Sprawy generalne Rzecznika Praw Obywatelskich

Wystąpienie do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie opłat za usługi archiwalne.

Do Rzecznika Praw Obywatelskich wpływają skargi dotyczące opłat za udostępnienie materiałów archiwalnych w ramach świadczonych usług reprograficznych. Skarżący wskazują, że naliczane opłaty, w szczególności za sporządzenie skanów dokumentów (kopii cyfrowej), są nadmierne. Dla porównania wskazują znacznie niższe ceny naliczane przez inne podmioty prowadzące działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług reprograficznych. Ponadto, w ocenie Skarżących, niezrozumiała jest opłata za sporządzenie skanów dokumentów w cenie wyższej niż cena wydruku czy kopii dokumentów. Dodatkowo, zwraca się uwagę na niejednolitość opłat stosowanych przez archiwa państwowe.

Powyższe sygnały budzą zaniepokojenie Rzecznika z punktu widzenia zapewnienia konstytucyjnego prawa dostępu do informacji publicznej (art. 61 Konstytucji), a także prawa do powszechnego dostępu do materiałów archiwalnych wynikającego z art. 16a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Należy przy tym podkreślić zasadę bezpłatnego dostępu do informacji publicznej (art. 7 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej), a także bezpłatnego dostępu do materiałów archiwalnych (art. 16c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach). Oznacza to, że podmioty zobowiązane nie mogą zasadniczo pobierać jakichkolwiek opłat za dostęp do tych dokumentów.

Mając na uwadze gwarancje bezpłatnego dostępu do informacji publicznych i informacji do ponownego wykorzystania, w tym materiałów archiwalnych, RPO wskazał, że nadmierna wysokość opłat za udostępnienie materiałów archiwalnych, może prowadzić do ograniczenia dostępu do tych materiałów. Ponadto brak jakichkolwiek kryteriów wyznaczenia cen za usługi reprograficzne, w ocenie Rzecznika, prowadzi do uzasadnionych roszczeń o obniżenie opłat czy ich nienaliczanie lub też skarg na niewłaściwe i niezasadne ich naliczenie. Polityka otwartych danych propaguje bowiem szeroką dostępność i ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego do celów prywatnych lub komercyjnych, przy minimalnych ograniczeniach prawnych, technicznych lub finansowych bądź bez takich ograniczeń, i wspiera obieg informacji przeznaczonych nie tylko dla podmiotów gospodarczych, lecz przede wszystkim dla opinii publicznej. Rzecznik zwrócił więc przy tym uwagę na konieczność rozróżnienia udostępnienia kopii cyfrowej i analogowej dokumentów i naliczaniu adekwatnych opłat w tym obszarze.

Wobec powyższego, Rzecznik zwrócił się do Dyrektora z prośbą o odniesienie się do powyżej wskazanych kwestii dotyczących naliczenia opłat za udostępnianie materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej (kopii cyfrowej), w szczególności kwestii nadmiernych opłat za udostępnianie kopii cyfrowej, a także wskazanie zasad i kryteriów naliczania tych opłat.

 

Wystąpienie dołączone do tego dokumentu:

Data odpowiedzi:

Opis odpowiedzi:

Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych w piśmie z 25 października 2022 r., odnosząc się do kwestii kalkulacji należności za usługi archiwalne świadczone przez podległe mu jednostki organizacyjne, wyjaśnił iż nie jest upoważniony do sprawowania szczegółowego nadzoru nad świadczeniem tego rodzaju działań podejmowanych w sieci archiwalnej. W ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej jako „unza”) jako usługodawcy wskazane zostały Archiwa Państwowe, natomiast przepisy kompetencyjne, które dotyczą ich zwierzchnika, działalność tę pomijają. Podlega ona zresztą unormowaniom prawa cywilnego, więc jest zasadne, że organ administracyjny nie ingeruje w zawieranie umów ani w ich realizację. W zakresie nadzoru nad wykonywaniem zobowiązań wobec zamawiających usługi archiwalne, jakości świadczeń oraz rzetelności kalkulacji Naczelny Dyrektor zdaje się na niezależnie funkcjonujące prawne mechanizmy ochrony rynku. Skarżących, którzy w takich sprawach zwracają się do naczelnej dyrekcji, przekierowuje się z reguły do miejscowo właściwych rzeczników praw konsumentów. Naczelny Dyrektor zaznaczył także, iż nakłady ponoszone przez archiwa oraz przez innych usługodawców w dziedzinie reprografii dokumentów nie mogą być uważane za porównywalne. Archiwa Państwowe wykonują znacznie więcej operacji niż ma to miejsce w typowym punkcie reprograficznym. Proces jednostkowego skanowania jest stosunkowo powolny, wymaga od operatora znacznej staranności, a nakłady inwestycyjne są wysokie. Ze względu na standardy ochrony zasobu oraz standardy produkcyjne Archiwa Państwowe używają specjalistycznych, drogich urządzeń. Korzyść wyraża się natomiast w uzyskiwanej jakości.