zasadnicze grupy problemowe: zwrot korespondencji – przesyłki zwykłej, z informacją, że adresat „ubył”, „został przetransportowany” do innego aresztu śledczego/zakładu karnego, czasami ze wskazaniem tej jednostki penitencjarnej; zwrot korespondencji z adnotacją na kopercie: „zwrot”, „nie przebywa”, co po wyjaśnieniach Służby Więziennej oznacza, że adresat został zwolniony lub przebywa w innej jednostce; zwrot korespondencji z informacją „nie przebywa”, a przyczyną odesłania przesyłki jest brak możliwości zidentyfikowania przez Służbę Więzienną jej adresata na skutek braku wystarczających danych adresowych zamieszczonych na kopercie.

Odnosząc się do pierwszej z tych grup, należy wskazać, że zasady postępowania z korespondencją osadzonych przetransportowanych do innych jednostek penitencjarnych są uregulowane w § 109 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 lipca 2023 r. w sprawie czynności administracyjnych związanych z wykonywaniem tymczasowego aresztowania oraz kar i środków przymusu skutkujących pozbawienie wolności oraz dokumentowania tych czynności. Przepis ten stanowi jednoznacznie, że przesyłkę z korespondencją urzędową adresowaną do osadzonego przetransportowanego, do której nie dołączono potwierdzenia odbioru ani nie została przesłana jako przesyłka polecona bez potwierdzenia odbioru, przesyła się w ślad za przetransportowanym, z zawiadomieniem nadawcy pisma.

W drugiej grupie zwrotów korespondencji niejednoznaczne adnotacje występują po wytransportowaniu osadzonego bądź też jego zwolnieniu z jednostki penitencjarnej. Brak precyzyjnej informacji o powodach niedostarczenia korespondencji osadzonym powoduje, że konieczne stają się dodatkowe czynności umożliwiające skuteczne przesłanie korespondencji kierowanej do osadzonych. Obciążają one zarówno pracowników Biura RPO, którzy zwracają się wówczas z prośbą o wskazanie powodów niedoręczenia korespondencji, jak i podległych Dyrekcji Generalnej SW pracowników i funkcjonariuszy, którzy powiadamiają nas, do której jednostki penitencjarnej osadzeni zostali przeniesieni (bądź informują, że zostali oni zwolnieni).

Występują również sytuacje, gdy administracja nie może jednoznacznie zidentyfikować adresata, ponieważ na kopercie widnieje jedynie jego imię i nazwisko. Stanowi to następstwo niepodania przez wnioskodawcę pełnych danych osobowych w kierowanym do Rzecznika wniosku, np. imienia ojca. W pełni zrozumiała jest – w razie występowania w danej jednostce penitencjarnej osadzonych o tym samym imieniu i nazwisku – ostrożność właściwych służb mająca na celu uniknięcie naruszenia ochrony danych osobowych. Rozwiązaniem zaistniałego w związku z tym problemu byłoby precyzyjne informowanie Biura Rzecznika, że przyczyną niedoręczenia korespondencji urzędowej był brak możliwości jednoznacznego zidentyfikowania adresata.

Mając powyższe na uwadze, Rzecznik zwrócił się do Dyrektor z prośbą o podjęcie skutecznych działań mających na celu zapobieżenie wskazanym wyżej nieprawidłowościom.