Wniosek do Naczelnego Sądu Administracyjnego o rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego w sprawie rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych dotyczącej sporządzenia przez organ, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy z dnia 2018-03-14.
Wniosek do Naczelnego Sądu Administracyjnego o rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego w sprawie rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych dotyczącej sporządzenia przez organ, na wniosek strony, kopii dokumentacji zgromadzonej w aktach sprawy.
Przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego nie odnoszą się do takiej sytuacji procesowej, w której strona postępowania wnosi o sporządzenie przez organ odpisu lub odpisów z akt postępowania bez ich uwierzytelnienia. Orzecznictwo sądów administracyjnych na tle tego zagadnienia jest niejednolite, lecz można wyróżnić w nim dwie odmienne linie orzecznicze co do możności realizacji przez stronę takiego uprawnienia. Według pierwszej linii art. 73 § 1 k.p.a. nie nakłada na organ prowadzący postępowanie obowiązku sporządzania kopii dokumentacji sprawy. Natomiast druga linia orzecznicza akcentuje przewidziany przez ustawodawcę obowiązek współdziałania organu przy wykonywaniu przez stronę uprawnień przewidzianych w art. 73 § 1 k.p.a., co może w realiach konkretnej sprawy oznaczać nie tylko powinność wykonania kserokopii żądanych przez stronę dokumentów, za zwrotem związanych z tym kosztów, ale również ich doręczenie.
W ocenie Rzecznika Praw Obywatelskich istniejące wątpliwości w orzecznictwie wynikające z istnienia dwóch wyżej opisanych linii orzeczniczych należałoby rozstrzygnąć opowiadając się za słusznością drugiej linii orzeczniczej. Prawo dostępu strony do akt sprawy ma swoje podstawy nie tylko w przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego, ale jest również zakotwiczone w przysługującym każdemu konstytucyjnym prawie dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów. Zdaniem Rzecznika strona musi mieć możliwość utrwalenia na własne potrzeby materiałów postępowania, które toczy się z jej udziałem. Jeżeli nie jest ona jednak w stanie dokonać takiego utrwalenia za pomocą własnych urządzeń, gdyż ich nie posiada albo nie potrafi się nimi posługiwać, to organ administracji, posiadający możliwość, powinien sporządzić dla strony takie kserokopie.
Naczelny Sąd Administracyjny w pełni aprobuje argumentację, że dostęp do akt bez możliwości utrwalenia ich treści nie tworzy gwarancji obrony zgodnej z art. 51 ust. 3 Konstytucji ani uszczegóławiającymi ją elementami, wynikającymi z zasad prawa administracyjnego. Zdaniem NSA odmowa wykonania kopii za pomocą dostępnych w biurze organu urządzeń prowadziłaby w istocie do nierówności pomiędzy stronami ze względu na dostępność nowych technologii, co nie może znaleźć akceptacji w demokratycznym państwie prawym.
Powszechna dostępność np. kserokopiarek w urzędach i łatwość z jaką można w ten sposób uzyskać choćby kserokopię żądanego materiału z akt, powinna pozwolić rozwiązać tę sytuację w zgodzie z konstytucyjnymi gwarancjami. Oznaczać to może jedynie odczytanie przepisu art. 73 § 1 k.p.a. jako dopuszczającego sporządzenie na wniosek strony kopii z akt, przy użyciu dostępnych w organie urządzeń, tak aby w dobie postępu technicznego możliwość utrwalenia treści akt przez stronę nie ograniczała się do notatek odręcznych, z istoty swej niegwarantujących w stosunkowo krótkim czasie takiego odwzorowania treści, jak np. kserokopia, czy fotokopia. Dokonując interpretacji przepisu art. 73 § 1 k.p.a. należy mieć również na względzie, że odmowa udostępnienia stronom urządzeń pozostających na wyposażeniu organu stawia w gorszym położeniu osoby o niższym statusie materialnym, których na takie urządzenia nie stać bądź też osoby, które z racji wieku lub ułomności np. fizycznych, nie mogą samodzielnie z nich skorzystać.
Wobec powyższego, rekonstruując wzór zachowania organu administracji w przedmiocie udostępniania akt na podstawie art. 73 § 1 i § 2 k.p.a. należało wyjść poza jego literalne brzmienie i zgodnie z systemowymi regułami wykładni rozszerzyć zakres uprawnień strony, tak aby w razie uzasadnionej potrzeby mogła żądać od organu sporządzenia kopii dokumentów z akt sprawy. Natomiast odmowa uwzględnienia wniosku strony o sporządzenie kserokopii z akt mogłaby nastąpić jedynie, gdyby organ wykazał konkretne utrudnienia wynikające z braku potrzebnego sprzętu lub dużej liczby dokumentów przewidzianych do kopiowania.